【例文あり】ビジネスシーンのお礼メールの書き方を解説

お礼メールは、ビジネスの基本です。しかし、対面ではお礼の気持ちを伝えることができても、メールとなるとどう書いてよいのか迷う、送るタイミングが分からない、ということもあるかもしれません。お礼メールを送る際に知っておきたいポイントや、シチュエーション別の例文についてご紹介します。誠意のこもったお礼メールを送り、ビジネスを円滑に進めていきましょう。

お礼メールを送る際の心がけ

お礼メールを送ることで信頼関係を深めることができる反面、いざお礼メールを作成しようとすると、どう書けばよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。対面ではお礼の言葉を伝えることができても、メールとなると言葉の使い方に迷うかもしれません。

お礼メールを送る際に知っておきたい心がけについてご紹介します。

なるべく早く感謝の気持ちを伝える

お礼メールを送りたい、送らなければ、と思いながらも、いつ送ればよいのか迷ってしまい、ずるずると機会を逃してしまうこともあります。基本的にお礼メールは早い方がよいとされています。時間を空けず、すぐに送る方がよいでしょう。

午前中の訪問に対してのお礼であれば、その日の夕方までに送る、夜の会食のお礼であれば翌日の始業時間前後など、出来る限り早いタイミングで送るのがおすすめです。相手の記憶が強く残っているうちに挨拶することができ、良い印象を残すことができるでしょう。

件名で感謝の気持ちを簡潔に伝える

件名を見た時点で、すぐにお礼メールだと分かるようにするのもおすすめです。「〇〇の打ち合わせのお礼」「昨日の〇〇のお礼／株式会社〇〇」など、文字数に余裕があれば会社名や名前も件名に含めることで、一目見て情報を判断でき、メールの見落としも防ぐことができます。

「先日はありがとうございました」という件名もよく見かけますが、これではいつの話か分からず、内容や誰からなのかも判断できません。お礼メールを多方から受け取る可能性がある人であれば、見落とされてしまうこともあるでしょう。具体的な内容を件名に含め、簡潔に伝えるようにしましょう。

定型文にならないよう意識する

お礼メールを素早く送ることに専念するあまり、定型文のようなメッセージになってしまうことがありますが、これはNGです。お礼メールを送らなければならない人すべてにこの文章のまま送っているのだろう、と思われてしまえば、雑な印象を与えてしまいます。オンリーワンであることを印象づけるためにも、記憶に残ったエピソードなどを盛り込みましょう。具体的な内容であればあるほど、他のお礼メールに差をつけることができます。

相手との距離感に合わせる

お礼メールを送る相手は、初対面であったり、社長、副社長など明らかな目上の立場の人であったりとさまざまです。初対面であれば「突然のご連絡失礼いたします」などを用い、相手に合わせた距離感で作成するようにしましょう。

内容は具体的に伝える

単純に「ありがとうございました」の一言では、相手に気持ちが伝わりにくくなります。何に対してのお礼なのか分かるよう、具体的に伝えるようにしましょう。お力添えによって、無事〇〇できることになった、など印象に残るようなメールにすることが大切です。

感謝の伝わりやすい言葉・フレーズ

感謝の伝わりやすい言葉やフレーズを使うことで、受ける印象は異なります。また、相手との距離感、立場の違いによっても言葉も使い分ける必要があります。どのような表現を使うとよいのかご紹介します。

距離の近い相手

距離が近い相手であれば、「〇〇いただき、ありがとうございます」といった、比較的カジュアルな表現も使えるでしょう。お礼を伝えるまで期間が開いた場合には、「先日は」「その節は」などを付け加えることもできます。

上司や社外の相手

上司や社外の相手であれば、セミフォーマルな表現である以下のようなフレーズがおすすめです。

• 心よりお礼申し上げます
• 重ねてお礼申し上げます

「重ねて」という言葉には、「何度も」「繰り返し」という意味もあり、より感謝の気持ちを伝えることもできます。

お礼メールで使ってはいけない言葉・フレーズとは？

「取り急ぎ」というフレーズは、ビジネスメールでもよく目にする表現ですが、失礼だと感じてしまう場合もあります。「取り急ぎ」について正しく意味を理解していると「場当たり」「対応がいい加減」「責任感が薄い」と抵抗感を感じるのです。

さらに「とりあえず、急いで」だけでなく「準備が不十分な状態で、適切な報告ができない」という意味も持つため、誠意を表すお礼メールで使用するのは不適切と考えられます。便利な言葉として使いがちですが、相手を不快にさせることもあることを理解し、「取り急ぎ」という言葉は使わず「まずはお礼申し上げます」と言い換えて使用しましょう。

【状況別】お礼メールで活用できる例文集

状況によってお礼メールの内容は異なります。シチュエーション別に活用できる例文をご紹介します。

打ち合わせのお礼メール例文

具体的な内容が分かるような件名をつけて送りましょう。

件名	〇〇の打ち合わせの御礼
本文	株式会社〇〇 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。 本日はご多忙のところ、貴重なお時間をとっていただき、誠にありがとうございました。 提案させていただきました〇〇〇について、詳しくお話をお伺いすることができ大変参考になりました。 〇〇様よりお聞きしたご要望やご意見をまとめた上で、改めて本企画を進めて参りたいと思います。 ご不明な点等ございましたらご連絡ください。 どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

社内の会食のお礼メール例文

件名	会食の御礼
本文	〇〇部長 いつもお世話になっております。 昨日は会食の席にご招待いただき、誠にありがとうございました。 おもてなしの行き届いた素敵なお店で時間をご一緒させていただき感謝申し上げます。 普段はお伺いできないようなプライベートなお話は特に興味深く、 私もたくさん学ばせてもらわなければならないと実感いたしました。 仕事の面では、より一層、お役に立てるよう努めてまいります。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

取引先との会食のお礼メール例文

件名	会食の御礼
本文	株式会社〇〇〇〇 〇〇様 いつも大変お世話になっております。昨日は会食の席にご招待いただき、誠にありがとうございました。 心のこもったおもてなし、誠にありがとうございました。 あのような格式高いお店で、おいしい食事をいただきながら、素敵な時間をご一緒させていただき大変うれしく思います。 貴社の現状や〇〇様の会社に対する思いなど貴重なお話を拝聴でき、大変勉強になりました。 今後とも、変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。

飛び込み営業のお礼メール例文

飛び込みにも関わらず対応してもらえた場合には、早目にお礼メールを送ることで、良い印象を持ってもらい次につなげることが期待できます。

件名	本日の訪問のお礼
本文	株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 本日は突然の訪問にも関わらず ご対応いただき、誠にありがとうございました。 〇〇様からご指摘いただいた件ですが、 上司と相談いたしまして来週の〇曜日までには ご回答させていただきます。 これから、〇〇様のお力になれるよう全力を挙げて努めてまいります。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

契約のお礼メール例文

件名	新規契約の御礼／株式会社〇〇　〇〇
本文	株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 この度は弊社の企画をご採用いただき、誠にありがとうございます。 貴社事業に少しでも貢献できるよう、弊社一丸となって取り組ませていただきます。 追って、これからのスケジュールに関してご連絡させていただきますので、少々お待ちいただけますと幸いです。 至らぬ点もあるかとは存じますが、全力で取り組んでまいりますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

新規注文のお礼メール例文

件名	〇〇ご注文のお礼
本文	株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 このたびは〇〇のご注文をいただき誠にありがとうございます。 今回のご注文から貴社とのお取り引きが始められ、大変うれしく思っております。 ご注文いただきました〇〇ですが 〇月〇日までに納品させていただきますので、もうしばらくお待ちください。 商品についてご不明な点がございましたらいつでもご連絡ください。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

入金のお礼メール例文

入金を確認した場合のお礼メールは、注文内容をポイントをかいつまんで分かりやすく明記するようにしましょう。

件名	入金のお礼
本文	株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 このたびは弊社製品「〇〇」をご注文いただき誠にありがとうございます。 —————————— ▼ご注文内容 —————————— 商品名：〇〇 数量：×セット 金額：〇〇円（税込） —————————— 本日付けで、〇〇円のご入金が確認できました。 迅速なご対応を賜り、感謝申し上げます。 翌日午前の便で「〇〇」を発送いたしますので、 明日の午前中にはご指定の住所へお届け予定です。 ご確認いただきますよう、よろしくお願いいたします。

求人応募のお礼メール例文

件名	ご応募ありがとうございます
本文	株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 このたびは弊社Webサイトより「〇〇（職種）」の求人募集にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。 選考を進めさせていただきますので、まずは〇〇様の「履歴書」と「職務経歴書」をご送付ください。 ■送付方法 ・本メールアドレス（xxxx@xxxx.com）宛てに添付 ・郵送 尚、郵送いただいた書類の返却は行っておりませんのでご了承ください。 書類到着確認後、3営業日以内に弊社よりお電話にてご連絡いたします。 不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。 ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

上司へのお礼メール例文

件名	営業同行の御礼
本文	〇〇部長 おはようございます。 〇〇です。 昨日は〇〇株式会社への営業にご同行いただき、誠にありがとうございました。 先方の質問に対する対応や提案の流れの作り方など、とても勉強になりました。 また、営業後にご指摘いただいた点につきまして、改めて見直しつつ、今後の商談で活かしてまいります。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。

退職する人へのお礼メール例文

件名	退職のご連絡ありがとうございます
本文	株式会社〇〇〇〇 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 このたびはお忙しい中、退職のご連絡をいただきありがとうございます。 〇〇様には長い間大変お世話になりました。 入社間もない頃より、〇〇様にはさまざまな面でご指導いただきました。 〇〇様から学んだことは数え切れません。本当にありがとうございました。 退職されるのはとても残念ですが、 新天地で〇〇様がさらにご活躍されますことを願っております。 これまで本当にお世話になりました。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

どんなに誠意のあるお礼メールを送っても、読んでもらえなければ意味がありません。大量に届くメールに埋もれてしまい、開封すらされていなかった、ということも増えてきています。

そんな中、到達率、開封率が高いことで注目を集めているのがSMSです。大事なお知らせを確実に届けることができるツールとして、「KDDI Message Cast」をビジネスに活用してみてはいかがでしょうか。SMSは短文しか送れないから失礼にあたるのでは、と考えるかもしれません。しかし法人向けSMS送信サービス「KDDI Message Cast」は660文字まで送信可能です。誠意のこもった丁寧なお礼メールを送ることができるでしょう。

初期費用も0円で、導入コストがかからないことも魅力です。到達率、開封率が高いSMSをビジネスで活用してみましょう。

まとめ

お礼メールについてご紹介しました。送るタイミングに迷うかもしれませんが、一般的には早めに送る方がよいとされています。午前中に行われた打ち合わせのお礼であれば夕方までに、夜の会食のお礼であれば、翌日の始業時間前後などが適切なタイミングでしょう。

その時のエピソードなどを交え、定型文ではなくオンリーワンの文章を作成しましょう。

せっかくお礼メールを送っても、読んでもらえなければ意味がありません。大量に届くメールは、見逃されてしまう可能性もあります。お礼メールに、開封率が高いSMSを利用するのもよいでしょう。