DX推進が業務効率化に繋がるのはなぜ？重要性や成功事例をご紹介

近年、人々の働き方に対する価値観も変わりつつあり、ライフワークバランスを保ちながら働きたいと考える方も増えています。一方で、少子高齢化などによる働き手の不足が原因となり、多くの企業において人手不足が深刻な問題となっています。こうした状況の中で、注目されているのがDXの推進です。本記事では、企業にDX推進が求められる理由やDX推進における注意点などを確認した上で、業務効率化を実現するためのデジタル技術やDX推進の手順などについて紹介します。

なぜ企業にDX推進が求められるのか

2025年の崖対策

経済産業省が発表した「DXレポート」では2025年の崖について問題視されています。2025年の崖とは長らく使っているレガシーシステムによる国内企業の競争力の低下や、国内経済の停滞などを指す言葉です。DXの推進が遅れた場合、最大12兆円もの経済損失が2025年以降に生じると懸念されています。

また、同レポートでは国内企業におけるDXの推進が不可欠とされています。デジタルによる変革を起こすことで、経済損失が生じることを回避できると見込まれているのです。

市場環境の変化への適応

私たちの暮らしを取り巻く市場は急速に変化しています。各企業はこうした変化に適応できるようDXを進めています。多くの企業が存続のために市場環境の変化に応じた新たなビジネスを創出しています。そうした中、消費者から選ばれる企業であるためには、最新の技術やデジタルを活用した商品やサービスの新たな開発が不可欠です。自社の優位性をDXによって保ち続けることは、企業が将来的にも利益を拡大する上で必要となります。

DXについて詳しく知りたい方やDXを推進するメリットについて知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？DX推進のメリットと課題も

DX推進が業務効率化につながる理由

理由1　レガシーシステムから脱却できる

レガシーシステムを使い続けていると、システムトラブルが生じやすくなったり、業務のスピードが低下したりすることが懸念されます。DX推進ではレガシーシステムを最新システムに置き換えるため、システムトラブルを回避しやすくなる他、業務を円滑に進められるようになります。また、これまでは手作業で行っていた業務を自動化することで、従業員の業務負担を軽減できるでしょう。

理由2　AIを活用したデータ処理を行える

AIは過去のデータに基づいた認識と予測を得意としています。そのため、AIをうまく活用できれば、膨大な量のデータを的確に処理し、有効活用できるようになります。人間の手やこれまでの技術では手に負えなかった量のデータを処理できるため、データをビジネスに活用できるようになります。データの活用例として、店舗売上や顧客の購買状況などの客観的予測が挙げられます。

理由3　データを一元管理できる

膨大な量のデータの管理に手間取っている企業も少なくないと見受けられます。DX化することで、社内に保管されている膨大なデータを一元管理できます。データ管理に従業員を割り当てる必要もないため人的ミスを防げるだけでなく、コスト削減につながることもあります。また、部署や部門に関係なく、社内全体でデータの共有と連携を行えるようになるため業務の効率も期待できます。

理由4　組織構造を見直せる

DXを推進するには組織構造の見直しが不可欠です。また、経営層と従業員が協力して行う必要があるため、新たな組織構造や今後の方針を社内で共有することにもなります。そのため、DXの推進によって組織構造の問題点が洗い出せたり、全社員で組織構造の問題や将来的なビジョンを共有したりするきっかけにもなります。その結果として、新しい価値を創出できたり、これまで抱えていた問題の解決につながったりすることもあります。

DX推進における注意点とは

人材不足

経済産業省が2019年3月に公表した「IT人材需給に関する調査」では、IT人材の不足は最大79万人に2030年までに達すると推測されています。そのため、企業がDXの推進を試みたとしても、ITの知識に精通した人材や最新のデジタル技術に精通した人材の確保に時間がかかることも珍しくないでしょう。

自社のDX推進に向けて人材を新しく採用することだけでなく、ITやデジタル技術に精通している自社の従業員をDX人材に育成することについても視野に入れる必要があるでしょう。

参考：https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/jinzai/gaiyou.pdf

コストの発生

DX推進には新しいシステムの開発や導入、DX人材の採用などさまざまなコストが発生します。また、自社での対応が難しければ外部に大部分を委託することになりますが、外注にかかる費用は安い金額では決してありません。

DXの推進により損失を回避でき、将来的に利益を生み出せる可能性が高まるものの、導入段階で必要な各種料金の支払いが困難な企業も多いのが現状です。特に、中小企業の中にはDX推進に必要な費用を捻出できない企業も少なくありません。

レガシーシステムの複雑化

長年にわたって使われているレガシーシステムは複雑化していることがほとんどです。レガシーシステムは時間が経過すればするほど独自のロジックが混入して複雑化します。また、開発者や導入時に携わったメンバーが定年退職や異動、転職などで不在となり、対応できる人材が自社にいないというケースも多いです。

DX推進に向けて新しいシステムを構築しようとしても、既存システムの仕様を把握できないために再構築が難しいケースも多々あります。

業務効率化を実現するためのデジタル技術

AI

AIはArtificial Intelligenceの略語で、日本では人工知能と称されています。AIは言語の理解や問題解決、推論などといった知的行動を人間の代わりにコンピュータが行う技術です。

AIを利用したシステムの一つとして、チャットボットが挙げられます。チャットボットは企業やオンラインストアなどの問い合わせ対応で多く利用されています。チャットボットを活用すれば、よくあるお問い合わせ内容や簡単に答えられるようなお問い合わせ内容については機械に対応してもらうことも可能です。

DXとAIについての詳しい記事は、以下をご覧ください。
DXとAIとの関係性とは？導入のポイントや成功事例などを徹底解説 

RPA

RPAとはRobotic Process Automationの略語で、人間がこれまで行っていた操作を自動化する仕組みです。RPAを導入することで煩雑な業務を自動化できるため、従業員の負担を軽減できます。

例えば、従業員が毎日定まった時間にシステムを実行し、システムから吐き出されたCSVをExcelに転記していたとします。この作業はトリガー処理によって自動化も可能です。決まった時間にシステムを起動させ、ExcelへのCSVからの転記作業を自動化できます。

DXやRPAについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
RPAとは？DXとの違いや導入メリットなどを事例を用いて徹底解説

IoT

IoTとはモノにインターネットを搭載させて、情報交換や遠隔操作を可能とする技術です。製造現場ではデータや生産工程の可視化やシステムの異常や故障の検知などに用いられています。また、私たちの日常生活においてもIoTは組み込まれています。例えば、外出先からも操作できるエアコンや食材の減り具合を検知する冷蔵庫、スマートスピーカー、見守りカメラなどは極一例です。IoTが普及することで暮らしの利便性が高まるだけでなく、高齢者の見守りも行いやすくなります。

DXやIoTについての詳しい記事は、以下をご覧ください。
DXとIT化やIoT・ICTの違いとは？関係性についてもご紹介

クラウド

クラウドとはインターネット環境さえ整っていればソフトウェアなどを持たなくてもサービスを利用できる形態です。クラウドの身近な例として、GmailやZoom、Microsoft Azureなどが挙げられます。また、最近ではクラウド型の会計ソフトや業務効率化ツールなども多く流通しています。

クラウドはサーバーの構築が不要で簡単に導入でき、かつインターネットに接続していれば利用できるため、リモートワークが普及している昨今において注目度がより高まっています。

DXやクラウドについてより詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
DX実現にクラウドが必要なのはなぜ？メリット・デメリットやおすすめのツールについて

電子契約

電子契約とは企業間や個人と契約を交わす書面のやりとりをオンライン上で完結できる仕組みです。例えば、各種契約書や業務委託契約書などを手渡しや郵送でやりとりせずとも、オンラインで完結できます。

電子契約では契約締結にかかる各種手間を大幅に削減できるため、業務負担の軽減につながります。また、紙を使わずに契約を交わせるため、環境保全への貢献にもつながります。

効率的にDXを進めるための手順

手順1　目的を決める

DXの推進では目的を明確にすることから始めましょう。目的を持たずに進めた場合、途中からDX化の意義が分からなくなったり、成果が実感できなかったりするので注意が必要です。

また、DX化することを目的とするのではなく、業務効率化の実現や企業のビジネスモデルの変革など具体的な目的を決めておく必要があります。目的を定める際は自社の課題や問題点などを洗い出した上で、それを解決できるものにしましょう。

手順2　ビジョンの明確化と作成

DXを円滑に進めるには、自社がどのようになりたいかを明確にし、ビジョンを定めなければなりません。例えば、「次年度の売り上げを3％上げるために必要なものは何か」「〇〇のサービスを市場に提供してみたい」などと考えるとよいでしょう。

また、ビジョンは経営層だけが納得できるものではなく、従業員全員が納得できるものであることが重要です。従業員が納得できるビジョンであれば業務に対するモチベーションも高まり、ビジョンを実現しやすくなります。

手順3　体制の構築

目的とビジョンを明確にした後、DX推進に向けて体制を整えていきます。DX推進をリードする人材の選任や部署の設置などが必要です。体制を構築せずにDXを推進しようとしても、誰も手を付けないまま話がいつの間にか流れてしまうでしょう。

また、自社にDX人材が不在であれば、DX人材を外部から雇い入れることも検討しなければなりません。

手順4　IT資産の分析

DX推進では自社のIT資産の扱いが鍵となるため、所有しているシステムの分析などを行う必要があります。このときの着目点は、「ユーザーや部署ごとに制御されていないか」「複雑な作りではないか」「ブラックボックス化していないか」などです。

IT資産をきちんと分析することで、置き換えるべきシステムと継続して利用できるシステムが明確になり無駄な支出を防ぐこともできます。

手順5　DX推進の範囲の決定と実行

IT資産の分析を行ったら、DX推進で実施する範囲を決定します。最初のうちは実施範囲を広げず、小規模に取り組むことをおすすめします。

DXの導入段階から大規模な実施を行うと業務に混乱が生じたり、失敗したときの対応が困難になったりします。こうなると、従業員の負担が増えたり、自社に大きな損害が生じたりすることにもなりかねないので注意してください。

DX推進による業務効率化の成功事例

事例1　清水建設

清水建設は自社、および同業の現場でのDXの推進を目指して、建物OSというシステムを開発しました。建物OSとは建物内のIoTデバイスや建築設備、各種アプリケーションの相互連携を容易にする建物運用デジタル化プラットフォーム機能を有する基本的なソフトウェアです。新型コロナウイルス対策機能も搭載されており、高い温度を検知した場合には空調設備の換気量増加制御や該当者へのアラート通知などを行います。

参考：https://www.shimz.co.jp/engineering/solution/dxcore.html

事例2　JFEホールディングス株式会社

JFEホールディングス株式会社は制御故障復旧支援システムJ-mAIsterの提供を行っています。同社は製造ラインの全てにJ-mAIsterを導入することで、トラブル発生時の原因究明を容易に行えるようにしました。その他にも、データサイエンスプロジェクト部ではDX推進の拠点となるJFE Digital Transformation Centerを開設。これにより、長年にわたって蓄積されてきた工場内の各種データの有効活用が容易になりました。

参考：https://www.jfe-holdings.co.jp/investor/library/dxreport/index.html

事例3　Dell

Dellの人事部はBIツールのTableauを活用し、15万人を超える従業員の人事データを分析して、人事に関する各種レポートの提供を行っています。例えば、人件費や組織状態、離職率などは一例にすぎません。これらのレポートには過去データの分析結果はもちろんのこと、予測データも記載されています。そのため、人事に関する将来的な計画を確かなデータに基づいて考案できます。

参考：https://www.tableau.com/ja-jp/solutions/human-resources-analytics

DX推進で業務効率化を目指すならSMSを活用するのがおすすめ

DXによって業務効率化を目指す企業にはSMSの活用がおすすめです。顧客やクライアントとのコミュニケーション手段としてSMSを活用すれば、顧客やクライアントに電話を何度もかけ直す手間を省くことができます。

また、電子メールと比較して、スマートフォンに配信されるSMSは見落としにくいため、メールを送ったにもかかわらず読んでもらえなかったという事態を回避しやすいです。

顧客やクライアントとの連絡がスムーズに取れるようになれば、従業員は従来の業務に集中できるようになるでしょう。現在、さまざまな業界においてSMSは活用されています。例えば、顧客への商品配達日時のお知らせや予約日のリマインド、緊急連絡、コールバック予定の日時連絡、申請窓口の案内などは一例にすぎません。

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まとめ

デジタルやIT技術が普及している昨今、企業を取り巻く問題は複雑化しています。また、少子高齢化の影響などにより、優秀な人材の確保が困難になっていることも事実です。

こうした問題を解消するための1つの方法としてDXの活用が挙げられます。DXを導入し、これまでは人の手で行っていた煩雑な業務を機械に任せて自動化することで、従業員の負担を軽減できます。また、デジタルやITを活用することで、少ない人数でも生産高を安定させることもできるでしょう。

DX化によって長年抱えていた悩みを解消できた企業も多くあるため、自社に合った取り組みを実施してみることをおすすめします。

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