DXとRPAの違いとは何か？メリットや成功事例、導入方法を徹底解説

DX推進を考えるとき、RPAという言葉を耳にすることが多いでしょう。しかし、これらの言葉はしばしば同じような意味として捉えられることもあり、違いが分かりにくいという人もいます。ここでは、RPAとは何なのか、DXとの違いを明確にしながら、導入のメリットや事例を通してご紹介します。

RPAとは？意味は？

RPAを正式な言葉で表すと、「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」となります。直訳の意味は「ロボットによる業務自動化」で、日本語では「仮想知的労働者」や「デジタルレイバー」と呼ばれることもあります。

ロボットといっても、RPAにおけるロボットには実体がありません。つまり、PepperやASIMOのようなロボットではなく、パソコンやサーバーにインストールするソフトウェア型のシステムを指します。

これまで人間が行ってきた単純な作業や定型業務などは、RPAで自動化し代行することができます。金融業界や保険業界、製造業界、通信業界など、幅広い分野で活用することができ、導入によって業務の大幅な効率化が期待できます。

RPAとDXの違いと関係性

ここで、RPAとDXの違いや関係性について整理しておきましょう。しばしば、RPAとDXは同じように捉えられてしまうことがありますが、実際は異なります。

DXとは、「Degital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)」のことを指し、IT技術を用いてビジネスを変えていくときによく用いられる言葉です。IT技術の導入だけにとどまらず、もっと広い意義があり、企業戦略を変えていくといった意味があります。

RPAは、DXのための1つの施策として用いられます。先程もご紹介したように、RPAは既存の業務をロボットによって自動化し、業務を効率化するものです。IT化という言葉に近く、DXを進めていく上で有効な手段と考えられています。

もちろん、DXの推進はRPAの導入だけでは不十分です。その他のツール等を組み合わせて、DXは進行していきます。

DXについての詳しい内容はこちらの記事をご覧ください。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？DX推進のメリットと課題も

RPAが注目される背景

人手不足

多くの業界で人手不足は深刻な問題となっています。少子高齢化のすすむ日本では、人手不足への対処が余儀なくされており、今後ますますその必要性は増すと言われています。人手不足の解消のためにできる施策はさまざまですが、業務の改善と生産性の向上を図る上でRPAは有効であり、これから導入を検討しようと考えている企業は多いです。

働き方改革での長時間労働是正

働き方改革の推進により、長時間労働は大きな解決すべき課題であると多くの方が認識する社会となりました。長時間労働を暗黙する文化は改善しつつあるとしても、人手不足によってどうしても解決できないという根本的な原因への対処は追い付いていないケースも多々あり、未だ課題は多いです。

人手不足により既存の従業員の業務量が多くなるといった問題は、RPAの導入により改善が期待できます。RPAが新たな労働力となることで、業務量の減少とそれに伴う労働時間の削減に役立つと考えられているからです。

DX推進

DX、つまりデジタルトランスフォーメーションは、企業の今後を左右するともいえる重要な取り組みです。DXとは、業務そのものやビジネスモデルを、ITの技術によって変えていくことを指します。

その取り組みの一環として、RPAを導入しようと検討する企業は多いです。DXの推進にはそれなりのリソースが必要ですが、RPAを導入すると既存の業務に費やしていた時間の一部を浮かせることが可能です。その浮いた時間を、従業員は他の重要な業務に充てたり、新たな取り組みに費やすことが可能となります。

イノベーションの創出

DX推進によってイノベーションを創出し、競争力のある商品やサービスを提供できる企業として成長していけるようになります。DXではデジタルデータを蓄積して一元管理し、横断的な視点で分析をして活用可能性を検討します。今まで気付かなかった自社の強みを組み合わせ、弱みを補うことで変革を起こすことが可能です。

また、近年のDXではAIの活用も進んできました。AIによる新技術の創出やビッグデータの分析を通して得られたインサイトの活用が可能になります。AIによって新しい可能性を見出すことで、他社と差別化になるイノベーションが実現できます。

生産性向上

DXではRPAの導入だけでなく、MAやSFAなどの導入を通して業務効率を改善し、生産性を向上させることにつながります。データを蓄積して管理し、分析することで業務課題を発見して改善するといったプロセスも構築可能です。

生産管理システムによって製造プロセスを効率化したり、財務会計システムを利用して自動入力や自動仕訳によるヒューマンエラーの防止をしたりするアプローチも効果的です。DX推進によって自動化を取り入れると時間効率も向上します。人が働いていない間も機械を稼働・制御するプロセスを組んで生産性を高めることもできるからです。

万が一に備えた組織体制

DX推進は万が一の事態でも業務が停止するリスクを最低限に抑えるアプローチとしても有効です。例えば、RPAによって業務を自動化することで、担当者が事故で作業できない状況になった場合でも業務が滞ることがありません。デジタル化して自動処理が可能な体制を整えることで有事にも安定して業務を進められる組織づくりができます。

デジタル化することでリモートワークにも対応しやすくなります。工場生産にロボットを使用し、制御は手元のパソコンやスマートフォンからおこなえるシステムも構築できるからです。このようなDXによって公共交通機関の停止で出勤が困難であっても自宅から工場管理をおこなえるようになります。

RPAの導入メリットについて

人件費が削減できる

RPAによって人間が行っていた業務の一部をロボットが行うようになると、その業務に従事していた人員を他の業務に充てることができます。どんな業務がRPAで行えるのか、その一例は以下のとおりです。

• データの集計、グラフ化、検証、分析
• 請求書、領収書、納品書作成
• メールの送受信

これらの業務以外にも、手順やルールが決まっていてPCを使った業務であれば、RPAで行えることは多いです。一方、複雑な作業や臨機応変な対応が必要な作業など、人が考えながら行うような作業には適していません。しかし、RPAが行える作業を任せることができれば、人手不足の解消や人件費の削減につながる可能性は高いと言えるでしょう。

生産性が向上する

1人の社員が仕事に従事できる時間は限られています。しかし、RPAでの業務は24時間365日いつでも可能です。もちろん、定期的なメンテナンスのために一時ストップすることもありますが、会社の営業時間外でも作業を代行できる点は特筆すべきメリットです。考え方によっては、1人の社員で行える業務の何倍もの業務時間を、RPAが担うことができます。

関連リンク：DX推進が業務効率化に繋がるのはなぜ？重要性や成功事例をご紹介

ヒューマンエラーが防止できる

人が行う仕事は、どうしても不注意や思い込みなどによってミスが起こる可能性があります。これを、ヒューマンエラーと呼びますが、ヒューマンエラーを完全になくすことは不可能です。

しかし、ロボットが行う仕事はヒューマンエラーが起こりません。RPAはルールの変更に臨機応変に対応することが難しいものの、決められたルールであれば確実に実行します。そのため、ヒューマンエラーによるミスの発生を少なくするといった意味でも、RPAは有効です。

テレワークでも導入できる

近年では、テレワークで仕事をする人も増えました。RPAツールの運用方法はいくつかありますが、インターネット上の仮想サーバに構築するクラウド型であれば、インターネット環境がある場所からいつでもアクセスできます。

つまり、クラウド型のRPAを導入すると、テレワークを行っている社員が自宅からメンテナンスを行うことも可能です。RPAは、昨今の多様な働き方にも対応できるツールと言えるでしょう。

小規模から始められる

RPAの導入は、大がかりな準備や体制づくりを必要としません。特定の部署の特定の業務だけから始めたいという、スモールスタートにもおすすめなツールです。パソコン1台でも始められることから、多くの企業で導入しやすい点もメリットです。

RPAツールは、デスクトップ型、サーバ型、クラウド型の3種類があります。小規模で運用を始めたい場合は、パソコン1台に構築できるデスクトップ型か、仮想サーバに構築するクラウド型がおすすめです。

業務プロセスを可視化できる

RPAによって業務プロセスの見える化をスムーズに実現できます。RPAではプロセスを明確化してデジタル化することが必要なので、RPA導入の時点で必然的に業務に関連する情報をデータにする基盤を整えられます。RPAのツールによっては可視化にも対応していますが、BIなどを用いて可視化することも可能です。

業務プロセスを可視化すると全体の状況を直感的に把握できるようになります。業務プロセスに課題があるときにはすぐに見てわかるので迅速に対応できる基盤になるのがメリットです。特定の人が対応していた業務プロセスも可視化して共有することで、他の人も対応できるようになります。

コア業務にリソースを割ける

企業としてコア業務に優秀な人材が集中して取り組める環境を整えることは競争力のあるビジネスを生み出すことに直結します。このようなDXを実現する手段としてもRPAは優れています。RPAによる自動化を通して個々の人材にかかる業務負担が緩和され、本来従事すべき業務に注力できる環境を整えられるからです。

コア業務へのリソースの集中はイノベーションにつながります。従業員もモチベーションを上げて働ける業務に時間を十分に費やせるようになり、仕事や業務環境に対する満足度も向上させられる点でRPA導入は有効な取り組みです。

RPAの導入デメリットについて

RPAは導入するとデメリットも発生します。RPAの導入時点だけでなく、運用中にもさまざまな課題が発生するリスクがあるのが注意点です。ここではRPAの導入によって生じ得るデメリットを解説します。

停止・故障のリスクがある

RPAはシステム障害によって停止や故障が起こるリスクがあります。サーバーやネットワークのトラブルの影響を受けて、業務が停止する可能性があることを考慮して対策を立てなければなりません。サーバーやネットワークなどのインフラの保守点検は必須です。また、導入したRPAによってはバグがあってトラブルを起こすリスクもあります。安定稼働するまではRPAによって自動化したプロセスを監視し、問題が見られたときには速やかに対処することが重要です。

システムの変更に専門知識が必要

業務プロセスを変更するときや、システムバグが発見されたときにはシステムの修正や変更が必要です。RPAはシステムの変更にエンジニアが必要な場合がほとんどで、専門知識のある人材が対応しなければなりません。RPAのシステムについて基本的な対応を自社で実施するなら人材の雇用が必要になります。業務委託でシステム変更を依頼する場合には、社内で解決する場合に比べると時間がかかることが多く、業務全体に支障を来すこともあります。

ブラックボックス化

RPAの導入・運用によって業務のブラックボックス化が起こるリスクがあります。自動化された業務プロセスで何が実行されているのかを全員が把握しているわけではなく、ユーザーは結果だけを使うことが多いからです。システム障害が起きて人が対応しなければならなくなったときに、誰もできないという状況になる可能性もあります。RPAにプログラムされた業務プロセスは書面化して保存し、ブラックボックスにならないようにすることが重要です。

DX推進のための、RPAの導入手順

自動化による業務効率の向上を実現できるRPAはDX推進の選択肢として有望です。ここでは実際にRPAを導入する流れをまとめました。デメリットを克服することも考慮して、以下のような手順でRPAの導入を進めていきましょう。

現状の課題の確認と明確化

DX推進は目的ではなく手段なので、まずはDXを通して解決すべき課題を洗い出して明確にしましょう。RPAの導入はDXの一環と考えて、RPAでは解決できないと考えられる課題もリストアップします。課題の全体像を具体的に把握し、改善の方向性を検討します。DXでできることからスタートして解決可能な課題を探すのではイノベーションは起こりません。課題をまずは考えてDXが可能かどうかを考えるという流れで進めましょう。

RPA導入の目的の策定

現状の課題とRPAの特徴を照らし合わせていき、RPAで課題解決ができる見込みがあるなら導入を前向きに検討します。RPAの導入目的を策定して、どの業務に対して適用するのかを具体化します。RPAによって目指す数値目標も設定して、投下したコストに比べて生み出せる効果を大きくできるように戦略を立てましょう。いつまでにどのような数値目標を達成するのかを明確にすることで、RPAの選定も運用も円滑に進められます。

RPAシステムの比較と選定

RPA導入の目的と対象業務を決めたら導入するシステムを検討します。要件定義をして必要条件を満たしているシステムを候補にして選定していきます。機能や価格も重要ですが、システムを運用する人材にとって使いやすいかどうかも比較することが必要です。今の人材がRPAシステムを使うのか、新しい人材を雇用して運用を任せるのかによって要件は異なります。RPAシステムの運用体制の整備と並行して、適切なスペックのシステムを選定することが大切です。

導入スケジュールの確定

RPAシステムが決まったら導入スケジュールを立てて進めていきます。RPAの導入ではまずはテストを実施し、課題解決と目標達成に適したシステムかどうかを判断することが必要です。テストを通してPoCが取れたら導入を進めます。大規模なRPA導入の場合には段階的に計画してトラブルが発生するリスクを回避する必要があります。システムの取り扱いや業務フローの変更についての従業員教育も視野に入れてスケジュールを立てましょう。

RPAの導入・運用

導入スケジュールが確定したらRPAシステムのテストと導入を進めます。RPAの実装を進めていく途中でトラブルが発生した場合には全体スケジュールを調整しながら安定的に運用できるように改善もしていきます。導入が完了したらRPAを本格的に稼働し、運用を通して目標の達成に向かっていきましょう。定期的にRPAの運用効果をデータから分析し、改善が見られていない部分には対策を講じていくことが大切です。

RPA導入の成功事例

セブン-イレブン・ジャパン

セブン-イレブン・ジャパンは、2018年4月からRPAを導入しています。サービスを提供している株式会社エル・ティー・エスによると、RPAにより自動化した業務数は31種類にのぼり、各業務の平均8割もの業務時間削減に成功しています(2018年9月～2020年12月)。

業務の可視化とアセスメントによる課題分析、本部機能の見直しによってRPAを導入し、さらに最新のITの活用による最適な施策を選定したことで、この大幅な業務時間削減を実現しました。

セブン-イレブン・ジャパンで導入したRPAシステムは、リモートでの操作も可能です。リモートワークを推進している会社でも効率的に運用が可能であることを証明しました。

参考：セブン‐イレブン・ジャパン向けにRPA導入支援サービスを提供 | 株式会社 エル・ティー・エス

KDDI

携帯電話事業や固定電話事業、ISP事業などを展開しているKDDI。au(エーユー)のブランドで広く知られています。RPAの導入で顕著な改善が見られているのは、法人ビリングセンターにおける業務です。繁忙期になると、増員体制をとっても夕方から夜にかけて膨大な量の入力作業に追われ、ヒューマンエラーによるミスも課題でした。

業務品質の改善のためにRPAを導入すると、導入前に合計27時間かかっていた業務がわずか2時間に短縮。手作業で行っていた業務の作業時間を92％削減し、ミス率ゼロも実現しました。1人あたりの業務量は1日あたり2.5時間短縮され、本業や高度な作業へと集中できる体制へ変換することができました。

参考：RPAツール導入でバックオフィス業務の高効率化を実現 KDDI様｜通信・情報の導入事例｜コンタクトセンター・BPOのKDDIエボルバ

マツモトキヨシホールディングス

マツモトキヨシホールディングスがRPAテクノロジーズの「BizRobo!」を導入したのは2018年のことでした。働き方改革の推進のためにこのRPAツールを導入し、現場の担当者により開発や運用のための体制づくりが行われました。3年間にわたって徐々に体制が整い、RPA化につながった業務は約500種類にものぼります。

特にその効果が顕著にみられたのは、商品部の業務でした。RPA化によってロボットに代替できた単純作業は約90％。また、財務経理部では全11工程のうち3工程をRPA化し、作業にかかる時間の約50％が削減できました。

こうした取り組みにより、現場の担当者は早朝勤務や繁忙期の負担が軽減され、働き方改革という大きな目的に効果的な成果をあげています。

参考：年間2万9,000人時を創出、RPAだからこそできる作業も登場。 徹底して現場担当者が扱う体制が普及の鍵に | RPA テクノロジーズ株式会社「BizRobo!（ビズロボ）」

金融機関A

とある地元の金融機関では、税務調査に関する資料作成に膨大な時間と手間をかけていることが課題でした。資料の作成には、複数のデータベースにある口座情報や取引情報を検索し、必要な情報を取得するといった手間があり、これをRPA化によって自動化することに成功。

これまで費やしていた資料作成にかかる時間は、70％も短縮することができました。削減できた時間を具体的に数字にすると、年間およそ15,000時間にものぼります。

参考：【まとめ】RPAとは？メリット・デメリット｜導入手順や活用事例も解説

通信業者B

カスタマーサポートのオペレーターの業務負担が大きく、人件費増加が課題でした。従来のやり方では、顧客から電話を受け、契約内容を変更する場合に複数のシステムから内容の登録や確認を行う必要があり、1件あたりの処理に費やす時間が多かったようです。

RPAの導入により、データ入力の支援やガイドをロボットが行うことで、オペレーターが行う作業時間の約70％を削減。人件費も抑えることができ、年間約1,800万円の削減に至りました。

参考：【まとめ】RPAとは？メリット・デメリット｜導入手順や活用事例も解説

RPA導入によるDX推進のポイントとは

ビジネス全体の最適化に焦点をあわせる

RPAの導入では、喫緊の課題に対しての効果ばかりに目がいきがちです。もちろん、その効果をすぐに感じる場面もあるでしょう。しかし、DX推進の一環としてRPAを導入するのであれば、目標はビジネス全体の最適化となります。

DX推進において、RPA導入は1つの施策にすぎません。他のツールも必要に応じて活用し、上手に組み合わせていく必要があります。RPA導入そのものが目標になってしまうと、その先の本来目指していたゴールが見えなくなってしまいます。目標を明確にして、視野を広く持つことが大事です。

コストばかりにとらわれない

RPAツールを選ぶ際、コストがどのくらいかかるのか、という問題は重要なポイントです。しかし、せっかく導入しても自社の担当者が扱えなければ導入までに時間を要したり、思い描いていた効果が十分に発揮されない恐れがあります。

コスト面と同様に、自社に合ったツールであるかどうかもチェックが必要です。担当者が扱いやすいかどうか、自社の業務に合わせてカスタマイズできるかどうか、サポートがしっかりしているかどうかといった点も総合的に見て判断しましょう。

DX認定事業者のサポートがあるかどうか

日本には、DX認定制度というものがあることをご存じでしょうか。これは、2020年に施行された「情報処理の促進に関する法律の一部を改正する法律」に基づき、DX推進の準備が整っている企業を認定するもので、その企業の中には他企業のDX推進をサポートしているところもあります。

これからDXを効率的にすすめていきたい会社の場合、DX認定業者のサポートを得ながら行うのもおすすめです。

DX人材の育成も進める

RPA導入はDXの手段の一つでしかありません。RPAと連携できるシステムを新たに導入して運用するなど、今後のDXの戦略を立てて取り組んでいくことは欠かせません。人材を育成して自社のDXに特化してノウハウを持っているDX人材を確保できると、今後もDXによるイノベーションを続けられます。RPAの運用方法も導入時点と数年後では効率的な形が異なる可能性があります。DX人材を育成し、さらなる効率化を図れる基盤を整えることが大切です。

DX推進にはSMSの活用がおすすめ

DXの推進に向けて、まず何を始めればよいのか迷うかもしれません。そんな時は、SMSの活用がおすすめです。

SMSは、効率的に必要な情報を必要な相手に送るツールとして注目を集めています。メールの開封率が低く困っていたり、日中に電話をかけてもつながらなかったり、郵送によるDMはコストばかりかかって非効率だったりといった問題も、SMSなら改善する可能性があります。

SMSの送信を自動化すると、メールの送信にかかる手間や郵送のコスト、電話をかけるスタッフの人的コストを削減できます。さらに、開封率が高いとされるSMSにより、効率的に必要な情報を届けることができます。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

KDDI Message Castは、KDDIグループが提供するSMS送信サービスです。SMS送信通数に応じて課金される仕組みとなっており、初期費用や月額費用はかかりません。送れる文章は660文字までと多く、必要な情報をしっかりと届けることが可能です。一斉送信と個別送信の両方に対応しており、Webに接続すると簡単に操作することができます。

既に、さまざまな行政機関や企業、医療機関などで導入されており、課題の解決に向けて活用されています。例えば、とある地域の保健所では、新型コロナウイルスに関する問い合わせに対する業務が逼迫し、陽性者への連絡や自宅療養の案内が遅延してしまう点が課題でした。KDDI Message Castの導入により、メール連絡が可能な方には一斉送信で情報を発信できるようになり、スタッフは他の業務に充てる時間をとれるようになりました。

まとめ

RPAは、DX推進に向けて取り組むべき1つの対策と言えます。RPAによって業務が効率化すると、人材不足などの課題も同時に解決することができ、スタッフはよりコアな業務に専念できる体制がうまれます。RPAだけではDX推進という大きな目的を達成することは難しいため、他のツールと上手に組み合わせていくことが大切です。

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