業種:教育業界 公開日:2022年9月21日

数年前までは、保護者は学校からのお知らせをプリントで受け取ることが一般的でした。近頃は、お知らせの通達手段としてメールを利用する学校も多いです。しかし、メールには個人情報保護の観点などからも気をつけなければならないことも少なくありません。そこで、本記事では、学校での利用にも安心できるメール配信システムについて解説します。メール配信システムのメリットや利用しなかった場合などについても説明します。

メール配信システムとは?

メール配信システムとは一斉送信に適したサーバーを使って、配信リストのメンバーにメールの送信を行うシステムです。

メール配信システムを活用すれば、送信メールの数が多くても短時間で、かつ正確に届けられます。また、メール配信システムによっては、配信相手を限定できる一斉送信機能や到達率・開封率を把握できる機能などが搭載されたものもあります。

また、メール配信に特化したサーバーを使って送信するため、メールが迷惑メールフォルダに入ることを回避しやすいです。

▼メール配信システムについて詳しくはこちら

メール配信システムとは?主な導入目的や選び方について紹介 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

メール配信システムの主な機能

配信リスト中のメンバーへの一斉送信

メール配信システムの一斉送信機能を使うと、配信リストのメンバー全員にメールが配信されます。

近年、個人情報を管理する重要性が繰り返し唱えられています。学校でも保護者や生徒の情報管理を十分な注意を払って行わなければなりません。

メーラーを使って一斉送信を行う場合、BCCに設定すべきメールアドレスをTOに誤って設定してしまい、保護者と生徒のアドレスが流出した事例もあります。

メール配信システムを活用すれば、一斉送信の際には送信先のアドレスはBCCに自動設定されます。そのため、送信前に繰り返し確認する手間が省ける他、情報が漏洩するリスクを軽減できます。

配信相手を指定した一斉送信

メール配信システムでは、配信リストに登録されている全生徒だけではなく、配信する相手を絞って送信することも可能です。

ターゲット配信機能を使えば、クラス別や学年別にメールを送れます。例えば、ターゲット配信を活用すれば、以下の送り方ができます。

  • 5年1組の生徒にだけ送信する
  • 3年生にだけ送信する
  • 〇〇クラブの生徒にだけ送信する

HTMLメールの作成

HTMLメールは通常のテキストだけのメールではなく、送信者と受信者が画像や動画を使って視覚的に情報共有できるメールの形式です。

HTMLメールの作成にはHTMLタグ、CSSなどの専門知識が不可欠です。メール配信システムによってはHTMLメールを直感的に作成できるエディタ機能が搭載されているものもあります。

HTMLメールを活用することで学年だよりなどを紙ではなく、メールで送ることもできます。プリントアウトを行う手間を省けるだけでなく、紙の使用を減らすこともできるため環境保全にもつながります。

到達率と開封率の把握

学校からのお知らせをメールで行うことについて、到達や開封を確認できないことから不安視する声も珍しくありません。電話で連絡を行えば相手に情報を伝えたかどうか確実に把握できますが、メールの一斉送信では相手が情報を受け取ったのか把握することは難しいです。

メール配信システムには効果測定という機能が搭載されています。この機能を使うことで、配信したメールの到達率などを確認できます。

  • 配信したメールが受信ボックスに届いた割合(到達率)
  • 到達したメールが開封された割合(開封率)
  • メール記載のURLがクリックされた割合(クリック率)

到達率や開封率を調べれば、連絡事項が保護者や生徒に伝達できているか確認できます。重要なお知らせにもかかわらず開封率が低い場合には再送することも可能です。再送を行うことで、一回目の送信ではメールを開封できなかった人にも情報が伝達されるでしょう。

▼メールマーケティングにおける開封率について詳しくはこちら
メールマーケティングにおけるメルマガの開封率とは?開封率を上げるコツも解説 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

学校でメール配信システムを使うメリット

業務の効率化やセキュリティ対策に効果的

メール配信サービスは送信者の登録やチェックなどの手間がかかりません。そのため、連絡を伝達する際にかかる時間や手間を大きく削減できます。また、紙媒体で連絡する場合、印刷や枚数確認などの手間が生じますが、メール配信システムではこれらの作業は必要ありません。

加えて、セキュリティ対策の充実度もメール配信システムの特徴といえるでしょう。BCCとCCを誤って入力したり、メールアドレスを誤って入力したりすることも防げるため、個人情報をしっかりと管理できます。

保護者に連絡が届きやすくなる

保護者宛ての連絡について生徒にプリントを渡して伝える方法は一般的です。しかし、生徒の中には親にプリントを渡し忘れたり、なくしたりする人もいます。学校側は生徒が親にプリントを渡したかまでは把握するのが難しいでしょう。

メール配信システムを活用すれば、保護者のスマートフォンやパソコンにメールで連絡を通知できるため、保護者の手元に高い確率で届きます。また、学校側は開封率などから、保護者が連絡事項の確認を行っているかも把握できます。

学校でメール配信システムを利用しなかった場合

情報漏洩リスクが高くなる

メール配信システムを利用せずにメールを送信した場合、情報漏洩リスクが高くなります。

ちなみに、「令和3年度(2021年度)学校・教育機関における個人情報漏えい事故の発生状況」によると、令和3年の事故発生件数は185件で、情報漏洩人数は23,317人です。

また、情報漏洩に関する事故は大学よりも、小中高での発生率が高い傾向にあります。小中高でもメールを使った連絡が普及している昨今、情報管理についての対策を強化していかなければなりません。

参考:令和3年度(2021年度)学校・教育機関における個人情報漏えい事故の発生状況|教育ネットワーク情報セキュリティ推進委員会

メールが開封されたか確認できない

メーラーから一斉送信したメールは効果測定機能を使えないため、メールが受信ボックスに届いているか、どのくらいの受信者が開封したか確認できません。

メールが届いていない人や開封率が低い場合でも、そのままの状態になってしまう傾向があります。重要なお知らせの場合、メールが届かなかったでは済まされませんので、学校側は到達率や開封率をしっかり把握しておかなければなりません。

実際の活用事例

学校の連絡網

小中高でもメール配信サービスを連絡網として活用するケースが増えています。

例えば、メール配信サービスは以下のような使われ方をしています。

  • 連絡網(PTA間の連絡、行事のお知らせ、配布物に関する連絡、学級閉鎖の連絡など)
  • 送迎バスの遅延情報
  • 不審者や災害情報
  • 個別配信による急な連絡(早退の連絡など)

連絡事項をメールで伝えれば、学校側の負担も保護者側の負担も軽減できます。特に、保護者が忙しい時間帯の連絡の場合、メールであれば手軽に確認できるのでおすすめです。

自治体や企業の情報配信

自治体や企業の中でも災害時の連絡などに情報発信ツールを利用するケースが増えています。

自治体や企業が配信するメールの件数は非常に多く、数万件以上のメールを一度に配信しなければならないことも多いです。メール配信システムの中には1分間で1万人に配信できるものもあります。

また、メール配信サービスであれば自宅からメールを送れるため、緊急時にも場所を選ばずに情報発信が可能です。

メール配信システムの費用相場について

クラウド型とオンプレミス型の費用相場

クラウド型のメール配信サービスはオンプレミス型の配信サービスよりも安価に利用できます。定額制のメール配信システムを利用する場合は初期費用と月額料金が必要です。

  • 初期費用:1~5万円(初期費用無料のメール配信システムもある)
  • 月額:2,000~1万5,000円

上記の料金は一例です。配信数や登録するメールアドレス数によって変わります。

一方、オンプレミス型のメール配信サービスを使うと価格が割高になります。導入時には以下の料金がかかります。

  • 初期費用:3,000円~1万円
  • ライセンス料:150~500万円
  • 月額:2,000~5,000円(サーバー代)

オンプレミス型のメール配信システムではアップデートやサーバーメンテナンス費用も月々にかかることがほとんどです。そのため、上記の金額にあわせて、月々30,000〜50,000円程度の予算を組んでおくようにしましょう。

学校が利用する場合は無料になるサービスもある

学校でメール配信サービスを利用する場合、保護者宛てのメールがメインになります。例えば、保護者500名に配信する場合、月額3,000円ほどで利用できます。

また、学校の場合、無料のスクールメールシステムもおすすめです。学校から保護者へのメール配信、一斉配信のみなど利用条件が限られてしまいますが、日常的に使う分にはさほど問題はないでしょう。

メッセージ送信ならSMS送信もおすすめ

SMSはスマートフォンや携帯電話で手軽に送れるメッセージです。

SMSで送ったメッセージはスマートフォンや携帯電話に通知されるため、受信者にとって電子メールよりも気づきやすい傾向にあります。また、外出中や移動中にも確認できるため開封のしやすさも特徴です。

SMSは電話番号で送信できるため、メールアドレスを知らない人にもメッセージを送れます。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

SMSの送信にはKDDI Message Castがおすすめです。KDDI Message CastはKDDIグループが提供するSMS送信サービスで、多くの企業で利用されています。

KDDI Message Castは国内直収接続 (キャリア直接続) のため高い到達率を実現しています。また、配信時に他人判定を行う誤配信防止オプションの搭載など、ユーザーにとって安心して利用できるサービスになっています。

初期費用は0円で、定額費用もかかりません。従量課金制となっているため、使わなかった月は費用がかからないのも嬉しいポイントです。

まとめ

近年、多くの学校が保護者への連絡手段としてメールを活用しています。メールで連絡を伝えることでお知らせを瞬時に伝えられるだけでなく、プリントを印刷する手間も省けます。

一方、連絡手段としてメールを使用することについて、情報漏洩リスクもあるため慎重な見方も多いです。

メールでの連絡に不安を感じる学校にはメール配信システムがおすすめです。メール配信システムを活用することで、誤送信やメールアドレスの誤入力などによる情報漏洩を防げます。

▼SMS送信サービス KDDI Message Cast(KDDIメッセージキャスト)詳しくはこちら
https://sms.supership.jp/