延岡保養園
入院費用に関するお知らせを、郵送からSMSの一斉送信に切り替え、「業務工数の削減」「約3/4のコスト削減」「入金率の5%の向上」に寄与

業種

医療

従業員数

210名

取り組み

入院費用に関するお知らせを、郵送からSMSに切り替え

SMS送信サービス「KDDI Message Cast」は、従来郵送などで行われるお客様への各種連絡手段の代替ツールとして利用することで、連絡業務の効率化を図ることができます。また2024年10月に実施された、郵便料金の値上げに伴うコスト増の改善策としても効果的です。
延岡保養園 様では、医事部経理課にて「入院費用に関するお知らせ」ツールとして、KDDI Message Castを導入いただきました。​郵送からSMSによるご案内に切り替えた結果、業務工数やコスト削減など大きな成果を上げています。
今回は、ご担当者様にサービス導入のきっかけや導入による効果などをお聞きしました。

採用の理由と経緯

− 事業概要と担当業務についてご紹介ください。

当院は、宮崎県にある精神科の病院です。所属する医事部経理課では主に、入院・外来カルテ入力や入院レセプトの処理、院内PC・各種システムの管理などを業務として行っています。今回導入したKDDI Message Castは、業務の一つである入院費用に関するお知らせツールとして利用しました。

− 業務の中で、どのような課題がありましたか？

入院費の請求書案内を郵送する業務で課題があり、定量課題として、下記の3点がございました。

• 郵送対応の工数として、8時間/月の業務負担
• 郵送費用として毎月6,720円かかり、年間換算で80,640円のコスト負担
• 入院費の未払い者に向け再度郵送と架電でお知らせしても、入金率が80%で停滞

課題①　郵送対応の工数として、8時間/月の業務負担

毎月10日に80件前後の請求書送付を、文章の作成から印刷、投函まで2,3名の担当者で8時間/月をかけて行っており、また、未払い者への再度郵送やお電話での催促に1時間30分の工数がかかっていました。（対象10名、各対応時間 郵送 6分/件、電話 3分/件 ※月によって変動あり）お電話した方の中には、不在の方もいるため、合計で3～4回電話をかけることや、折り返し対応で業務を中断する必要があるなど手間になっていました。

課題② 郵送費用として毎月6,720円かかり、年間換算で80,640円のコスト負担

1件当たりの郵送費用として84円かかり、対象者全員に郵送すると毎月6,720円の料金が発生していました。これを年間に換算すると80,640円と大きなコスト負担になります。
また当時、2024年10月以降より郵便料金の値上げも予定されていたため、さらにコスト負担が大きくなるという強い課題感がありました。

課題③ 入院費の未払い者に向け再度郵送と架電でお知らせしても、入金率が80%で停滞

支払い期限である月末を超えてもなお入金されない方に対しては、再度郵送や電話による催促の連絡をしていました。しかし、最終的に入金される方の割合は80%となっており、さらに入金率を向上させたいと思っていました。

− KDDI Message Castを選んだ理由は？

SMSの開封率が非常に高いということは以前から知っていたため、メールよりも効率が良いと考えたからです。また、複数のSMSサービスの中でもKDDI Message Castは、初期・月額費用も発生せず非常に安価だったため導入を決めました。

導入後の効果

− KDDI Message Cast をどのように利用していますか？

入院費用が確定する毎月10日に、一斉送信で対象者に向けてSMSの送信を行っています。その後、入金締め切りまでにお支払いがない方には再度SMSの送信を実施し、それでも入金がない方に対してはお電話でご連絡という流れを取っています。

− KDDI Message Cast の導入によって、どのような効果が出ていますか？

SMSでの一斉送信に切り替えたことで、大幅な業務工数の削減に成功し、システムからの対象者抽出も含めて毎月2時間ほどの作業で完了するようになりました。
その中でもSMSの配信設定時間は20～30分程度で完了するため、とても助かっています。一方で入金期限を超過した方に向けたSMSの再送とお電話は、作業の流れとして変わりませんが、催促する対象者数が10名未満まで抑えられています。さらに、不在の場合でもSMSによる案内ができていることもあり、折り返し電話は殆どなくなりました。
またコスト面に関しても、当院は1件当たり2通の文字数で送付しているため20円で済むため、毎月1,600円の費用感で対応できるようになりました。年換算でも19,200円に抑えることができるため、郵送時と比較して、およそ3/4の大幅なコスト削減に繋げることが出来ました。
最後に、入金率に関しても85%と、郵送時と比較して5%の向上に繋がりました。支払い確認が取れない方についても、SMS送付後に支払いが遅くなるという旨の連絡をいただけたため、結果としては満足しています。
はじめは“SMSを送信する”という不慣れな作業にスタッフ一同不安を感じていましたが、操作講習およびテスト配信を行うことで、本番時に大きな問題もなく送信することができ、結果としてスタッフの業務効率化を実現することができました。

− 貴社と同じような課題をお持ちの企業様に対して、一言いただけますでしょうか？

病院にもよると思いますが、医療事務では医療関係以外の雑用的な業務も多くなっています。こうした業務の中にシステムを活用することで、業務効率化が図れることは間違いないと思うため、KDDI Message Castのような効果的なシステムは積極的に活用するべきだと考えます。
さらに現在は他部署でも導入を行っており、「診断書の完成連絡」の用途でも利用しています。