TO・CC・BCCとは何か？使い方や注意点を徹底解説

メールを送る際に使われるTO、CC、BCCについて、どのくらい理解していますか？特にCCとBCCは、その違いについて知っておかないと個人情報の漏洩に繋がることもあります。役割や特徴を知り、正しく使用するようにしましょう。また、情報漏洩の心配がないSMSの利用についてもご紹介します。

メールで使うTO、CC、BCCの役割と特徴

メールで使われるTO、CC、BCCの違いを理解して使っていますか？あまり詳しくない場合、自分に送られてきたメールに含まれているCCやBCCに疑問を持ちながら使っているかもしれません。

TO、CC、BCCの違いは、以下のようになります。

	用途	見え方	返信義務	特徴
TO	メールを送る宛先	TO、CC、BCCに設定した人全員に、メールアドレスなどの情報が表示される	必要	処理や作業をして欲しい人に対して使用する。
CC	メールの内容を共有したい相手	TO、CC、BCCに設定した人全員に、メールアドレスなどの情報が表示される	不要	TO（宛先）の人に送ったので念のため見てください、という意思表示
BCC	メールの内容を共有したい相手	送信者以外に情報が表示されない	不要	他の受信者にアドレスが見えないように連絡できる。一斉送信の際に用いられることもある

TOとは

手紙で言えば、宛名部分となるのがTOです。「あなたに対して送っています」という意思表示で、メインで送信する相手と考えておきましょう。そのため、基本的には一人に対して設定します。TOに複数人入れる場合には、誰に何をしてほしいのか、メール本文で明記するようにしましょう。

CCとは

CCはカーボン・コピー（Carbon Copy）の略で、複写の意味を持ちます。TOがメインの送信先で、その複写を送りたい相手がCCだと考えておきましょう。「確認のために見て欲しい」「念のため情報を共有しておく」という場合に使います。

上司などに情報を共有しておきたい時や、メール送信と同時に報告したい場合に使うため、CCを受信した場合には、返信の義務はないものの、確認の義務は発生すると考えられます。返信の義務がないのに気を利かせて返信をしたり、対応をしたりすると、TOでメールを受けた人がどう対応してよいか迷う場合もあります。

また、CCはすべてのメール受信者にアドレスが公開されます。既に知っている人達の中でメールアドレスが公開されるのであれば問題ありませんが、知らない人に勝手に公開されてしまうことをよく思わない場合もあります。メールアドレスは個人情報にもあたるため、信用問題に発展しかねません。社内での情報共有にCCを使うことは問題ないものの、取引先や社外などのメールにCCを入れる場合には、知り合いかどうかなど状況を判断して使う必要があるでしょう。

BCCとは

BCCはブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。CC同様、複写の意味を持ちますが、CCと大きく異なるのがブラインドであるということ。BCCに入力されたメールアドレスは他の受信者に表示されません。情報共有されていることを隠したい場合や、BCCに入れるメールアドレスを知られたくない場合に使用できます。

取引先へのメールを上司に共有する場合や、面識がない複数の相手にメールを送る場合に最適です。また、自分が送信するメールを他の端末に送って保存しておきたい場合にも使用できます。

CC、BCCを設定する方法

CCやBCCは、通常TOの入力欄の下部にあります。それぞれの入力欄にメールアドレスを入力しましょう。

TO、CC、BCCの正しい使用例

TO、CC、BCCについて分かったところで、正しい使用法を知っておきましょう。受け取った場合にどのように対応すればよいのかご紹介します。

CC付きのTOで受け取った場合

TOで受け取ったメールにCCが追加されている場合には、CCも含めて返信するのがマナーです。CCに入っているということは、送信されたメール内容を共有しておきたいという意思表示です。当然、返信内容も共有すべきでしょう。

返信する場合には、「全員へ返信」機能を使用し、CCに対しても送信できるようメールを作成しましょう。

CCで受け取った場合

CCでメールを受け取った場合は、基本的に返信は不要です。「内容を把握しておいてください」という意味でのCCですので、あなた宛てに書かれたメールではないということを認識しておきましょう。

BCCで受け取った場合

BCCでメールを受け取った場合には、返信する必要はありません。BCCと気付かずに返信してしまうと、BCCでメールを送っていたことやあなた自身のメールアドレスが、そのメールを受信している人達に知られてしまいます。

もし、BCCで届いたメールに返信をする場合には、送信者に対して新しくメールを作成し、返信するようにしましょう。

BCCの注意点

BCCを使用する時に知っておきたい注意点についてご紹介します。

追加できる数に制限がある

BCCはメールアドレスを隠して送れるため一斉送信をする際にも使えますが、追加できる数に制限があります。メールサーバーによって制限数は異なりますが、Gmailでは500人以上の相手に一斉メールを送ったり、1日に500通以上メールを送信すると「送信できるメールの制限数に達しました」というエラーメッセージが表示されます。

独自ドメインのロリポップであれば1日あたり1,000〜10,000通まで、1時間当たり100〜1,000通までなど制限がかけられています。これを超えると、メール機能が数時間ストップします。

誤ってCCにすると個人情報の漏洩に

BCCで追加するはずのメールアドレスを誤ってCCで送信してしまうと、そのメール送信者に対してメールアドレスが公開されてしまいます。個人情報の漏洩になりますので、注意しましょう。

メールマガジンの配信では使用しない

BCCは一斉送信に向いているものの、メールマガジンの配信で使用するべきではありません。サーバーに負荷がかかり、メールの遅延が起こることもあります。他にも、以下のような弊害が起こる可能性もあります。

一斉送信するとスパム・迷惑メール扱いされてしまう

BCCでの一斉送信は、1つのメールアドレスから大量にメールが配信されることになります。スパムや迷惑メールであると識別されると、会社で使用している他のメールアドレスも影響を受け、取引先に送るメールが迷惑メール扱いになったり、ブロックされてしまい不着となる恐れもあります。

IPアドレスがブラックリストに載る可能性がある

迷惑メールが横行している現代において、プロバイダーは迷惑メールの対策をしています。一斉送信が多いIPアドレスを分析しブラックリストに入れて、スパム扱いすることもあるのです。通常のメールであってもスパム扱いになり、メール不着となり仕事に支障をきたすことが考えられます。

SMSならリスクを抑えて簡単一斉送信

迷惑メールやスパム扱いとなり、メールが不着となるケースが増えています。そうした中、SMSを利用したビジネスでのやりとりは到達率が高く、注目を集めています。電話番号に紐づけされたメッセージのため、簡単に一斉送信できる点も見逃せないでしょう。

また、SMSにはBCCとCCがないため、これらの入力ミスによる情報漏洩のリスクも心配いりません。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

短文しか扱えないSMSは、ちょっとしたメッセージには使用できるものの、ビジネスには不向きと考える人もいるでしょう。しかし法人向けSMS送信サービスである「KDDI Message Cast」は、660文字までの長文にも対応しています。丁寧かつ用件をきちんと伝えられるメッセージを作成することができるでしょう。また、「KDDI Message Cast」はSMSを進化させた＋メッセージにも対応しており、画像や動画も添付可能です。

迷惑メールに振り分けられる心配もないため、メールが読まれないことによるトラブルもありません。初期費用が不要で導入コストがかかりませんので、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

メールにおけるTO、CC、BCCの使用方法についてご紹介しました。上手に使えばビジネスを円滑に進めることができるものの、CCとBCCの違いについて知っておき、正しく使う必要があります。迂闊にCCに入れてしまい、メールアドレス漏洩に繋がることもあるため、知られてよい相手なのかどうか判断を間違えないようにしましょう。

BCCを多用することにより、迷惑メールやスパム扱いになることもあります。制限数はメールサーバーによって異なりますが、必要なだけに留めるようにしましょう。ビジネスにおいては、CCやBCCのないSMSの利用もおすすめです。メールアドレス漏洩の問題もなく、到達率が高いため、円滑にビジネスを進めることができるでしょう。