メールが埋もれる原因は？対策や、返信率をあげる方法を紹介

メールが埋もれてしまうと、読んでもらえず返信も受けられないことが悩みです。特に、多数のメールを受信している人ほど、重要なメールを見落としてしまう可能性が高くなります。そこで、この記事ではメールが埋もれないようにするための対策を解説します。

メールが埋もれる原因

メールが埋もれて返信がない状況になる原因は送信者の方に問題がある場合が多いので、以下のような点に注意することが大切です。

未読のままになりやすい件名になっている

メールは件名を見て開封するかどうかを判断します。「初めまして」という挨拶の件名で内容がわからないと、特に急いで読む必要はないと思われたり、迷惑メールだと考えられたりして未読になりがちです。「関係者の方へ」といった件名を付けると、自分が関係者だとは限らないので読むのを後回しにする人もいます。相手にすぐに読んで欲しいと伝わる件名のメールにしないと埋もれやすいので、件名の付け方には工夫が必要です。

対応不要と思われやすい内容になっている

メールを開封しても自分が今すぐに対応する必要がないと判断すると返信がありません。そのままメールが埋もれてしまう可能性があります。誰が返信するべきなのかが明確になっていない場合スルーされやすくなります。他の人に別途確認を取る必要がある内容の場合には、確認を取ること自体忘れてしまってレスポンスがなくなりがちです。対応がいつまでに必要なのかを相手に明確に示すことが重要な対策です。

読まれにくいタイミングで送信している

メールを送信するタイミングが悪いと、読まれずに埋もれてしまう原因になります。例えば、ビジネスでは営業時間が終わった後にメールを送信すると、翌営業日の朝にたくさん溜まっているメールの中に埋もれてしまいます。週末に送ると休みのため、さらに多くのメールが溜まり、必要そうなメールだけを選んで読む人もいるでしょう。プライベートのメールでは、逆に仕事中に送られてきたメールの返信を後回しにして忘れてしまいやすいので注意が必要です。

メールの対応漏れを防ぐ対策方法

メールが埋もれると対応漏れが発生します。送信者側がメールに確実に対応してもらえるようにするためには、以下の対策が有効です。

対応の必要性を明記する

まずはメールを読んだり、返信したりする必要性を件名で明確に伝えることが大切です。【要返信】、【要確認】、【必読】、【5月31日締切】といった重要性や期日がわかる言葉を件名に記載するのが効果的な対策です。メーラーの設定によっては件名が冒頭から十数文字くらいしか表示されない場合があるので、件名の頭に対応の必要性がわかる言葉を添えるようにしましょう。

ただし、あらゆるメールに【要対応】などの言葉を使用すると、「この人はいつも返信を要求している」とうんざりされてしまう可能性があります。相手との信頼関係が失われると差出人を見た時点で無視される場合もあります。本当にすぐに対応して欲しい場合にだけ使用するのがおすすめです。

ラベルや自動振り分けを運用する

社内メールではルールを策定してラベルや自動振り分けを活用すると効果的です。例えば、受信した時点ですぐに返信が必要な内容の場合には【即返信】、期日までの返信が必要なときには【要返信】、読んで内容を理解していれば良い場合には【要確認】といったラベルを使うルールを決める方法があります。【要返信】などのラベルに対してメーラーの自動振り分けを設定してフォルダに振り分けると重要なメールが埋もれにくくなります。

ただし、ラベルのルールを決めなければ自動振り分けを設定できません。複雑にすると実質的に運用されない場合もあるので、できる限りラベルの数を絞り込んだルールを作って運用を始めることが大切です。

メールの送信タイミングを相手に合わせる

送信先の相手に合わせて、メールを送るタイミングを見計らうことは重要な対策です。営業時間外の場合や会議などで長時間メールチェックができないときにメールを送ると埋もれやすくなります。月曜日や週の前半に会議が集中する現場は多いので、すぐに返信やアクションを求めたいときには週の後半にメールを送った方が良いでしょう。

すぐに送信しないと連絡を忘れてしまうのではないかと不安になる場合もあります。最近のメーラーではスケジュール送信の設定に対応しているので、日時を指定して送信できます。利用しているメールシステムによってはスケジュール送信ができない場合もありますが、使える場合には相手に合わせて適切なタイミングで送信するのがおすすめです。

メールの共有管理をする

部署やグループでメール対応をする場合、メールの共有管理を行うことで対応漏れを防ぐことができます。人事や経理などの部署やコールセンターでは、問い合わせの初期対応を部署全体で行うことが多いでしょう。このような場合、すべてのメールを全員で共有管理することで、対応しやすい環境を作ることができます。

全員で共有管理するメールアドレスを作成するのが簡単な方法です。多くのメールシステムでは、アカウントを複数人で共有したり、メールを転送したりする機能を利用できます。ただし、メールの共有管理を行うと、そのメールアドレス宛の問い合わせへの対応が個人に偏ることがあります。メール対応のルールを策定し、部署全体として適切な対応の流れを作ることも重要です。

差出人名をわかりやすくする

差出人名が設定されていない場合には、相手との関係に合わせて適切に設定すると開封率が上がります。差出人名としてメールアドレスしか表示されない場合には迷惑メールと思われる場合もあります。メーラーで自動設定される場合もありますが、任意設定をしてわかりやすくするのがおすすめです。

プライベートのメールでは自分の氏名でも問題ありません。ビジネスのメールでは企業名やブランド名も含めると、初めて連絡する相手でも開封してくれる可能性が高くなります。例えば、取引先へのメールでは「○○株式会社　△△××」といった差出人名にすると、送信元が明確になり、速やかに確認してもらえるでしょう。検索性も良くなるので、埋もれてしまったメールを掘り起こしてもらえる可能性も高まります。

メールの件名を工夫する

メールの件名は相手がすぐに開封するか、後回しにするか、無視するかを判断する重要な要素です。社内メールでは【要確認】などのラベルを使って開封を促せますが、社外メールでは失礼に当たるので注意しましょう。督促メールのように相手に非があって確認や返信を促す場合にも「お支払いをお忘れではありませんか？」といった問いかけにするなどの工夫をするとやんわりと相手に行動を促せます。

営業メールではパーソナライズするのも効果的です。「あなたのための特別なご案内」と表示するよりも、「○○様のために限定特典をご用意しました」といった形で個人名を入れた方が特別感を生み出せます。自分の名前は目に留まりやすいので気付いてもらいやすいのもメリットです。

埋もれにくいメールの件名例

メールの件名によってすぐに対応してもらえる可能性を上げられます。ここでは埋もれにくい件名の例を社内メール・社外メールのそれぞれについて紹介します。

社内メールでの件名例

社内メールでは返信や対応の必要性をはっきりと伝える件名を付けるのが効果的です。件名の最初の数文字を見るだけでメールを確認して対応しなければならないことがわかるように書くと埋もれにくくなります。

• 【要返信8/3締切】懇親会の参加希望申し込み
• 【至急】○○社との契約書類への押印の依頼
• 【要確認】インフルエンザ予防接種の申し込み

社外メールでの件名例

社外メールでは差出人や返信の必要性、案内の内容の期日や時期などを件名で明確にすると確認や返信を促せます。丁寧な表現をしつつ、端的に要件をまとめることが大切です。

• お問い合わせの機器情報についてご回答（○○株式会社××）
• 【ご返信お願いします】次回の打ち合わせ日程の調整
• 【〇月×日△時～】○○セミナーのご案内

メールが埋もれてしまったときの対処法

気を遣ってメールを送信したとしても埋もれる場合があります。ここでは返信がなかったときにできる対処法を紹介します。

リマインドメールを送信する

メールの返信や依頼した内容への対応がないときにはリマインドメールが効果的です。再度、必要な内容を伝えるメールを送ることでアクションを促せます。例えば、メールで書類提出の期日の連絡をしたにもかかわらず、期日までに提出されない場合があります。提出日の前日に「【ご確認〇月×日締切】○○のご提出について」といった件名のメールを送付すると、忘れていた人も思い出して対応してくれるでしょう。

リマインドメールを送るときにはクッション言葉を使うのがおすすめです。相手を急かすことになるので、機嫌を損なわないように丁寧な書き方を心掛けましょう。

電話で確認する

メールが埋もれた可能性があるときには、リマインドメールを送っても意味がない場合もあります。電話ならば直接用件を伝えたり、メールへの返信を依頼したりすることができます。個人宛の電話では知らない電話番号からの連絡には出てくれない場合もありますが、ビジネスの電話であれば社内でも社外でも出てくれる可能性が高いでしょう。

ただし、電話は相手の時間を強制的に奪うことになるので注意が必要です。緊急の内容でない限りは電話よりもメールなどの他の方法で再度連絡をするのがおすすめです。

SMSを利用する

SMSによる連絡はすぐに内容を確認してもらいやすい方法です。通知設定をしている人が多いので、届いた時点で見てもらえます。電話番号を知っている人からの連絡なので、重要な内容かもしれないという認識をしてもらえるのもメリットです。一般的に、メールに比べて受信数が少ないので、SMSは埋もれにくいのも特徴です。

SMSは記載できる文字数に限界がありますが、短縮URLを挿入して資料や画像などにリンクを張ることが可能です。以前に送ったメールが長かった場合にも、メールの文面をアップロードしてリンクを作成すればSMSで送付できます。

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SMSはメールのように埋もれることが少ないので、重要な連絡をする手段として有効です。KDDI Message CastはSMSをパソコンからでも送信可能で、ビジネスで使いやすいSMS送信サービスです。KDDI Message Castでは受信者のSMSの開封確認をしたり、短縮URLを作成したりする機能もあります。メールが埋もれて返信がない課題を解決する手段として導入を検討してみましょう。

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まとめ

メールが埋もれる原因は、すぐに読んで対応した方が良いメールだと相手に認識してもらえていないからです。すぐ読もうと考えてくれるように、件名や差出人名、送信時間帯や送信方法などを相手の立場から考えて工夫することが大切です。リマインドをして埋もれた可能性があるメールを見直してもらう方法も効果的なので、メールの返信がないときにはSMSなどの別の方法で連絡して対処しましょう。