【例文で解説】リマインドメールをやんわりとした表現で書く方法

リマインドメールは、ビジネスで頻繁に使用され、相手に再度の連絡をするときに用いられます。リマインドメールは書き方が悪いと相手の心証が悪くなる可能性があるため、言葉を選びながら丁寧で、やんわりとした表現で書くと相手との良好な関係を築けます。この記事では、リマインドメールのシーン別の事例や留意点などのポイントをまとめました。なお、リマインドをするときにはメールだけでなく、SMSにも役に立つため、併せてご紹介します。

リマインドメールとは？

リマインドメールとは、期日が近づいた案件を思い出してもらうために送信するメールです。会議予定の連絡をしたり、書類の提出期限を再度知らせたりする目的で送ります。うっかり忘れていて対応できなかった、失念していて提出が遅れてしまったといったトラブルを予防するのに効果的です。忘れてしまうのは人の常なので、相手を刺激しない表現でリマインドメールを送付すると感謝されることもあります。

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https://sms.supership.jp/blog/mailhaishin/remindmail_sms_katsuyoujirei/

やんわりとした表現でリマインドメールを書く方法

リマインドメールでは、やんわりとした表現を用いて送ることが重要になります。返事を強要するリマインドメールを送ると、メールを受け取った相手が気分を害する可能性があるからです。また、リマインドメールは、以下のような構成で重要なポイントを盛り込みながら、相手を立てて書くことが大切です。

• 件名
• 内容
• 結び

件名：用件と日付をはっきりと

リマインドメールは、件名が重要です。用件と日付がわかるように明記しつつ、角が立たないようにしながら相手のアクションを促すように書きましょう。受け取った相手は、メールの件名を見た時点で、すぐに開封すべきかどうかを判断するからです。

また、期日が差し迫っているときには、【再送】【要返信】といった文言を入れて注意喚起するのが効果的です。しかし、請求書や見積書などの送付を依頼している場合には、丁寧な文言で記載することが大切で、以下のように用件や期日をはっきりとさせながら、当たり障りのない言葉で件名を記載しましょう。

• ○月○日13時からの会議予定についてご確認
• 【再送】懇親会の参加申し込みについて（○月○日締切）
• 【ご確認ください】請求書の送付についてご連絡

内容：リマインド内容を書く

リマインドメールの本文は、確認のために送っているというニュアンスで書くことが大切です。ただ、社内のリマインドメールで急ぎの対応が必要な場合には、ダイレクトな表現を用いた方が良い場合もあります。以下のようにそれぞれのシーンに応じた表現の使い分けをして、リマインドしたい内容を伝えるのが重要なポイントです。

• ×月×日（月）開催予定の懇親会の参加申し込みの期日が○月○日に迫っております。
• 請求書の送付先について○月○日のメールでご確認のお願いをしておりましたが、まだご連絡をいただいておりません。
• 本日、○月○日13時から××の会議を開催しております。至急、△△会議室までお越しください。

結び：相手への気遣いを示す

リマインドメールは、結びの言葉を通して、相手に気遣いの気持ちを示すことが重要です。リマインドは、相手の気分を害する可能性があることを念頭に置いて、枕詞を使って語調を和らげたり、対応が難しかった状況を察している気持ちを伝えたりするようにしましょう。以下のように相手の様子をイメージしながら、気遣いの文言を入れてリマインドメールの結びの挨拶にすると相手の心証が良くなり、今後の関係を維持しやすくなります。

• お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
• お忙しいところ恐縮ですが、お返事をどうぞお願い申し上げます。
• 大変お手数ですが、ご対応のほどお願い申し上げます。

リマインドメールの例文をシーン別で紹介

リマインドメールは、リマインドをするシーンによって書き方が違います。社内メールか社外メールかによって表現の仕方も異なるため、代表的な例を知っておくと役に立ちます。ここではシーン別のリマインドメールの例文を紹介します。

関連リンク：日程調整の催促メールのマナーや書き方を例文付きで徹底解説
https://sms.supership.jp/blog/kakikata-template/niteiticyousei_saisoku_mail_reibun/

①期限の再通知

書類の提出や納品、入金などの期限が迫っていたり、期限が過ぎたりしたときには、リマインドメールでアクションを促すのが効果的です。他社からの製品の納品のように遅れがあると自社に損失が出る場合もありますが、自社の福利厚生などの申し込み期限が過ぎてしまったことを忘れていて従業員が損をする場合もあります。期限前にリマインドメールを送るとお互いにとってメリットになる可能性があります。

期限の再通知では、状況に応じて表現を変えることが重要です。顧客に支払いの催促をする場合には、相手の状況を気遣って丁寧なメールを書く必要があります。しかし、社内連絡のリマインドメールの場合、用件と対応方法を端的に伝えるだけで構いません。例えば、社内向けのリマインドメールでは以下のような例が挙げられます。

＜例＞

件名	【○月○日締切】インフルエンザ予防接種の申し込み
本文	各位 お疲れ様です。人事部の○○です。 インフルエンザ予防接種の申込期日が近づいております。ご希望の方でまだ手続きをされていない方は、期日までに添付の書類に記入してご提出ください。 提出期日：○月○日 18:00提出先：人事部（担当○○） お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 人事部○○

②会議やアポイントメントの日時確認

会議やアポイントメントのリマインドメールでは、日時や開催場所を明確に伝えることが重要です。会議の参加者が忘れていて会議の開始が遅れたり、開催できないリスクをなくすために有効な連絡です。社内向けでは、参加者に一斉メールを送信して参集を促します。

社外との会議やアポイントメントでは、個別にメールを書いて送ります。2、3日前にアポイントメントのリマインドメールがあると、相手に丁寧な印象を持ってもらえるでしょう。社外向けの会議のリマインドメールは以下のように書きます。

＜例＞

件名	共同プロジェクトの打ち合わせ（○月○日）について
本文	株式会社○○　経営企画室本部長　××様 いつもお世話になっております。□□株式会社の△△です。 先月、ご契約いただきました共同プロジェクトの打ち合わせが明日になりましたため、詳細をご連絡させていただきます。 日時：○月○日（火）10:00～12:00場所：弊社 大会議室連絡先：担当 △△（xxx-xxx-xxxx） 当日は受付にてお名前をお伝えいただければ、担当者が大会議室にご案内いたします。ご足労いただき恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 □□株式会社△△

③イベント出欠の確認

イベントへの参加の可否を集計したいときには、メールで連絡するのが便利です。しかし、出欠確認の連絡がなかなか集まらない場合もあります。講演会や食事会、懇親会などのさまざまなイベントがありますが、開催には会場の手配や準備などのため、早めに人数や参加者を把握したい場合もあるでしょう。イベントの出欠確認には、期日や申し込み方法がわかるリマインドメールを送るのが効果的です。

イベントの出欠確認は、社内メールの場合が多いでしょう。件名でも期日を明確にして、速やかに対応してもらうのが効率的です。イベントの内容や主旨も、一文か二文程度で端的に本文にまとめると、すぐに内容の確認ができ、参加を促しやすくなります。

＜例＞

件名	【要返信：本日中】○月○日××氏の講演会出欠確認
本文	皆様 お疲れ様です。企画部の●●です。※Bccにてお返事をいただいていない方に送信しています。 ○月○日（木）16時より、△△社の××氏を迎えてご講演をいただきます。××氏は当社事業の立ち上げ時に、代表取締役社長としてご活躍された方で、現在はコンサルタントとして活躍されています。 会場手配の都合で参加者の人数を把握したいため、本日中に出欠の意向をこのメールへの返信でお知らせください。欠席の方も本日中に欠席の旨をご連絡いただければ幸いです。お忙しい中、お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 企画部●●

④面接日時の確認

採用活動では、面接日時のリマインドメールは重要です。候補者が連絡をせずに面接に来ない場合もあります。また、他社から既に内定を得た候補者に無断で欠席されてしまうこともあります。こうしたケースに備えて、面接の前日～2日前くらいを目安にリマインドメールで日時と会場の情報を送ると、どちらの問題にも対策できます。

＜例＞

件名	【ご連絡】面接の日程とご用意について（株式会社××）
本文	○○様 お世話になっております。株式会社××人事部の△△です。 明日の面接につきまして再度ご連絡させていただきます。 面接日時：○月○日（金）17:00～18:00面接会場：株式会社×× 本社 面談室アクセス：https://aaa.bbb/access/お持ち物：プレゼンテーション資料 当日は、○○様のご経歴についてプレゼンテーションをいただきます。必要な資料がございましたら当日ご持参いただくか、事前にこちらのメールへの返信でご提供ください。 また、面接会場へは受付の担当者がご案内しますので、受付にてお名前をお伝えください。当日、交通機関の遅延などの不測の事態が発生した際には、お手数ですが、△△までご連絡いただけますでしょうか。 TEL：xxx-xxx-xxxx 明日、お会いできることを楽しみにしております。どうぞよろしくお願い申し上げます。 株式会社××　人事部△△

リマインドメールの表現に関する注意点

リマインドメールでは、やんわりとした表現をして角が立たないようにする配慮が必要です。表現の仕方によって、相手との今後の関係に影響を及ぼす可能性があるため、注意しましょう。ここではリマインドメールで使用する表現の注意点を解説します。

件名に「リマインド」という表現は入れない

リマインドはビジネス用語ではよく用いられていますが、相手に不快な印象を与える場合があります。件名に「リマインド」と書くのは避けましょう。本文でも「リマインド」の使用はできるだけ避けて、心証を悪くしないように配慮するのが重要です。件名で返事が欲しい、リマインドメールを送っていると伝えるためには、以下のような代替表現を使用するのがおすすめです。

• ご確認
• ご依頼
• ○月○日締切
• 開催間近
• ご予約のお知らせ
• 再送

「リマインドさせていただきます」の言い換え

本文では「リマインドさせていただきます」と敬語表現をして「リマインド」を使うことが多いかと思います。しかし、先述のとおり、「リマインド」の言葉に敏感な人もいるため、以下のような表現に言い換えましょう。

• ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
• ご確認いただけますでしょうか。
• あらためてお知らせいたします。
• 念のためお伝えさせていただきます。
• お忘れなきようお願いいたします。

「催促してすみません」の言い換え

リマインドメールを送るときに「催促してすみません」と書く人もいます。しかし、「催促」という言葉が気分を害する場合があります。アットホームな雰囲気の社内メールなら黙認される可能性がありますが、社外メールでは以下のような表現を使って丁寧に気持ちを伝えましょう。

• 改めてのご連絡で恐縮ですが、
• 再度のお願いで大変申し訳ございませんが
• お手数をおかけしますが
• 恐れ入りますが
• お忙しいところ申し訳ありませんが、

リマインドメールへの返信

リマインドメールを受け取ったときには、返信が必要な場合がほとんどです。リマインドメールは、送り側だけでなく受け取り側もメールの書き方に配慮が求められます。ここではリマインドメールを受け取ったときの返信のコツを解説します。

リマインドメールに対しては早めに返信する

リマインドメールは期日に遅れている状況に気付かせてくれたり、忘れないように詳細を伝えてくれたりするメールです。相手の気遣いで送られてきたメールであるため、真摯に対応することが大切です。個別に送られてきたメールには、リマインドされた内容を覚えていたかどうかにかかわらず、早めに返信しましょう。特に自分に非がある場合には、以下のような言葉を添えるのが適切です。

• ご連絡をありがとうございます。大変失礼いたしました。
• お約束よりも遅くなりまして誠に申し訳ございませんでした。

リマインドメールへの返信の文例

＜例＞

件名	Re:【ご確認】商品サンプルのご送付日について
本文	○○株式会社　営業部　××様 平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□です。 この度は貴社サンプルのご提供についてご連絡をいただいていたにもかかわらず、お返事ができておらず申し訳ございませんでした。 サンプルの送付日について、以下の着日指定でご送付いただけますでしょうか。○月×日（月）午前中 ご連絡をいただきありがとうございました。引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 △△株式会社　販売部□□

<CTA>リマインドでSMSを活用しよう

相手に期日が近づいたことを伝える方法として、リマインドメールはビジネスでよく用いられていますが、SMSによるリマインドは、送り手と受け手の双方にとって効率が良いため、利用をおすすめします。リマインドメールでは、相手がメールをチェックするまでは気付かないことに加えて、送り手も、長いメールを書かなければならないのが業務負担になります。

SMSの場合、スマホや携帯に届いて通知が出ることが多く、外出先等でもすぐにチェックしてもらえる可能性が高まります。また、短い文章でリマインドしたい内容を簡潔に伝えるため、文章作成の手間も少なく、読み手も短時間で確認ができることで双方の業務効率も高まり、意図も伝わりやすく、おすすめの方法です。

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https://sms.supership.jp/

まとめ

リマインドメールは、受け手によっては、気分を害する場合もあり、相手を気遣う表現を用いながら書く必要があります。社内では多少の無礼があっても大丈夫な場合がありますが、特に、社外のリマインドメールでは、繊細な人もいるため、文面作成には配慮が必要です。こうした点を踏まえると、リマインドの連絡にSMSを取り入れることで短い文章で伝えることが前提になり、文章を作りやすくすぐに伝わるメリットがあります。

SMSでリマインドをする場合には、KDDI Message Castの利用がおすすめです。送信予約機能があるうえ、必要に応じて長文の送信にも対応しているなど、リマインドしたい場合に便利で使いやすいサービスなのでぜひご活用ください。