人材業界の業務を効率化して情報共有における課題を解決しよう
人材業界では業務効率化が大きな課題になっています。コロナの影響を受けてビジネスのあり方も現場の運営の仕組みも変化し、人材業界では多角的な対応が求められてきました。課題解決を通して業務効率化を実現するには何が必要なのでしょうか。
この記事では人材業界が抱える課題と、速やかに業務効率化をおこなう方法をご紹介します。業務効率化の施策を始める際に重要なポイントも押さえて、効果の上がる施策を推進していきましょう。
目次
人材業界の情報共有における課題
人材業界の業務効率化では情報共有が大きな課題です。ここでは情報共有に関してどのような課題が発生しているのかを具体的に解説します。
オフィスにいない社員の状況把握
人材業界ではオフィスにいない社員がしばしばいるのが問題です。人材紹介会社や派遣会社ではクライアント企業へスタッフが営業活動に行くことが多く、スタッフがオフィスにいないことはよくあります。求職者や派遣社員の対応をする場合にも、リモートワークで自宅から対応している場合もあるでしょう。オフィスにいないと社員それぞれの状況がはっきりしないのが問題です。
人材業界ではスタッフ間の連携が重要です。例えば、新しいクライアントから求人を獲得できたり、新たに人材が登録したりして情報共有をしたいシーンはたくさんあります。しかし、オフィスにいないとなかなか連絡がつかないのが問題になりがちです。電話をかけても出てくれない、メールを送っても見てくれたかわからないといった問題が生じます。
日程調整
日程調整は人材業界では頻繁に発生する業務です。人材紹介や派遣をおこなっている場合には、求職者や派遣社員と、クライアントの面談や面接の日程調整が必要になります。日程調整にはスタッフも同行しなければならないことも多いので、三者で調整することが必要です。スケジュール調整においては、何度も連絡をしなければならないことがよくあります。
日程調整がスムーズにできず、何度もスケジュール変更をしたり、ダブルブッキングになったりしてしまうと信頼を失うことになりかねません。一対一の面談であればスケジュールは調整しやすいですが、三者になると全体の都合を合わせなければならず、トラブルが起こりがちです。
特に、連絡が付かず日程調整が進まないケースはしばしばあります。電話をかけても出てくれない、メールを送っても返事がないというのはよくある問題です。何度も連絡をしなければならないのが大きな業務負担になっています。
求職者の確保
人材業界では求職者の確保が大きな課題です。人材紹介をするには十分な数の人材のプールが必要になります。企業から求められている人材を的確に選んで紹介できなければ、企業から信頼を失ってしまうでしょう。少子高齢化の影響によって労働者は減少している傾向にあり、その中で就職や転職を検討している人たちを広く獲得することは容易ではありません。
求職者の確保ではオンライン化が進められ、業務効率化が実現されつつあります。ただ、求職者としては面談を受けるときにオンラインよりも対面の方が良いと考えることも少なくありません。求職者との信頼関係を構築する上でも、一度は対面で話した方が良いと考えられるのも確かです。
時代の変化を考慮して画一的にオンライン化することも可能ですが、結果として他社に人材が流れてしまうリスクもあります。どのようにして求職者との接点を作り、信頼関係を構築するかが課題になっています。
テレワークへの対応
働き方が多様化してテレワークへの対応も必要になってきました。人材業界でもテレワークで仕事をしたいという声がだんだんと強まっています。求職者や企業とのコミュニケーションが重要な人材業界ではテレワークが難しい面もありますが、オンライン化によってテレワークも無理ではなくなってきました。ただ、人材業界では取り扱う情報として個人情報や企業の機密情報が多く、セキュリティの課題があります。
安易にテレワークを許容して自宅で働けるようにしてしまうと、セキュリティの脆弱性があって情報漏えいが起こるリスクがあります。社員に情報リテラシーの教育をするだけでなく、システム的にリスクを減らす対策をすることが必要です。テレワークは通勤の負担を減らせるので業務効率化を推進する方法として優れています。人材業界ではオンラインでできる業務が多いのは確かで、セキュリティの問題を解決して積極的に取り入れると業務効率を飛躍的に上げられるでしょう。
人材業界で業務効率化が可能なもの
人材業界ではITの活用によって業務効率化が可能です。例えば、求人媒体を活用する際にはデータ登録を自動化したり、登録者へのスカウトメールを自動で配信したりすることが可能です。人材業界では求人情報の収集も課題ですが、システムによって自動化して求人情報をリスト化することもできます。各種施策の結果についてもデータを自動収集して集計することが可能です。
また、外部システムの連携による業務効率化も実現できます。求人データベースへの登録や、人材データベースの登録を自動化すると業務負担を軽減できるでしょう。基幹系システムの操作も効率化が可能です。求職者へのリマインドメールやマッチングメールを自動配信したり、求職者や企業の反社チェックをおこなったり、企業への見積書や請求書を自動発行したりすることができます。求職者のフォローも自動化できるので、ITを積極的に活用すれば業務効率を上げる方策は多くあります。
始めるときのポイント
人材業界で業務効率化の取り組みを始める際には、現場にスムーズに導入できる方法を選ぶことが大切です。高度なシステムを導入して運用を始めようとしても、従業員がシステムに慣れるまでに時間がかかってしまいます。システムを使いこなせず、費用をかけて導入したのに効果が上がらないリスクもあります。重要なのは従業員が抵抗感なくすぐに活用できるシステムを取り入れることです。
例えば、SMSは人材業界の課題解決に直結する方法で、日常生活でもよく使われているので従業員が自然に受け入れて使いこなせます。SMSは即時性があって開封率も高いため、従業員同士の情報共有や求職者への求人情報の連絡、日程調整などに幅広く活用可能です。
法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」
人材業界の情報共有の課題を解決するにはKDDI Message Castの導入がおすすめです。SMSを通して連絡すればスタッフ間の迅速な連携が取れるだけでなく、求職者や企業との日程調整の迅速化も図ることができます。人材業界で業務効率化を実現するツールとしてSMSを最大限に活用できるようになります。KDDI Message Castなら求職者情報の管理システムとの連携もできるので、情報を一元化して効率よく働ける環境も整えられる魅力的なサービスです。
まとめ
人材業界では情報共有の推進による業務効率化が効果的です。人材業界の仕事ではスタッフ間の連携、企業や求職者への速やかな連絡や確認が重要です。情報共有によって業務効率化を進める際にはSMSをおすすめします。導入しやすくてすぐに実用できるメリットがあるからです。基幹システムも外部システムも連携が取れる便利なSMS送信サービスを導入しましょう。KDDI Message Castは機能が豊富で業務効率化に向いているおすすめのサービスなので、ぜひ導入を検討してみてください。
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本書の活用事例を一部ご紹介
- 求人サイトへの会員登録後に送付するフォローメールをSMSに切替
→ユーザーのサイト利用率、定着率を改善 - 面談日時のメール・電話連絡に加え、実施日間近にSMSでリマインド
→面談の当日キャンセルの抑制とともに業務効率化を実現、コスト削減を推進 - 休眠顧客への新着求人をメールに加えSMSで通知
→SMSを併用することで休眠顧客の掘り起こしに成功 ※メール通知と比較した場合
