医療業界の業務効率化を実現する方法6選　課題解決のメリットや成功事例をご紹介

医療業界では医療保険制度による影響を受けて業務効率化を余儀なくされています。医療現場では時間をかけて丁寧に対応しなければならない業務と、ほとんどルーチンでできる業務があります。どちらも時間をかけているために現場が回らなくなっていることも稀ではありません。

この記事では医療業界で業務効率化を実現する方法をわかりやすく解説します。現場の課題解決によって業務効率化に成功した事例も紹介するので参考にしてください。

医療業界が業務効率化するべき理由

医療業界では業務効率化を積極的に推進しなければならない窮地に立たされています。現状ではすぐに必要はないと思っていても、今後はさらに厳しい状況になるリスクがあるでしょう。ここではなぜ業務効率化が必要なのかを解説します。

人手不足の慢性化

医療業界では人手不足が大きな問題になっています。医療現場では医師、薬剤師、看護師、臨床検査技師などの国家資格を持っている人が必要です。医療の需要が高騰している中で必要な人材数を確保できずに苦労している施設も多数あります。求人を出していても応募者がいない状況が続いている場合も多く、人手不足の対策を進めることは不可欠です。

少子高齢化と労働人口の減少

少子高齢化によって労働人口が減少している日本ではさらに人手の不足と医療現場の業務負担を厳しい状況にしています。労働人口が減って人材獲得が難しくなり、医療スタッフを増やして対策するのが困難なのが現状です。高齢化によって長期的に医療を受ける人も増えているため、人材が減っても医療を提供できる体制を整える必要が生まれています。

看護師の業務負担の増加

医療業界における業務効率化が重要なのは看護師の業務負担が大きいことも挙げられます。看護師は患者とのコミュニケーションも医師の指示による検査や投薬などの治療もしています。医師の問診や手術のサポートもしているため、業務負荷が大きいのが問題です。看護師の離職が多いのも過重負担の影響が大きいので対策をする必要があります。

医療業界の業務を効率化するメリット

医療業界で業務効率化をするメリットは、医療スタッフの業務負担を軽減して健全に働ける環境を整えると同時に、患者に提供する医療サービスのクオリティを上げられることです。医療現場で必要とされている業務には事務作業もたくさんあります。医療に直接かかわらない業務負担を減らすと医療の品質向上になり、スタッフのエンゲージメントも高まります。

医療業界の業務効率化を実現する方法6選

医療業界での業務効率化は現場の課題に合わせて適切な方法を選ぶのが大切です。ここでは医療スタッフの負担を軽減しつつ、品質向上も目指せる方法を厳選して紹介します。

マニュアルの作成

医療業務の効率化にはマニュアルの作成は不可欠です。医療現場では誰もが一定以上の水準の医療を受けたいと期待しています。誰が対応しても同じ医療を提供できるようにするにはマニュアルが必要です。WHOや国が定めるガイドラインに則るプロトコルをマニュアル化したり、医療行為をする上での注意点をまとめたりすると医療品質の向上・均質化ができます。

マニュアルに従って業務を遂行すれば良いとわかると業務に安心して携われるようになります。まだ経験が浅い医療スタッフでもマニュアル通りに対応すれば良いと思うとスムーズに作業を進められるので、業務効率化になる方法です。

他の医療機関との連携

業務効率化には他の医療機関との連携が効果的です。クリニックで診察や治療をした患者を病院に紹介するというケースはよくあります。患者が自分の判断で複数のクリニックを受診して検査を受けることも多くなりました。医療機関の間で患者情報を共有すると、同じ検査を何度も繰り返す必要がなくなるので業務効率化ができます。

また、自院ではできない検査も他院に紹介すればできる場合があります。他院との連携ができていればすぐに紹介できるので、患者の満足度も向上するでしょう。

不要なコストの削減

不要なコストを減らすことで結果的に業務効率化になります。病院やクリニックの経営では収入が診療報酬改定によって大きく影響を受けます。コスト削減は経営を続ける上で欠かせないでしょう。病院で大きなコストになっているのは人件費です。人件費を減らすには医療スタッフの業務負担を減らし、残業をなくすなどの対応が必要になります。本来は専門のスタッフが担当する必要がない業務を他に割り当てたり、業務の自動化をしたりするのは効果的な方法です。

接遇率やクリニックのイメージ向上

業務効率化には接遇率の向上が効果的です。接遇は患者に対する誠実で喜ばれる対応で、接遇率が高ければ多くの患者が満足してくれます。看護師の業務効率化では重要なポイントで、患者の悩みやクレームを聞く時間を削減できます。病院やクリニックのイメージ向上に努めるのも重要です。「このクリニックなら信頼できる」と思って来院してくれた患者は対応しやすく、誠実に診療をすればクレームなどもなくてスムーズに治療を進められます。

医療事務代行サービスの活用

レセプトの作成や診療報酬請求などの医療事務は代行を依頼すると業務効率化になります。医療事務の担当者を雇って対応することも可能ですが、一般的には受付の担当者がレセプトの作成などの医療事務もおこなっています。医療事務代行サービスを利用すれば内部負担を軽減することが可能です。請求業務のように内部でやらなくても良い業務は代行依頼を検討するのもおすすめです。

デジタル化・DX化の推進

医療では業界全体としてデジタル化・DX化の必要性が高まっています。デジタル技術の活用は業務効率化に直結するので、積極的に取り入れていくのがおすすめです。医療システムの導入をしている病院やクリニックとの連携もしやすくなります。ここでは特に医療業務の効率化をしやすい取り組みを紹介します。

ペーパーレス化の推進

ペーパーレス化は医療DXとして効果的な取り組みです。病院やクリニックでは紙媒体でカルテや問診票、検査票などを取り扱っていることが多いでしょう。医療システムを導入しても紙の書類を並行して利用している場合がほとんどです。しかし、紙の書類をスキャンしたり、記載内容をシステムに手入力したりすると余計な業務負担が発生します。書類はすべてデジタル化してペーパーレスにすると入力・転記といった無駄な作業負担をなくせます。

問診・診療予約のシステム化

問診や診療予約の管理をシステム化して一元管理すると効率的です。問診票は来院してから待合室で記入してもらうことが多いですが、オンラインで事前に記入して提出してもらうこともできます。待合室でタブレットを渡して入力してもらうと、紙の問診票の記入内容をシステムに入力する必要がなくなります。診療予約もオンラインシステムで管理すれば、電話予約だけでなくインターネット予約にも柔軟に対応可能です。

関連リンク：
医療現場のDX（デジタルトランスフォーメーション）とは？現状や課題などを解説
DX推進が業務効率化に繋がるのはなぜ？重要性や成功事例をご紹介

医療業界の業務課題を解決するツール

医療業界ではITの導入によって業務効率化ができます。ここでは現場の業務課題を解決する3つのツールを紹介します。

1.診療予約システム

診療予約システムはオンラインで受診の予約ができるシステムです。患者はウェブサイトやアプリなどを使用していつでもどこでも予約やキャンセルができます。患者にとって利便性が高いだけでなく、患者の電話予約に対応しなければならない負担を軽減できるのが魅力です。初診の人でも予約できるシステムを導入すると「混んでいて待たされた」という不満も少なくなり、病院やクリニックのイメージも向上できます。

2.電子カルテ

電子カルテは患者の診察や検査の結果や既往歴などのデジタルデータとして管理するツールです。電子カルテは検索性が高いので、過去に受けてきた医療について確認するのが容易になります。また、他院と患者情報を共有するときにも、書面を作成する必要がなく、すぐにすべての患者情報を共有できます。他院からの転院を受け入れたり、他院に紹介したりするときに連携を取りやすいのがメリットです。

3.Web問診票

Web問診票は患者が事前にWeb上で問診票に記入して提出できるようにするツールです。来院してから問診票に記入してもらい、きちんと書かれているかをその場でチェックすると手間がかかります。Web問診票を事前に提出してもらうと、隙間時間に内容を確認できます。電子カルテに直接内容を反映させられるWeb問診票もあるので、転記をする必要もなくすことが可能です。外来対応の問診に関わる業務を効率化できる有用なツールです。

医療業界の業務効率化成功事例

医療業界ではさまざまなアプローチで業務効率化を成功させている事例があるので、代表的なケースを紹介します。

財団法人竹田綜合病院

財団法人竹田綜合病院では富士ゼロックスの提供するシステムの導入によってペーパーレス化による業務効率化を実現しました。同病院では福島県の中核病院として1日平均1万程度の診療記録が出ています。システム導入前は紙媒体と電子文書が混在していて、管理が困難な状況でした。医療現場で使用されているあらゆるシステムに汎用できるドキュメント形式を採用し、紙で記録されてきた診療記録も電子化できる体制を整えて、情報の一元管理をするインフラを構築しています。

参照：財団法人 竹田綜合病院(福島県会津若松市)で富士ゼロックスの診療記録統合管理システムが稼働

社会医療法人石川記念会HITO病院

社会医療法人石川記念会HITO病院は公益社団法人日本看護協会主催の看護業務の効率化先進事例アワードで2度も受賞しています。特に業務効率化の成功事例として、病棟業務における看護師から薬剤師へのタスクシフトがあります。同病院では病棟薬剤管理業務を看護師が担当していましたが、より専門性のある薬剤師にタスクシフトをしました。薬剤師が現場に立つことで追加処方箋などの確認も円滑に進められるようになっています。

参照：看護業務の効率化先進事例｜HITO｜LIFE 働くを支える｜HITO病院 | 愛媛県四国中央市
関連リンク：業界別のDX事例15選 DXが各業界にもたらす影響や変化とは

医療業界の業務課題解決はSMSの活用がおすすめ

医療業界の業務効率化の課題にはSMSの活用も検討してみましょう。医療業界での連携の促進やイメージ向上にはSMSが有効です。業務連絡の手段としてSMSを利用するとタイムリーに情報が伝わるので連携を取りやすくなります。また、予約患者に問診時間のリマインダーとしてSMSを送ったり、問診票の記入を促したりすることもできます。医療DXとして他のITとの連携も取りやすいのでSMSの活用はおすすめです。

関連リンク：医療業界でのSMS（ショートメッセージ）送信サービスの活用事例

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まとめ

医療業界の業務効率化は少子高齢化や医療スタッフ不足が進む現代では欠かせない取り組みです。マニュアル整備や医療連携の取り組みと並行して、効率的なシステム作りをするためのデジタル化・DX化も積極的に進めていきましょう。電子カルテを基点にして、多角的な視点でIT導入を進めるのがおすすめです。SMSは情報を確実かつ迅速に伝える手段として優れています。医療業界の課題解決にはKDDI Message CastのSMS送信サービスをご活用ください。