人材業界でペーパーレス化を進めるメリットやデメリットは？方法や成功事例を紹介

人材業界ではペーパーレス化の推進が必要という話題がよく上がっています。世界的にペーパーレス化の必要性が指摘されるようになり、人材業界でも積極的に推進しなければならないと考えている場合もあるでしょう。

この記事では人材業界でペーパーレス化をするメリットとデメリットを詳しくまとめました。実際にペーパーレス化に取り組んだ人材業界での企業の成功事例と、それぞれの事例で取り入れた方法についても詳しくご紹介します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレスは紙の使用量を減らす取り組みのことで、書類のデジタル化を通して業務効率を高める効果があります。契約書や会議資料などのさまざまな書面を印刷せずに、デジタル化して保管や管理をするのが基本です。データとして取り扱うことで検索性も高くなる点でもペーパーレス化は業務効率の向上に貢献します。

出典：https://www.unicef.or.jp/kodomo/sdgs/about/

ペーパーレス化はSDGsの観点からも重要な取り組みです。SDGsにおける「8.働きがいも経済成長も」「12.つくる責任 つかう責任」に直結するからです。広い意味では「13.気候変動に具体的な対策を」「15.陸の豊かさも守ろう」にもかかわるため、企業として積極的に取り組んで地球環境に貢献することが重要になっています。

参照：SDGsってなんだろう？ | SDGsクラブ | 日本ユニセフ協会（ユニセフ日本委員会）

人材業界のペーパーレス化の現状

人材業界ではペーパーレス化が進みつつあります。日本ではもともと紙を利用して契約をしたり、重要書類を保管したりすることが求められていましたが、コロナの影響で電子化が進められ、電子契約も2020年6月から公的に認められるようになっています。

書類の保管についても電子化が認められてきています。例えば、e-文書法では原本保存が求められている文書について電子文書での保管を認めています。電子帳簿保存法は2020年に改正されたことによって、スキャナーで読み取った電子書類を税金納付の根拠や電子取引の証憑として用いることができるようになりました。電子書類に一元化してペーパーレス化をしやすい環境が整ってきています。

また、国としても積極的にペーパーレス化に取り組んでいます。令和2年度に公開された内閣府重点施策ではIT活用による業務効率化や柔軟な働き方の実現と並んで、ペーパーレス化の推進を内閣府全体で取り組む事項として取り上げています。内閣府審議会や幹部会議などはペーパーレスでの開催を原則とする方針を立てて、紙の使用による無駄をなくす取り組みを進めているのが現状です。

人材業界ではこのような潮流を受けてペーパーレス化による業務を始めつつあります。雇用契約や派遣契約の電子化をしたり、履歴書や職務経歴書を電子交付したりして、紙の使用量を減らしています。このような取り組みはSDGsの達成のために企業に求められていることで、特に大手企業では率先してペーパーレス化を推進しています。

参照：令和２年度 内閣府重点施策

人材業界における働き方改革とペーパーレス化

人材業界では働き方改革を兼ねてペーパーレス化を同時に進めているケースが多くなっています。ここでは人材業界において働き方改革とペーパーレス化を推進する方策としてよく用いられているアプローチを解説します。

情報管理

人材業界では個人情報や企業の機密情報を取り扱います。情報管理をする上でペーパーレス化は効果的です。情報を電子化して取り扱うことで、個人情報などが印刷された紙を紛失して情報漏洩が起こるリスクがなくなります。強固なネットワーク下で情報管理をすれば漏洩リスクは低くなり、リモートワークでも必要な情報にアクセスして業務を行えます。

生産性の向上

ペーパーレス化は生産性の向上に直結します。人材業界では重複して手入力している作業が多くありますが、すべての情報を電子化することで同じ情報を何度も入力する必要がなくなります。ペーパーレス化によって求職者の情報入力や受注・発注などの伝票の取り扱いの効率を上げて業務を進めることが可能です。

テレワークの推進

テレワークをする上ではペーパーレス化が重要な意味を持ちます。オフィス以外の場所からでも書類の確認ができるようになるからです。紙媒体でしか情報を確認できない場合にはテレワークは難しいですが、ペーパーレス化して電子書類を利用するようにすれば問題はありません。自宅勤務やサテライトオフィスの利用なども実現しやすくなります。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化の推進はメリットが大きい取り組みです。ここではペーパーレス化が人材業界にどのようなメリットをもたらすのかを詳しく解説します。

業務効率化

ペーパーレス化は業務効率化に直結するのがメリットです。例えば、会議に使用する資料は電子データとして作成していることが多いでしょう。ペーパーレス化を推進して電子データのまま資料を閲覧するようにすれば、印刷して書類として用意する必要がなくなります。総務省の取りまとめた各府省の業務改革の取り組みについての報告では、内閣官房にかかわる事務処理業務でのペーパーレス化推進による意思決定の迅速化などを紹介しています。

参照：各府省の業務改革の取組について｜総務省行政管理局

厚生労働省では労働基準法施行規則等の一部を改正する省令を出し、行政手続における押印原則の見直しを実施しています。2021年4月から36協定で押印を不要とするシステムを運用し、ペーパーレス化を推進する形を整えています。企業としては労働者代表による了承を得られれば良いだけになり、労使協定の締結が容易になりました。書面上の手続きを不要とする行政上の対応によって業務効率化が図られている典型的な事例です。

参照：労働基準法施行規則等の一部を改正する省令に関するＱ＆Ａ～行政手続における押印原則の見直し～

コスト削減

ペーパーレス化はコスト削減になります。人材業界では紙を使用して契約書を作成したり、書面で求人情報や人材情報のやり取りをしたりすることが多いのが特徴です。紙の印刷にかかる費用と処分費用を考えると、デジタル化してペーパーレスにすればコスト削減になるおのは明らかでしょう。

企業の情報や過去の取引の履歴などを書面で保管していた場合には、すべてデジタル化すると省スペースにもなります。書類の管理コストも削減できるため、ペーパーレス化を徹底して推進すれば固定費を減らすことが可能です。デジタル文書として保管するためにはストレージが必要になりますが、クラウドサービスを利用することで比較的安く大きな容量のデータを安全に保管できます。

リスク管理

ペーパーレス化によって紙の書類から電子データ化することでリスク管理を行いやすくなります。紙は紛失と劣化のリスクがあるのが問題点です。例えば、求職者情報が印刷された紙をうっかり落としてしまい、個人情報が漏えいしてしまうリスクがあります。過去の企業からの求人データを書面で保管していたら、印刷が劣化して読めなくなるといったリスクもあるでしょう。

しかし、データとして保管するようにすれば安全かつ恒久的に管理することが可能です。データサーバーが壊れてデータが紛失するリスクはありますが、複数のサーバーにバックアップを取っておけばそのリスクは軽減されます。情報のリスク管理をする上ではペーパーレス化は効果的な方法です。

SDGsなどの環境問題への配慮

SDGsを達成し、持続可能な社会を築き上げるために貢献することは企業にとって必須になっています。ペーパーレス化は環境問題への対策として効果的なアプローチです。環境庁でも働き方改革とCO2削減を考慮し、ペーパーレス化の環境保全効果に言及しています。SDGsの実現には多角的な取り組みが必要で、紙を使用しない業務のあり方は大きな貢献になると期待されます。

参照：働き方改革とＣＯ２削減等の両立を応援する取組を開始します | 報道発表資料 | 環境省

外務省ではジャパンSDGsアワードを設けて、SDGsの達成に貢献している企業や団体を表彰しています。ペーパーレス化はSDGsの実現に向けた取り組みの一つとして評価対象になるので、環境に配慮した取り組みをしている企業として表彰される可能性もあるでしょう。

参照：ジャパンSDGsアワード ｜ JAPAN SDGs Action Platform  ｜ 外務省

セキュリティの向上

情報セキュリティ対策としてもペーパーレス化は効果的です。ペーパーレスにすることでデータへのアクセスを制限して、情報のセキュリティレベルに応じたアクセス権限を付与する運用ができます。さらに、データへのアクセス履歴も残すことができるため、誰がいつ、どのようにしてデータを取得したかを確認できます。個人情報や企業の機密情報の漏えいが問題になったとしても、ログを取得すれば原因を究明することが可能です。

また、ファイアウォールの設置などによって情報セキュリティを高める取り組みもできます。人材業界では漏えいが許されない情報を大量に取り扱うので、全情報をデジタル化して堅牢なセキュリティ下におくのが安心です。

業界別SMS活用法・事例集「人材業界でのSMS活用」 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化の推進にはデメリットもあります。ここではペーパーレス化を進める上で押さえておくべき課題点を紹介します。

導入にコストがかかる

ペーパーレス化の仕組みは導入する際にコストがかかるのがデメリットです。クラウドストレージを用意したり、ネットワークのインフラを整えたりするためにはコストがかかることは否めません。既存の書面をすべて電子化しようとするとコストはさらに増大します。初期コストを見積もって、できるところからペーパーレス化を始めるのが無難です。

実現までに時間や労力がかかる

ペーパーレス化を人材業界で推進するときには、完璧な運用を実現するために時間も労力もかかります。今までおこなってきた方法を変えなければならないため、現場からの反発もあることが多いでしょう。一気に書面を廃止せずに段階的に導入を進めていき、従業員に受け入れてもらえるようにペーパーレス化を進めることが重要です。

システム障害などのリスクがある

デジタル化した書類のみを取り扱うとシステム障害やネットワーク障害によって業務が滞るリスクがあります。社内ネットワークやデータを保管しているクラウドサーバーで不具合が発生するとデータにアクセスできなくなるため、本格的にペーパーレス化をするときには注意が必要です。

業務効率が低下する可能性がある

ペーパーレスにすると業務効率が落ちることがあります。デジタル書類の取り扱いに慣れていないと、人材情報を確認したいと思ったときにすぐに見つからなかったり、企業から得られた情報をメモするのに手間がかかったりします。すべての情報をデジタル化すると、慣れるまでは入力の業務負担が生じるデメリットもあります。

人材業界のペーパーレス化の方法

人材業界ではペーパーレス化を実現するためにどのような方法を取り入れると良いのでしょうか。ペーパーレス化に活用可能なサービスは多数存在します。ここでは特にDXの一環として人材業界で初期に導入するのに適している方法を2つ厳選しました。ペーパーレス化を推進する際には、まずは以下の2つの導入を検討しましょう。

クラウドストレージの活用

まずはデジタルデータを保管するためのクラウドストレージを導入することが重要です。自社サーバーを運用してデータを管理する方法もありますが、スキルのあるエンジニアを確保しなければなりません。クラウドサービスなら高いセキュリティレベルで安定運用してくれるので、安心して個人情報などの貴重なデータを管理できます。

SMSによるペーパーレス化

ペーパーレス化にはSMSの導入がおすすめです。人材業界では書面による交付をなくした時にどのようにして求職者や企業と連絡を取るかが課題になります。SMSは即時性があり、開封率や到達率も高く、汎用性が高い有用な情報伝達手段です。SMS送信サービスを利用すれば、自動化して情報を送信することもできます。

人材業界におけるペーパーレス化の成功事例

人材業界ではペーパーレス化に取り組んで成功した事例が多数あります。ペーパーレス化にはさまざまなアプローチがありますが、ここではSMS送信サービスの活用を通して成功した人材業界での事例を2つ紹介します。

DMからの切り替えによるコストカット

SMS送信サービスの導入によって紙媒体の郵送によるDMを切り替えて、SMSで必要な情報を送るようにしたことで成功している事例があります。DMは個別に作成するのに労力がかかるだけでなく、DMを発送してから配送にかかる時間も長く、郵送のために大きなコストもかかるのが問題です。従来の郵送によるDMからSMSに切り替えることでコストカットに成功しているケースはたくさんあります。

SMSはスマートフォンを持っている人なら即時で短いメッセージを送ることができます。短縮URLで求人情報の詳細をリンクで送ることも可能です。求職者にとって重要な情報を速やかに伝えられる手段としてSMSは優れています。SMS送信サービスでは条件設定をして自動送信もできるため、新着求人が出てきたときに条件を満たす求職者に自動でSMSを送ることも可能です。自動化の取り組みを進めることによって大幅に業務効率を上げることができます。

SDGsへの対応

SMS送信サービスを活用したペーパーレス化によって、SDGsへの対応でも成功事例があります。DMの代わりにSMSを使用したり、チラシの配布やポスティングの代わりにSMSを送ったりすることで紙の使用を減らすことが可能です。ペーパーレス化は単純にコストカットになるだけでなく、環境問題対策としても重要な取り組みになります。

SMS送信サービスの導入によるペーパーレス化は紙を使わないだけでなく、廃棄しない点でもSDGsに対応できる取り組みです。DMやチラシを受け取った求職者は内容を見た後に廃棄してしまう場合が多いでしょう。紙はリサイクルしているのは確かですが、可燃ごみとして捨てられると二酸化炭素の排出を増やすことになってしまいます。リサイクルでもエネルギーが必要とされるので、廃棄がないようにするに越したことはありません。SMSの活用によってペーパーレス化をすれば環境問題に取り組む企業として認められます。

関連リンク：
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業界別SMS活用法・事例集「人材業界でのSMS活用」

人材業界のペーパーレス化なら「KDDI Message Cast」

人材業界でペーパーレス化を進めるならKDDI Message Castがおすすめです。KDDI Message Castは法人向けのSMS送信サービスです。SMSを一斉送信したり、スケジュール送信したりすることができるのが特徴で、業務効率を飛躍的に上げられます。また、KDDI Message Castは従量制料金で導入の時点でコストがかかりません。安定して利用されている電話回線を使用するので安全性が高く、セキュリティも高いので導入しやすいのが魅力です。

業界別SMS活用法・事例集「人材業界でのSMS活用」 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

まとめ

人材業界では紙の使用量が多いため、ペーパーレス化による業務効率化とコスト削減が実現しやすいのが特徴です。初期にコストや労力はかかりますが、安定して運用できるようになるとリスク管理もできるようになって信頼されるサービスを提供できるようになります。人材業界でのペーパーレス化ではSMS送信サービスのKDDI Message Castがおすすめです。SMSはペーパーレス化の方法として導入のハードルが低いので、まずはSMSの活用から始めましょう。