DX推進の第一歩「ペーパーレス化」とは？メリットや進め方を徹底解説！

DX推進の基本方針の一つとしてペーパーレス化がよく着目されています。ペーパーレス化はDXを始める切り口として重要な役割を果たしていて、成功事例も多くなりました。この記事ではペーパーレス化の重要性・メリット・始め方をまとめました。ペーパーレス化に有用なサービスやDX推進につなげるために必要なポイントも解説しています。中でもSMSは早期導入可能でペーパーレス化にもDXにもつながるので詳細をご紹介します。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とはDXで世界的に重視されている取り組みの1つです。紙媒体の資料や契約書などを撤廃して、電子データとして取り扱うようにすることをペーパーレス化と呼びます。企業や公共期間では会議資料を印刷して配布し、会議終了後にシュレッダーにかけて処分することが昔からよくありました。印刷コストも廃棄した紙の処分コストもかかり、環境負荷もあるのは明らかでしょう。紙を使わずに電子データを活用するのがペーパーレス化の基本です。

ペーパーレス化は書類のデジタル化を通してさまざまな課題を解決できる方法として積極的に取り入れられています。日本でも政府が電子申請を推進する傾向が生まれ、確定申告でもペーパーレスに対応するようになりました。各種申請も電子化が進められているため、行政手続き上もペーパーレス対応が求められています。

DX推進とペーパーレス化が重要な理由

ペーパーレス化はDX推進の一環として取り組む企業が増えています。DX推進とペーパーレス化が重要なのは、持続的に経営を継続できる企業価値を生み出し、社会に貢献できるようにするための経営戦略として不可欠だからです。

DXは競争力を獲得できる変革をもたらすためにITやAIなどのデジタル技術を活用することです。ペーパーレス化はITによって実現された技術の一つで、業務効率の向上になるだけでなく、他社との競争や協業に必要になってきています。今やデジタル化への対応はビジネス推進の必須条件なので、ペーパーレス化を含むDX化が企業の事業継続に欠かせません。

関連リンク：DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？DX推進のメリットと課題も解説

関連リンク：DXの目的とは？DXの目的を定めるべき理由と具体的な目的の例を解説

ペーパーレス化はバックオフィス業務から始めるのがおすすめ

ペーパーレス化をDXとして推進していく際にはバックオフィス業務から始めると効果が上がりやすくなります。現場では経理や財務などのバックオフィスで書類の取り扱いが多いからです。バックオフィスはもともと企業では商品・サービスの販売によって売上を出せる部門ではありません。運営コストを減らすのが企業にとっては利益向上に直結します。バックオフィスの業務の無駄をなくすのは企業利益につながるのでまずは着目すると良い部門です。

ペーパーレス化をバックオフィス業務から始めると良いのは、DXとの相性が良いのも理由です。バックオフィスではデータの入力や出力、転記や集計などのルーチン化できる作業がたくさんあります。ペーパーレス化してデータとして取り扱うことで効率化しやすい業務が多いのがバックオフィスです。

バックオフィス業務からペーパーレス化を始めるときには、意識改革から始めるのが重要です。今までと違うやり方に対して抵抗感を持つ人は必ずいます。最初は大変でも継続的に取り組めば楽になるということを理解させるのが大切です。

ペーパーレス化を進めるメリット

企業ではDXの手始めとしてペーパーレス化を進めるのがおすすめです。ペーパーレス化はDX施策の中でも取り組みやすいだけでなく、多数のメリットがもたらされるからです。ここではペーパーレス化を進めると何が良いのかを解説します。

業務コストの削減

ペーパーレス化は業務コストの削減に直結します。紙に印刷する、郵送するといったコストもかかりますが、法令によって保管が求められている書類は保管スペースの確保や管理のコストも負担しなければなりません。ペーパーレスにすれば電子データとして管理し、メールでの書類のやり取りができるのでコストカットになります。

パフォーマンスの向上

従業員のパフォーマンスの向上にもペーパーレス化は有効です。ペーパーレス化によって書類が電子化されると、手作業での入力や転記などの作業を減らせます。転記ミスなどのヒューマンエラーも少なくなるため、業務精度も向上します。検索性も良くなるため、データに基づく事業やマーケティングの戦略を考えるのも容易になるのがメリットです。

リモートワーク・他拠点経営への対応

ペーパーレス化と同時にDXを推進すればリモートワークや他拠点経営に対応しやすくなります。書類を郵送せずにメールやシステムを通して共有できるようになるからです。リモートワークでバックオフィスの仕事ができる体制を整えたり、他拠点で共同作業をしたりすることができるのがメリットです。

データ活用の促進

ペーパーレス化によってDXに欠かせないデータ活用を促進できます。DXではデータを基盤にして活用するのが重要です。紙媒体のままではデータとして活用できませんが、電子書類として整理すれば使えるようになります。使えるデータがたくさんあればDX戦略の幅を広げられるので、DXの入口としてペーパーレス化は欠かせません。

環境保護の推進

ペーパーレス化はDXになるだけでなく、社会貢献という点でもメリットがあります。企業にとってサステナビリティへの取り組みは欠かせないものになりました。環境保護のためには紙を無駄に使わないことが大切です。会議資料を印刷しないで電子データで使うだけでも環境負荷の軽減になり、SDGsの達成に向けた取り組みになります。

BCP対策・災害対策

BCP対策は企業にとって欠かせない取り組みで、DXでも重要視されています。災害が発生したとしても事業を継続できるようにするためにはペーパーレス化が役に立ちます。例えオフィスが火事で全焼したとしても、クラウドサーバーにデータを保存していれば復旧可能だからです。災害で出社できない状況でもインターネット環境があれば働ける状況を作ることもできます。

ペーパーレス化を進める際のポイント

ペーパーレス化はDX推進につなげるのがポイントです。ペーパーレス化を進めるときに重視すると良い点を確認しておきましょう。

従業員の意識改革

ペーパーレス化では従業員の意識改革が不可欠です。もともと紙を使ってきた状況からペーパーレスにすると従業員が不満に思ったり、業務フローの変更による戸惑いが生じたりします。DXとして必要だと意識させる教育研修が必要です。

ペーパーレス会議の推進

ペーパーレス会議の推進は重要になります。紙の資料を使っていた状況からペーパーレス化をすると議論が滞ることがあります。資料共有のルールや会議運営の仕組みを作り上げて、生産的な会議を進められるようにするのが大切です。

契約書の電子化

契約書の電子化によるペーパーレス化の取り組みも欠かせないポイントです。他社との協力が必要なので、自社のDXだけでは完全に実現することはできません。クラウドサインなどによる電子署名に対応してもらえるように交渉しましょう。

ペーパーレス化の実現にはSMSの活用もおすすめ

ペーパーレス化の実現の施策にはさまざまな選択肢がありますが、SMSの活用は魅力的な方法です。今まで紙媒体で通知していた内容をSMSと自社システムを通じて通知するようにすると、従業員にも顧客にも受け入れられるDXを実現できます。

例えば、給与明細書や源泉徴収票を紙で発行していた状況からシステム上でのオンライン発行に切り替え、発行時にSMSで従業員に通知する方法があります。顧客への郵送でのDMによるプロモーションをSMSにしておこなうことも可能です。SMSは電話番号がわかれば送信可能なので、顧客にリーチしやすいメリットもあります。ペーパーレス化を足掛かりとするDXを実現する第一歩としてSMSの導入・運用を検討してみましょう。

関連リンク：ペーパーレス化でのSMS活用

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

DXを目指してペーパーレス化をする際にSMSを活用するなら、KDDI Message Castがおすすめです。法人のためにデザインされた一斉送信サービスで、従業員にも顧客にもタイムリーにSMSをまとめて送信できます。ペーパーレス化によって書面通知されなくなったという従業員の不満をなくすにも、顧客へのDMによるフォローを迅速化するにも効果的なツールになるので活用してみてください。

まとめ

DX推進ではペーパーレス化から始めるのが簡単で効果が上がりやすいのでおすすめします。特にバックオフィスはもともと書類の取り扱いが多い影響でペーパーレス化による成果が出やすいので、まず取り組む価値があります。ペーパーレス化に取り組むと業務パフォーマンス向上もコスト削減も実現できます。DX推進につながる方策としてSMSの活用は効果的です。KDDI Message Castではビジネス活用の役に立つサービスを提供しているのでぜひご検討ください。

KDDIのSMS送信サービスについて詳しく知りたい方はこちら