メール配信ソフトとは？メリット・デメリットや選び方のポイントをご紹介

メール配信ソフトは多くの人へ向けて、一斉にマガジンメールなどを送信するためのソフトです。この記事では、メール配信ソフトを利用するメリット・デメリットや選び方を中心に解説します。メール配信ソフトがどんなものかに加えて、おすすめのSMS配信サービスである「KDDI Message Cast」も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

メール配信ソフトとは

メール配信ソフトは送信先リストを読み込み、一斉にメール送信を完了させる機能を持ったソフトウェアです。

会員向けサービスなどでは、利用者が増えてくると、一斉に情報送信するのが難しくなってきます。メール配信ソフトがない状態では、送信を忘れてしまったり、リストから漏れが出てしまったりしてしまうのがリスクです。

サービスに必要な情報を届け、すべての顧客へ均一な情報を届けるためにも、メール配信ソフトの利用には大きな意味があります。

サービスにおいて、重要な役割を持つメール配信ソフトですが、種類は大きく分けて以下の2種類です。

1.クラウド型
2.オンプレミス型

それぞれのソフトがどんなものか解説します。

クラウド型

クラウド型はメール配信ソフトを直接ダウンロードすることなく、オンライン上で利用できます。

クラウド型の場合、メール配信に必要なデータはサーバー、複数のデバイスをつなげるのはネットワーク、作業をするのはオンライン上のソフトウェアという役割分担です。

クラウド型のメール配信ソフトは、オンライン上で操作を行えるため、社内にいる必要はなく、ネット環境さえあればどこからでも操作できます。サーバーの管理もソフトウェアを提供する会社に外注できるので、運用の負担が少ないです。

ただし、ソフトウェアのカスタマイズなどを自由に行えるわけではないため、柔軟性に欠ける点はデメリットと言えます。しかし、それを差し引いてもコストパフォーマンスが良いので、多くの企業がクラウド型のメール配信ソフトを利用しているのが現状です。

オンプレミス型

オンプレミス型はクラウド型と異なり、自社などにサーバーを置いて自主管理と運用を行うタイプのメール配信ソフトです。

ソフトウェアをパッケージとして購入し、自社に導入することで社内から様々なソフトウェアと連携させつつメール配信サービスを提供します。

自社でメール配信ソフトを運用するためカスタマイズの自由度が高く、資金と技術力があれば、質の高いサービスを実現可能です。他にも社内でのみ利用するので、セキュリティ管理を厳格にできます。

一方で、自社でソフトを運営するため、保守や管理に手間がかかります。

コストはかかりますが、サービスの質をより高く自社に適したかたちにしていきたいのであれば、オンプレミス型のメール配信ソフトを利用しましょう。

メール配信ソフトのメリット

ここからはメール配信ソフトのメリットについて解説します。メール配信ソフトのメリットは以下の通りです。

1. セキュリティリスクを減らせる
2. 効果検証を詳細にできる
3. 顧客と接点を持てる

1. セキュリティリスクを減らせる

メール配信を手動で行う場合、一般的には顧客管理はエクセルなどのソフトで管理します。エクセルは優れたソフトでデータ管理にも適していますが、人間が操作する以上ミスは避けられません。

しかし、メール配信ソフトであれば自動的に顧客のデータ管理をしてくれるので、ミスを減らせます。メール配信の手間もかからないので、社員が他の業務に専念できるのもメリットです。

2. 効果検証を詳細にできる

メール配信ソフトには、メール配信の効果を検証する機能が備わっています。具体的には、メールの開封率やクリック率、配信した時間帯による反応の違いなどです。

様々なデータを組み合わせることで、お客様がどの時間帯に良くメールを見てくれるのか把握できます。より効果的なメール配信を行うサポートを受けられる点も、ソフトを利用するメリットです。

3. 顧客と接点を持てる

メール配信ソフトは同じ内容を多くのお客様へ一斉配信できますが、一人一人に合わせた内容のメールを送ることもできます。

テレワークなどの普及で家にいる時間が長くなり、リアルで対面できる機会が減っている現状では、メール配信ソフトによるつながりは接点を持つ有効な手段です。

メール配信ソフトでサービスの存在を知り、自分が得できるとわかれば、お客様にサービス利用してもらえる可能性が上がります。オンライン上で顧客獲得をねらううえでも、メール配信ソフトは重要な存在です。

メール配信ソフトのデメリット

ここからはメール配信ソフトのデメリットとして、以下の2点を解説します。

1. 配信設定をしなければならない
2. メールを送りすぎてしまう

メール配信ソフトはうまく使わないと、逆効果となってしまいサービスの質低下につながってしまうので注意が必要です。

1. 配信設定をしなければならない

メール配信ソフトは自動でメールを送信しますが、最初は文面や送る時間の設定をしなければなりません。

ソフトの操作に不慣れな人が設定を行うと、やり方の理解などに時間がかかってしまい、他の業務にも影響を及ぼす可能性があります。

長期的にソフトを利用し続ければ、設定に時間がかかることもなくなります。しかし、新しくメールを配信するたびに設定が必要なのは変わりません。

メール配信ソフトを利用する以上、設定は必要な作業です。設定に時間がかかるデメリットを抑えるには、事前に設定方法を共有したり、担当者へレクを行ったりなどの工夫をしましょう。

2. メールを送りすぎてしまう

メール配信ソフトは便利なので、つい頻繁にメールを送信してしまいがちです。しかし、あまりメールを送りすぎると、お客様がメールを読まなくなってしまう可能性があります。

メールが読まれなくなると、情報の伝達ができていないのと同じになってしまい、サービスに不満を持たれる原因になるので注意が必要です。また、メールを迷惑に感じてサービスを利用しなくなる人がでる可能性もあります。

逆に最低限のメール配信にすれば、メールを受信した段階でお客様が重要に感じてメールに目を通す確率が上がります。メール配信は、本当に必要なものだけを最小限で行う方が効果的です。

メール配信ソフトの選び方のポイント

メール配信ソフトは複数リリースされており、その中で自社に合ったものを選ぶことはサービスの質を高めるためにも重要です。メール配信ソフトを選ぶ際は、以下の2つのポイントを意識しましょう。

1. 料金プランは適正か
2. メールデザインや作成方法は自社に合っているか

1. 料金プランは適正か

メール配信ソフトはそれぞれに料金プランが設定されています。ここで、料金に見合った成果を得られるソフトを選べないと、サービスのコストがかさんでしまうので注意が必要です。

メール配信ソフトの機能にそれほど差がないのであれば、できるだけ安いプランのソフトを選びましょう。その分だけコストを抑えられ、サービスの生産性も向上します。

また、同じソフトであっても複数のプランが用意されている場合もあります。プランが複数ある場合はそれぞれの違いを検証しながら、本当に必要な機能のみを選び、コストをできるだけ抑えるようにしましょう。

2. メールデザインや作成方法は自社に合っているか

会社にはそれぞれイメージや文化、雰囲気があります。メール配信ソフトはデザインを通じてそれをお客様へ伝える機会です。また、作成方法も社員が使いやすいものであると利用しやすいです。

メール配信ソフトの利用にあたっては、メールデザインや作成方法のチェックが重要になってきます。これらが自社に合っているものであれば、スムーズな情報発信を実現可能です。

メール配信ソフトのデザインや作成方法を確かめるには、まずはお試し利用などをしてみましょう。いくつかのメール配信ソフトを試して、自社に合っているものを選べば、メール配信を長期的に効率化できます。

メール配信にはSMSもおすすめ！

メール配信できるサービスはメールだけではありません。SMSも配信におすすめのサービスです。

SMSは短文のメッセージしか送れない一方、送信のためのコストもあまりかかりません。そのため、メールによる配信よりも費用対効果が高くなる場合もあります。

メール配信ソフトにはSMSを想定しているものもあり、利用のコスト面だけを見ればメール配信ソフトよりも高いものが多いです。しかし、メッセージ作成のコストはメール配信ソフトよりもSMSの方が安く済みます。

メッセージ作成の時間を短縮できれば、必要な情報をより迅速にお客様へ届けられるので、サービスの質向上につながるのがメリットです。他の業務にリソースを割けるので、社内で生産性の向上につながります。

メール配信ソフトでは、冒頭のあいさつなど読む人が興味をひくような文面を考えなければなりません。SMSでは、そういった手間を省けます。

お客様に確実にメッセージを見てもらいたいのであれば、SMSの利用がおすすめです。SMSについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

▼SMSのコストは？サービスの選び方や、コスト面のSMSの利点を解説！

SMSでできること

SMSではメールと同じく、複数のお客様へメッセージを一斉配信できます。個別の電話番号を利用するため、情報管理もしやすいです。また、ソフトを利用するのであれば、メール配信ソフトと同じく様々な検証にも使えます。

SMSは短文で伝えたいことを簡潔に伝えられるので、メッセージ作成の手間がかかりません。受信件数も、多くの人がメールより少ないのでメッセージを見落とされる心配も少ないです。

メールと同じ機能がある一方、SMSは短文で簡潔にメッセージを送るので意図を伝えやすい特徴があります。また、メールと比較してSMSはメッセージ件数が少ないため、情報が埋もれにくいのがメリットです。

状況にもよりますが、メールは開封率が10%前後なのに対し、SMSの開封率は80%以上になることもあります。開封率が高ければ、それだけ必要な情報がお客様に伝達されるので、満足度を高められるでしょう。

SMSでもメールと同じく、開封率などの情報をもとに様々な分析が可能です。URLのクリック率などの情報を知れれば、お客様がどんな情報に興味を持っているのかがわかります。

文章を短くできる分、工夫もしやすいので、分析結果の改善もすぐに行えるでしょう。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

SMS送信サービスを利用するのであれば、「KDDI Message Cast」がおすすめです。KDDI Message Castは、自社システムと連携したうえで、簡単なテキストを用いてお客様へ情報伝達を行えます。

お客様と双方向のコミュニケーションをとれる「+メッセージ」も利用可能です。サポートも充実しているので、興味のある人はぜひ利用を検討してみてください。規模に合わせたコストで利用できます。

まとめ

この記事では、メール配信ソフトについてメリット・デメリットや選び方のポイントなどを解説しました。メール配信ソフトは、自動でメールを多くのお客様へ配信できる便利なソフトですが、利用する際は注意しなければならない点もあります。

また、メールの文章を考える時間がもったいないと感じたり、メールの開封率の悪さが気になったりしている人もいるでしょう。そんな人には、「KDDI Message Cast」をはじめとしたSMS送信サービスがおすすめです。

これからメール配信ソフトの利用を検討している人は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

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