人材業界におけるIT化・DX促進とは？活用例も解説

DXの潮流に乗って人材業界では活発にIT化が進められています。人材業界が抱えていることが多い課題が次々にIT化によって解決されているため、積極的にDXに取り組むのがおすすめです。この記事では人材業界でDX促進をしたことによって成功した事例を紹介します。人材業界でIT化を推進すると解決できる課題の例も具体的な施策と合わせて解説します。DXをすぐに始められるサービスを活用して競争力を付けましょう。

人材業界のIT化とは

人材業界のIT化とは主にDXを中心としてデジタル技術を活用することにより、業務効率の向上やコスト削減、サービスの品質の向上を図ることです。DXは特に注目されていて、積極的に取り組んで成功している事例も多くなってきています。

DXとは

出典：https://bizly.jp/human-resource-dx/#A3

DXとはデジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略称で、デジタル技術を活用して新たな変革を起こし、他社との競争力を獲得することを指します。IT化を通して他社に対する優位性を確立するのが基本的なアプローチです。デジタル技術の活用によって業務フローを改善して業務効率を上げたり、新しいビジネスモデルを構築したりする方法がよく取られています。

DXでは企業の基盤体制や実行プロセスを変革したり、企業風土を変えたりするアプローチも主流です。経営のあり方から抜本的な変革を起こしてDXを推進することが重視されています。

人材業界の現状とIT化の背景

人材業界ではIT化を二つの面から考える必要性が高まっています。IT人材の確保と供給という観点で取り組みを進めなければならない状況があります。IT人材を紹介可能な人材として確保するだけでなく、自社で採用するという観点も持たなければなりません。この背景にあるのは日本における労働力人口の減少傾向です。

労働力人口の減少に伴い、業務効率化がどの企業でも重要な課題になっています。総務省統計局による調査では、少子高齢化の影響によって2021年では2020年に比べると8万人の労働力人口の減少が見られました。二年連続の減少で、今後も減少していく可能性があります。労働力人口の減少はビジネスを進める上で切実な課題です。

参照：労働力調査　令和3年平均結果の概要Ⅰ基本集計

各企業ではIT化によって業務効率を上げ、人材が減っても利益を上げられるビジネスを展開しなければならない局面に立たされています。そのために必要なスキルを持っているIT人材が求められています。即戦力になるエンジニアやプログラマは需要が高く、採用が難しいことから人材紹介会社に頼るケースが増えているのが実情です。

また、人材業界では自社のIT化による業務効率の向上も検討しなければならない状況があるのも確かです。IT人材を紹介するだけでなく、自社でも採用してDXを推進し、費用対効果の高いビジネスを運営できるようにする必要性が高まっています。特に人材紹介ではデジタル化が進んでいて、オンラインサービスを期待する人が増えています。積極的にデジタル化を進められるように自社のIT化を推進することが必要です。

人材業界におけるDX活用例

人材業界ではDXによって成功している事例が多数あります。他社事例に基づいて有効な方法は積極的に取り入れていくことがおすすめです。ここでは人材業界でのDXで積極的に進められている代表的な例について詳しく紹介します。

• 契約書のペーパーレス化
• 業務のオンライン化
• 社員データの管理
• 営業活動・顧客管理

契約書のペーパーレス化

人材業界では契約書の締結が必要になります。ペーパーレス化によるDXはコスト削減になるだけでなく、業務効率を向上させることに直結するアプローチです。人材業界の契約締結は書面で行わなければならないのがルールでしたが、2021年からは派遣契約であっても電子署名による契約締結が認められるようになりました。オンラインで契約をすべて済ませられるので、電子契約を取り入れると業務効率を大きく向上させられます。

ペーパーレス化は人材紹介のスピードを向上させられる点でも優れています。紙ベースで契約をするには郵送が必要で、数日は余計に時間がかかることは否めません。電子契約ならオンラインで即時締結が可能です。派遣契約の場合には派遣会社側も契約書の保管が必要ですが、電子契約をした場合には書面で保管する必要はありません。書類の保管コストを抑えられるだけでなく、検索性の良いデータベースでの管理ができるようになります。

関連リンク：ペーパーレス化でのSMS活用

業務のオンライン化

IT化によって人材業界の業務はかなりの範囲をオンライン化して効率を上げられます。例えば、人材紹介をする場合には求職者の面談をオンラインで実施することが可能です。求職者を企業に紹介する場合にも、求職者にオフィスに行ってもらう必要なくオンライン面接をセッティングすることができます。

また、人材業界では人材情報の共有も重要になります。求職者情報をオンラインで共有できるようにして、スタッフが適材を簡単に検索できるシステムを構築することが可能です。また、オンラインで業務を行えるようにすることでリモートワークもできます。求職者の橋渡しをする業務も、企業から求人を獲得する仕事も、オンラインで行うことで効率化が可能です。

社員データの管理

人材業界では派遣社員や求職者などのデータを管理することは必須です。企業から人材の紹介を求められたときに、社員データを簡単に検索できるデータベースシステムがあればすぐに紹介できるでしょう。データ管理をおこなっていないと、現在紹介できる人材が誰なのかがタイムリーにわからず、紹介のチャンスを逃してしまうことになりかねません。また、検索性が低いと探すだけで無駄に時間がかかってしまう恐れがあります。

社員データがわかりやすく、検索しやすいシステムをIT化によって構築すると業務効率化が上がります。離職率の高さや応募者の獲得の困難などの課題もデータ活用によって克服可能です。人材業界における課題解決にはデータ活用が有効なので、DXの一環として取り組んでいくのがおすすめです。

営業活動・顧客管理

人材業界では、顧客に対する営業活動や、登録してくれた顧客の管理をする上でIT化が有効です。DXにより自動化に成功しているケースが多くなっています。例えば、人材として登録してくれた求職者にメールを自動送信してフォローしたり、求人を要求した企業に対してフォローメールを定型化してすぐに返送したりするアプローチは有効です。

オンラインビジネスでの営業活動ではすぐに返事が返ってくることが重要視されています。営業活動や顧客管理のスピード感を向上させるDXに取り組むことで、安定して信頼されるサービスを提供できるようになります。メールだけでなくSMSも活用して、すぐに気づいてもらえるサービスを展開するのがおすすめです。

人材業界でのIT化成功事例

人材業界ではIT化による成功事例が多数あります。ここではSMSの送信サービスの活用によるDXで成功した事例をピックアップしました。以下の事例についてわかりやすく解説します。

• 休眠人材の掘り起こしにSMSの利用
• 採用活動におけるSMSでの連絡
• 転職希望者の活動の活発化にSMSでの通知

休眠人材の掘り起こしにSMSの利用

派遣会社や人材紹介会社ではクライアントからの多様な要求に応えられる人材を的確にピックアップして紹介することが重要です。現実的にはなかなか適材がいないこともよくありますが、SMSの活用によって休眠人材の掘り起こしをして人材のバラエティを増やしているケースがあります。

登録している求職者や派遣社員に対して、SMSでタイムリーに新しい求人情報を提供することで、興味を持ってもらえる可能性が高くなります。SMSは到達率が高く、届いたら開封して見てくれる可能性が高いため、ずっと休眠していた人材を掘り起こして職探しをする気持ちを起こさせるのに効果的です。

採用活動におけるSMSでの連絡

人材業界で採用活動のサポートをするときにはSMSを活用してDXに成功している事例があります。電話は人材への連絡手段としてすぐに詳細を伝えられる点で優れていますが、相手が電話に出られないことがあるのが問題点です。必要な情報をSMSで送信することで、電話を受けられないタイミングでも伝えられます。

面談日の前日にリマインドを送ってドタキャンやリスケを対策するアプローチも効果的です。電話をかける手間やDMの送料などの削減にもなり、コストダウンにもつながる点でSMSの活用は有効な手段です。

転職希望者の活動の活発化にSMSでの通知

人材紹介会社では転職希望者として登録している人の活動を活発化させるのが重要な課題です。SMSの活用は求職活動の促進に効果的な方法です。SMSはすぐに相手に届くことに加え、開封率が高いので情報がタイムリーに届きます。新しい求人情報やイベントの案内などを送ることで積極的な転職活動を促すことが可能です。

また、SMS送信サービスを利用すれば一斉送信が可能になるため、人材業界では業務効率も上げられます。求人やイベントの内容に応じて条件を設定し、該当する人にだけSMSを自動送信することもできるからです。

関連リンク：SMS（ショートメッセージ）送信サービスの人材派遣/紹介業界での活用ケース

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

人材業界のIT化ではSMS送信サービスを導入するとさまざまな課題解決に活用できます。SMS送信サービスならKDDI Message CastはCRMとの連携が可能で求職者のフォローもしやすいのでおすすめです。CRMによる顧客管理と合わせてSMS送信サービスを導入すると営業活動もマーケティングも促進できます。KDDI Message Castは人材業界の業務の効率と正確さを上げられるサービスなのでIT化の一環として導入しましょう。

まとめ

人材業界ではIT化・DX推進が積極的に進められています。業務効率の向上や人材獲得の推進などの大きな課題を解決する手段として、ITを活用してDXを遂げる方法は現代の潮流に合っています。SMSは顧客管理や社員の情報共有などに広く活用できるため、IT化を進める上で重要な役割を果たすツールです。KDDI Message CastのSMS送信サービスは営業活動からオンライン業務まで、人材業界で幅広く活用できる便利なサービスなのでぜひご活用ください。