不動産業界でペーパーレス化を進めるには？導入メリットや手順、ポイントを解説

ペーパーレス化は不動産業界でもできるのでしょうか。世の中の潮流としてDXによりペーパーレス化を進めるのが一般的になってきました。不動産業界では書類の作成や郵送などの業務が多数発生するので、ペーパーレス化に興味を持っている人は多いでしょう。

この記事では不動産業界でペーパーレス化を進める方法を詳しく紹介します。メリットやポイントも踏まえて、ペーパーレス化の導入計画を立ててください。

不動産業界でペーパーレス化を進めるメリット

不動産業界では書類の取り扱いが多いのでペーパーレス化を進めるメリットが豊富です。現場の課題解決になるDXの1つとして取り組む価値があります。ここでは不動産業界でペーパーレス化を実現する魅力を紹介します。

業務効率化の実現

ペーパーレス化は不動産業務の効率化に直結します。紙媒体の書類の取り扱いに比べて、個々の業務の手間が少なくて済むからです。デジタル文書として情報の入力・保管を一元化できるため、紙に記入した内容をパソコンやタブレットで手入力して電子化する必要がなくなります。顧客にも手書きではなく、端末から直接入力してもらうとさらに手間を減らせるでしょう。

また、顧客を物件の内覧に案内している最中のような外出先でも、あらゆる書類にインターネット経由でアクセスできます。外出先で手元に資料がなくて質問に答えられないといったことがなく、オフィスに戻る業務負担もなくせます。

生産性の向上

不動産業務の生産性向上にもペーパーレス化は有効です。文書をデジタル化すると検索性が向上して、必要な不動産情報や顧客情報を簡単に探し出せます。取り扱っているデータ量が多いのは不動産業界の特徴で、書類を探すだけで時間を浪費してしまうことも少なくありません。データベース化して書類を管理すれば、書類探しにかかる時間を大幅に削減できます。

また、郵送によって対応していた顧客への書類の送付をオンラインでおこなえます。封書の用意や投函なども不要で、同じ内容の書類であれば複数の顧客にメールやSMSで一斉送信することも可能です。

コストの削減

ペーパーレス化はコスト削減に直結するDXです。紙媒体を使用すると紙代、印刷代、プリンター代、文房具代といった費用が継続的にかかります。顧客情報や契約書のように厳重な管理をしなければならない書類が多い不動産業界では、紙の書類の保管コストや廃棄コストも莫大になります。ペーパーレス化ではデジタル文書のストレージが必要になりますが、クラウドストレージなら比較的低いコストで運用可能です。

書類の郵送費についてもペーパーレス化によってなくせます。メールアドレスの契約やSMSの送信のコストがかかりますが、郵送費に比べると安価なのでコスト削減になります。

リモートワークなど働き方の柔軟性向上

ペーパーレス化によって従業員の働き方に対する価値観の変化にも柔軟に対応できるインフラを整えられます。事務的な作業が中心の従業員はリモートワークで自宅で働けるようになります。オンライン面談を導入すれば営業担当者も自宅から顧客に不動産を紹介したり、ヒアリングをしたりすることが可能です。電子契約を導入すれば不動産関連の契約締結まですべてオンライン対応することもできるでしょう。

情報が紙媒体で管理されているとオフィスに行かなければ仕事ができません。ペーパーレス化をすればリモートワークなどのオフィス外での働き方に強いインフラができます。

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不動産業界でペーパーレス化を進めるデメリット

ペーパーレス化は不動産業界の課題解決に有効活用できます。ただ、実際にはペーパーレス化があまり進んでいません。ペーパーレス化にもデメリットがあるからです。ここでは導入する際に注意した方が良いデメリットを解説します。

導入コストの発生

ペーパーレス化は導入コストが必ず発生します。デジタル文書の管理や運用をしやすいITインフラを整える必要があるからです。パソコンやタブレットなどのデバイスやインターネット環境、クラウドシステムやソフトウェアなどを一通り用意しなければなりません。

また、今まで使用してきた紙媒体の文書をデジタル化したり、廃棄処分したりするのにもコストがかかります。もともと手入力でデジタル文書にしていた場合には導入コストを抑えられますが、完全にアナログで運用していた場合には書類が多いと莫大なコストがかかる可能性があります。

セキュリティ対策

ペーパーレス化をするにはセキュリティ対策の徹底が必要です。不動産業界では個人情報や契約情報などの機密情報の取り扱いが多いので、データの安全性を確保することは欠かせません。情報漏えいを起こすと企業の信用が失われて経営継続が困難になります。ストレージやネットワークのセキュリティは契約前にサービス提供者の実施している対策を調べて、安全性の高いサービスを選びましょう。

マルウェア対策による情報漏えいの防止や、内部統制による従業員が情報を持ち出すリスクへの対策も必要になります。ペーパーレス化にあたって、見落としがないようにセキュリティ対策をしなければならないのは大変な点です。

システム障害などによる影響

完全なペーパーレス化をする際にはシステム障害などのトラブルによる影響を考えて対策を練る必要があります。顧客情報が管理されているクラウドストレージのサーバーがダウンしてしまって使えなくなったら、業務を一時停止せざるを得ないでしょう。

社内LANの不調や従業員に貸与したタブレットの故障なども業務ができなくなる原因になります。データのバックアップや端末の予備の確保などのリスク対策を十分におこなわなければ安定して業務を続けられないのはペーパーレス化のデメリットです。

不動産DXでペーパーレス化を進めるためにおすすめのツール

不動産業界でペーパーレス化をするにはツールを決めて導入するのが大切です。ここではDXになるおすすめツールを紹介します。

1.勤怠管理ツール

勤怠管理ツールを導入すれば出勤簿やタイムカードをなくすペーパーレス化になります。打刻方法としてスマートフォンでの打刻、パソコンのログインなどのさまざまな選択肢から現場に合わせて選べます。クラウドサービスではリモートワークのときにも打刻できるので便利です。勤怠情報の入力などの集計業務をなくして効率化ができます。

2.ワークフロー

ワークフローは社内の申請業務をシステム上でおこなえるツールです。稟議を上げて承認を得るプロセスをすべてデジタル化できるので、書類のやり取りが必要ありません。フォーマットを作成したり、過去の書類をコピーして申請を上げたりすることもできるので、稟議関係の書類手続きを総合的に効率化できるのが魅力です。

3.社内Wiki

社内Wikiは従業員間の情報共有に有効なツールです。就業規則や各種規定、業務マニュアルなどのペーパーレス化ができます。企業の年間実績や個人の活動報告書や社内全体で共有したい情報を集約させるプラットフォームとして運用できるのが特徴です。カテゴリーに分けて整理できるため、必要な書類を簡単に探せる下地を整えられます。

不動産のペーパーレス化に必要なものは？

ペーパーレス化の導入にはインフラを整える必要があります。最初に揃えなければならないものをまとめたので参考にしてください。

タブレット端末など対応するデバイス

ペーパーレス化には従業員全員がデジタル文書にアクセスできるデバイスを持つ必要があります。従業員の業務内容に合わせてタブレットやパソコンを貸与できるように準備するのが大切です。経理や営業補助のようにオフィスでパソコン作業をするのが中心の職種にはパソコンが便利です。しかし、不動産営業の場合にはカウンターセールスを除くと外勤が多いのでタブレットがある方が業務効率が上がります。オフィスにも共通で使えるデバイスを用意すると利便性がさらに向上するでしょう。

一元管理ができるクラウドストレージ

デジタル文書の一元管理はペーパーレス化に欠かせません。クラウドストレージはインターネットを介してどこからでもアクセスできるので、外勤やリモートワークのある不動産業界に適しているストレージです。クラウドストレージなら複数拠点がある場合にも顧客情報や物件情報を一元管理できる体制を整えることができます。

クラウドストレージは容量やアカウント数などを柔軟に変えて契約できます。データ量や従業員数から考えて最初の契約プランを考えましょう。必要に応じて容量やアカウント数を増やして運用していくのが費用対効果の高い使い方です。セキュリティ対策やバックアップ対応などの機能面も確認して、安全に使えるクラウドストレージを導入しましょう。

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Web会議のシステム

Web会議のシステムは会議のペーパーレス化をする上で必要になります。会議書類は紙媒体にすると会議が終わった時点でシュレッダーにかけて廃棄することが多いでしょう。莫大な量の資料が必要になることもあるのでペーパーレス化によるコスト削減に直結します。Web会議のシステムがあれば映像と音声による通話ができるだけでなく、資料をオンラインで共有してプレゼンテーションをすることも可能です。

Web会議のシステムを導入すればどこにいても会議に参加できます。リモートワークにも対応しやすく、ペーパーレス化と同時に導入するメリットが大きいツールです。クラウドストレージサービスとパッケージ化されていることもありますが、単独で使えるZoomなどもあるので便利なシステムを選び出しましょう。

不動産業界でペーパーレス化を進める際のポイント

ペーパーレス化は不動産DXになるメリットの大きい取り組みです。ここでは魅力を最大化するために必要なポイントを解説します。

必要性を明確にして周知する

ペーパーレス化を進めると、従業員は今までの業務フローを変えなければなりません。必要性が周知されていないとペーパーレス化後の業務のあり方が浸透せず、不動産DXが失敗に終わってしまいます。ペーパーレス化の目的を明確にして周知し、実現すべきことを理解させたうえでシステムやツールの導入を始めるのが成功のポイントです。社内研修できちんと説明する機会を設けて、導入スケジュールを立てて示すのがおすすめです。

事前に従業員にヒアリングする

ペーパーレス化の計画を立てる時点で従業員にヒアリングしましょう。従業員にとって課題解決になるとわかるとペーパーレス化に積極的に取り組んでくれるからです。働いていて面倒だと感じている業務がないか、一日の大半を費やしている作業があるかといった点で話を聞いてみると課題を抽出できます。事前にヒアリングがあると、「自分の不満を解決する方法としてペーパーレス化が選ばれた」という認識をしてくれる可能性も高くなります。

ペーパーレス化の段取りを綿密に計画する

ペーパーレス化は段取りを決めて計画的に進めるのがポイントです。ある日から突然ペーパーレス化にすると従業員が混乱するだけでなく、システムのトラブルが発生して業務が滞るリスクが高くなります。従業員が受け入れやすいように現存のシステムと共存できるものから1つずつ順番に導入をしていくのがおすすめです。Web会議の通常会議との並行運用といったやり方で移行期間を設けて、トラブルの予防策を立てておくのも大切です。

不動産業界の課題解決ならSMSの活用がおすすめ

不動産業界の業務効率化やコスト削減などの課題解決にはSMSが役に立ちます。例えば、SMSはペーパーレス化に伴う顧客への連絡対応に有効です。顧客から問い合わせの電話を受けたときに説明できなかった内容について、折り返しの電話をかけても出てくれず、何度もかけ直すこともあるでしょう。SMSで詳細をまとめた資料へのリンクを送り、疑問があればまた連絡を促すといった効率的な対応ができます。SMSはすぐに到達するメリットがあるので、顧客への連絡・通知に適しています。

関連リンク：SMS（ショートメッセージ）送信サービスの不動産業界での活用ポイントと活用ケース

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

SMSを不動産業界で利用するならSMS送信サービスを契約しましょう。KDDI Message Castは導入コストがかからず、業界最低水準の従量料金で利用できるサービスです。顧客への到達率・開封率も高いので、顧客対応業務の効率化で高い費用対効果を発揮します。SMSは使い慣れている人が多く、ペーパーレス化の際に従業員にも受け入れてもらいやすいのが特徴です。ペーパーレス化の初期段階から導入できるツールとしてKDDI Message CastのSMS送信サービスがおすすめです。

まとめ

不動産業界ではペーパーレス化によるDXのメリットが大きいので積極的に推進しましょう。ペーパーレス化は業務課題の解決になるだけでなく、今後の競争力を獲得することにもつながります。導入コストや従業員教育の課題はありますが、導入しやすいものから段階的に取り入れていけばペーパーレス化を実現可能です。KDDI Message CastのSMS送信サービスは顧客対応の効率化に優れた効果を発揮するので、ペーパーレス化の最初のステップとしてぜひご検討ください。