メールが届かない時の原因と確認すべき項目7つ　解決する方法も解説

相手に送ったはずのメールが送信できていないことが稀にあります。こうした場合、業務に遅れが生じたり、会話が途切れたりといった支障が生じることも。とはいえ、メールが送れない時にどう対応をすればよいか分からない方も多いでしょう。本記事ではメールが届かない時の原因と確認すべき項目について解説します。メールが届かないトラブルをあらかじめ把握しておくことで、送信できなかった時にスムーズに対応できるはずです。

メールが届かない時の原因と確認すべき項目

送信したメールがエラーになる場合、原因は送信者、受信者のいずれかにあることがほとんどです。

以下、メールが届かない時の原因と確認すべき項目について解説します。

メールアドレスの間違い

入力したメールアドレスにミスがあったために、メールが届かなかったというケースは多いです。

誤ったメールアドレスを入力したまま送信すると、そのメールアドレスが存在しない場合は、「配信不能」や「User Unknown」などといった件名のメールが届くはずです。このようなメールを受け取ったら相手にメールが届かなかったことに気付きます。

また、送り先とは異なるメールアドレスを入力し、そのメールアドレスの持ち主が存在する場合、メールは本来の送り先ではない相手の元に届いてしまいます。

見落としやすいミスについて

メールアドレスを入力する際、気を付けていたとしてもミスは起こりえます。ドット（.）の抜けや、iとlやaとoなど一見したところ区別が付きにくい形のアルファベットを誤って入力してしまっていることが多いです。

その他にも、メールアドレスに全角文字が混じっていた場合にもメールを送信できませんので注意が必要です。

迷惑メール設定が有効になっている

送信先の相手が迷惑メール設定を有効にしている場合にもメールが届かないことがあります。迷惑メール設定が有効になっていると、重要なメールまでもが迷惑メールとしてみなされます。

特に、NTTドコモやau、ソフトバンクなどのキャリアメールにおいて注意が必要です。携帯キャリアがユーザーに提供しているメールアドレス（キャリアメール）に迷惑メールが届くと、利用者の中には携帯ショップに苦情や相談を寄せる方も少なくありません。そのため、携帯キャリアは許可したメールや携帯キャリア以外のメールを届かない設定にしていることもあります。この場合、Gmailなどのフリーメールも迷惑メールとしてみなし、排除してしまいます。

Gmailのメールが届かないのはなぜ？原因と対処法を徹底解説 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

別の手段で案内を伝える

送信相手の迷惑メールに関する設定内容によっては、メールを送信できなかったことを伝えるメールが届かないことも。そうなると、送信者は自分が送ったメールが相手に届いていないことを知る由がありません。

会話が途切れてしまったり、あるはずの返信が長期におよんでなかったりしたら、相手に迷惑メールの設定についてメール以外の方法で確認してみてください。相手と連絡が取れたら、迷惑メールの設定について聞いてみましょう。

迷惑メールフォルダに振り分けられている

送信したメールが迷惑メールとしてみなされた場合、迷惑メールフォルダに振り分けられます。そうなると、送信したメールは相手の目に留まりにくくなります。

メールを送信したはずなのに相手から返信がない場合は、送信相手に迷惑メールフォルダの中を確認してもらってください。Gmailなどでは迷惑メールに振り分けられたメールを通常のメールボックスに振り分け直すことが可能です。

受信ボックスが満杯になっている

メールの受信設定にはいくつかの種類があります。メールを受信したらサーバー側で即削除する設定、受信から一定期間を経た後で削除する設定、メールを一切削除せずサーバーに残しておく設定があります。前述の2つの設定であればメールは自動で削除されるため、一般的な使い方をしていれば容量が上限に達することはないでしょう。一方、メールを一切削除せずサーバー上に蓄積していると、容量が上限に達することもあります。

容量が上限に達すると、メールを新たに保存することができないため送られてきたメールは届きません。解決方法として、受信者側はメールの容量を確認し、空き容量が少なくなったら不要なメールを削除する方法があります。

送信者側には解決する術がないため、別の方法で送信相手に連絡を取り、設定や容量の確認をお願いするしかありません。

添付ファイルのサイズが大きすぎる

ファイルはメールに添付することで送ることができますが、送信可能なファイルのサイズには上限があります。添付ファイルが大きすぎると、メールサーバーに入りきらないためメールが届かないという事態になります。

また、受信メールサーバーの設定で受信可能なファイル容量を制限していることもあるため、大容量ファイルが届かずにエラーとなるケースも多いです。

サーバーに障害が起きている

メールサーバーは24時間、365日稼働しているため、メールは時間を気にせず送ることができます。ただし、サーバーに障害が生じると動作が止まるためメールの送信に支障が出ます。また、システムのメンテナンスを行うにあたって、動作を一時的に止めることもあります。

過去には、多くの人たちが明けましておめでとうメールを同時間帯に送信したため、サーバーに負荷がかかり、メール送受信の遅延が発生しました。

こうした遅延はユーザー自身で対処できないため、サーバーの復旧作業が完了するまで待つしかありません。

電波状況が悪い・圏外になっている

モバイル端末からメールを送る場合、電波が圏外になっているとメールを送信できません。電波が届かない場所にいるのであれば、場所を移動してからメールを送る必要があります。

また、送信者が電波の届く場所にいる場合、端末やアプリが電波の回復を認識できていないと考えられます。メール受信の操作を手動でしてみることで、メールを送れるようになるケースも多いです。

悪意のないメールが迷惑メールと判断される理由

悪意のないメールであっても迷惑メールとしてみなされることがあります。

悪意のないメールが迷惑メールとしてみなされる理由を説明します。

セキュリティソフトを使用している

送信相手がスパムメール対策としてセキュリティソフトを使用していることもあります。セキュリティソフトが使われている場合、迷惑メールではないメールがブロックされることも珍しくありません。

送信者側では対応できないため、送信相手にメールの受信を許可する設定にしてもらわなければなりません。

メールサーバーによってブロックされている

送信相手のサーバー側のスパム対策に引っかかった場合、メールは迷惑メールとしてみなされます。例えば、送信したメールがスパムメールやなりすましメールとしてみなされると、メールサーバーによってブロックされます。

各ISPはスパムメールについての膨大な情報をデータベースに蓄積し、その情報をスパムフィルターなどのスパム対策に活用しています。

迷惑メールと判断されやすいフレーズや記号を使っている

迷惑メールとして判断されやすいフレーズや記号があります。例えば、「無料」や「出会い」といったフレーズの他、ビックリマーク（！）が該当します。これらのフレーズや記号をメール本文で多用すると、迷惑メールとしてみなされやすくなるので気を付けてください。

メールを送る際は迷惑メールとして判断されやすいフレーズや記号を多用していないか、確認しましょう。

メール送信ポリシーに違反している

ISP各社はサービスの品質維持を目的に一括メール送信者を対象に、メール送信に関するポリシーを定めています。

メール送信ポリシーに違反したメールは受信サーバーに負荷がかかるためブロックの対象です。例えば、不正なメールアドレスを多々含む一斉メール配信の他、一度に大量のアクセスを受けた場合、その送信元からのメールを場合によってはブロックします。

ブラックリストに登録されている

送信したメールが受信者に迷惑メール報告を受け、その結果としてブラックリストに登録されるケースもあります。

ブラックリストに登録されていた場合、サーバーのホワイトリストに受信許可するアドレスを個別設定することにより、特定のメールアドレスのブロックを解除できます。

メールが届かないトラブルの対応策

入力したアドレスにメールが届かない原因は一つではないため、メールが届かなかった際はどこに原因があるのか見極める必要があります。

コンテンツの内容によっても迷惑メールとして判断をされることがあります。コンテンツに原因がある場合は、コンテンツを改善しない限りどのような施策をとっても送信できません。

また、送信元アドレスのなりすまし設定(SPF、DKIMなど)が完了していない場合、受信者のサーバー側に送ったメールがブロックされることもあります。

その他にも、配信先のリストに改善点がなく、オプトイン・オプトアウトの設定がきちんと行われている場合であってもメールを送れないことがあります。受信者が好まないメールコンテンツを繰り返し送った場合、退会や解除の原因になるため注意が必要です。

それ以外には、メーラーソフト（Outlookなど）のような一斉配信に適さないツールを利用して数百件、もしくは数千件単位でメール送信すると、メールが届かないトラブルが発生しやすくなるので気を付けましょう。膨大な量のメールを送る際は、適切なメール配信システムを利用し、配信を行う必要があります。

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目的によってはSMSの方が便利な場合も

ビジネスにおいて欠かすことのできないメールですが、状況によってはSMSの方がメールよりも便利な場合があります。

SMSはスマホ画面にメッセージが通知されるため移動中や外出先でも気付きやすいです。そのため、急な要件にはSMSの活用をおすすめします。

また、多くのビジネスマンが一日に大量のメールを受信しています。そのため、メールに気付いてもらえなかったり、見落とされたりすることも珍しくありません。

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