予約管理を効率化する方法は？予約システムのメリット・デメリットや選び方のポイントを紹介

飲食店などの予約管理はシステムの導入によって効率化できます。しかし、予約システムには問題点もあるので導入を悩む場合もあるでしょう。この記事では予約システムのメリット・デメリットと選び方のチェックポイントをご紹介します。

予約管理の効率化が必要な理由

飲食店やホテルなどの店舗・施設では、予約を受け付けることで効率的に売上を出せます。ただ、予約の受付、変更、キャンセルなど管理のために従業員に負担がかかっていることがよくあります。予約管理が不十分で顧客とのトラブルが発生する場合もあるでしょう。予約管理を効率化して正確におこなえるようにすれば、顧客とも従業員とも信頼関係を築くことができます。

予約システムを作る2つの方法

予約システムを構築して管理できるようにするには2つの方法があります。ここではそれぞれの方法について概要とメリットを解説します。

システム作成ツールの利用

予約管理システムの作成ツールを活用すれば、店舗に合ったシステムを比較的簡単に導入できます。基本的にWebサイトに埋め込める仕様になっているため、自社サイトに予約フォームを作ることが可能です。パッケージ型になっている予約システム作成ツールでは、予約管理のためのさまざまな機能が搭載されています。自社で利用しているシステムと連携を取れる場合には導入しやすいのも魅力です。

予約管理システムをツールでカスタマイズして作成するには特別な知識は必要ありません。初心者でも使えるようにユーザーインターフェースが整えられているのが一般的だからです。気軽に始められるのがメリットです。

プラグインによる導入

自社サイトに予約管理システムを導入するには、WordPressなど、サイト制作に利用しているツールのプラグインを使用する方法があります。コードを書き換えてカスタマイズすれば自社に合った予約管理システムにできます。

WordPressのプラグインではカスタマイズするためにコーディングやプログラミングの知識が必要です。ただ、オープンソースなので自由に自社でカスタマイズできます。社内にITエンジニアのリソースがあり、今後、予約管理システムを最適化していきたい場合にはプラグインを活用すると効率的です。

予約システムを選ぶ際にチェックしておきたい機能

予約管理の効率化にはシステムの機能が充実していることが重要です。ここでは導入前にチェックしておきたい機能を紹介します。

予約管理機能

予約管理システムで重要なのは予約管理機能です。予約管理機能は誰がいつどのサービスを利用するのかを管理する機能です。また、予約の変更やキャンセルにも対応して、リアルタイムで現状の予約状況を反映させられると便利です。ユーザーからの予約を受け付けるときの自由度や予約内容も設定できると利便性が上がります。

例えば、予約時に好きな時間を自由に選べる仕組みもありますが、店舗側が予約可能なスケジュールを細かく設定できる仕組みの場合もあります。クリニックや美容院のようにスタッフを指定して予約したいといったニーズに応えられるシステムもあります。予約管理システムで効率化するにはどのような予約方法が望まれているかも考慮して決めることが大切です。

顧客管理機能

予約管理システムには顧客管理機能が搭載されていると、顧客データを管理してマーケティングに活用できます。予約管理システムによって、ユーザーが利用するときにIDとパスワードの設定をしてアカウント登録をする仕組みにすると、アカウントごとに予約や利用、キャンセルなどの履歴を蓄積できます。

予約管理システムには顧客管理機能を外部連携によって実現しているものもあります。CRMやSFAとの連携によって、予約履歴も含めた顧客管理を一元管理することも可能です。予約を受け付けた顧客へのマーケティングを推進するには重要な情報なので、予約管理システムの導入時には顧客管理機能の必要性を検討することが大切です。

決済機能

予約管理システムには決済機能が搭載されているものもあります。例えば、飲食店では食事の内容に応じて、その場で現金やクレジットカードで支払うのが一般的です。しかし、予約管理システムにはユーザーに決済方法を登録させることができるものもあります。この機能を利用することで、無断キャンセル時のキャンセル料の徴収や、会費の支払いによる特典の提供が可能になります。

決済機能があれば、チケットや回数券の設定、月極サービスの提供も可能です。ユーザーにとっても簡単に支払いができるサービスとなり、特に何度も利用するファンにとっては利便性が向上します。そのため、決済機能があるシステムを選ぶことをお勧めします。

シフト管理機能

飲食店などのシフトでアルバイトやパートの人を管理している店舗での予約管理システムでは、シフト管理機能が搭載されていると便利です。予約の状況に応じて必要な従業員を確保して質の高いサービスを提供できる体制を整えることが、顧客満足度に大きな影響を与えるからです。

予約が増えたときに従業員を増やせば顧客満足度の高いサービスを提供できます。予約が少なくて来店する人が少ないと予想されるときには、スタッフ数を減らすことで人件費の削減が可能です。従業員のシフトを別システムで管理することも可能ですが、予約管理システムと一元化されていれば効率化できます。費用対効果を上げる適切なシフト管理ができるので便利な機能です。

予約システムを導入するメリット

予約管理システムは予約管理をするツールとして役に立ちます。ここではシステムを導入して効率化できる点を解説します。

予約・キャンセルの対応を自動化できる

予約管理システムを導入すれば予約の受付や変更、キャンセルなどの対応を24時間いつでもできる体制で自動化できます。顧客がシステムを使って予約などの手続きをすれば、従業員が対応する必要なく自動で予約の受付などの対応を正確にできるのがメリットです。予約管理対応の従業員負担を低減できるため、従業員満足度の向上にもつながります。

予約管理を一元化できる

予約管理システムを導入すると予約管理を一元化してシステム上で全員がわかる体制を整えられます。システムを導入すれば予約状況はリアルタイムで更新されるので、電話や店頭での予約の相談があったときにも今の状況に合わせた予約対応が可能です。予約情報も一元化されるので、リマインドの送信も効率的におこなえます。

データを蓄積して生かせる

予約管理システムは予約のオーダー情報や顧客データを蓄積できるのがメリットです。利用頻度の高い顧客層を確認したり、キャンセルすることが多い顧客の特徴を把握したりすることもできます。連絡先情報を収集すればフォローアップもできるため、また来店してもらうためのマーケティングに生かせる貴重なデータが手に入ります。

多店舗・多人数での管理ができる

予約管理システムは複数の店舗を経営しているときや、複数の管理者がいるときにも運用しやすいのがメリットです。店舗ごとにアカウントを設定して運用することも、一元化して多店舗でまとめて予約対応をすることもできます。予約が一杯のときに近い店舗での利用を促すといった対応も可能です。アクセス権限を付与すれば役職によってアクセスできる情報の範囲を制限できるため、セキュリティ対策もできます。

予約システムを導入するデメリット

予約システムを導入して効率化を達成したとしても、総合的にはマイナスになる可能性もあります。ここでは予約管理でシステムを導入するデメリットを解説します。

導入に費用と期間がかかる

予約管理システムは、導入して運用が安定すれば業務を効率化できます。しかし、導入には費用がかかり、安定した運用までに時間がかかるというデメリットがあります。自社に合った予約管理システムを作成するためには、開発と自社サイトへの実装に時間がかかります。高度な作り込みを行うと、費用も大きくなりがちです。オープンソースのプラグインを使用する場合、自社開発をすれば費用をかけずに導入できますが、外部委託をすると多額の費用がかかります。

さらに、新しい予約管理システムを導入すると、予約管理の方法が変わるため、従業員の教育が必要になります。研修を実施してシステムの使い方を学ばせるには、費用も時間もかかります。予約管理システムを本格的に運用して業務を効率化するまでには、乗り越えなければならないハードルが多いので注意が必要です。

システムの管理や費用の負担がある

予約管理システムは導入したら適切な管理を続けることが重要です。システム管理者を決めて予約管理システムが正常に動作しているかを監視し、トラブルが発生したときには速やかに対応できる体制を整える必要があります。システム障害にすぐに対応できないと、顧客が予約もキャンセルもできない状況になってしまいます。社内でメンテナンスできる体制を整えるか、外部委託をしてシステム管理をしてもらうことになるため、管理や費用の負担が発生します。

また、パッケージ型の予約管理システムを導入した場合には月額料金がかかるのが一般的です。導入したシステムの保守管理を依頼するとさらに費用がかかる場合もあります。予約管理システムは業務効率化に有効ですが、継続的な管理や費用の負担があることを考慮して導入を検討することが大切です。

予約システムの選び方のポイント

予約管理システムにはさまざまな選択肢があるので選び方が重要です。ここではシステム選びのチェックポイントを紹介します。

自社サイトに導入しやすいか

自社サイトがある場合、予約フォームやキャンセルフォームを埋め込んで一元化することで、ユーザーにとって使いやすいサイトを提供できます。予約サイトを別に用意することも可能ですが、ユーザーが別のサイトに移動する手間を不満に感じる可能性があります。そのため、予約フォームは自社サイトに設置できるのが理想的です。自社サイトに埋め込める仕様のシステムかどうかを確認し、候補を選定しましょう。

スマホに対応しているか

予約管理システムはスマホに対応していると便利です。特に飲食店では外出先でスマホを使って予約をしたいというケースがよくあります。スマホで簡単に予約できるとユーザーにとって快適です。また、店舗側もスマホで予約管理ができれば手元の端末で予約状況の確認をスムーズにできます。スマホ対応は顧客満足度の向上と従業員の業務効率化につながるので、スマホで利用できる予約管理システムを導入するのがおすすめです。

既存システムと連携できるか

既存システムとの連携は便利な機能です。予約管理システムでは顧客管理に使用されるCRM/SFAと連携できると、予約にかかわる顧客情報も一元管理できます。予約確認の連絡や予約のリマインドを送信することも簡単になります。システム連携をすれば情報管理もしやすくなるので、顧客情報のセキュリティ対策もしやすくなります。

従業員もユーザーも簡単に使えるか

予約管理システムは従業員もユーザーも簡単に使えるインターフェースになっていることが重要です。システムの使い方が複雑で従業員が使いこなせないと、システムを使ってもらえない、予約管理に活用できないという問題が発生します。デモをして使いやすいシステムを選び出すことが重要です。お試し期間があって無料で一定期間は利用できるシステムも、自社のサービスや従業員の状況に合うかどうかを見極めやすいのでおすすめです。

コストがリーズナブルか

予約管理システムは安定した運用ができれば業務を効率化できますが、コストパフォーマンスが低いと継続的に運用することが困難です。予約を獲得したときの利益率や予約管理にかかるコストを考慮して、新しいシステムの導入や運用のコストがリーズナブルで受け入れられるシステムを選びましょう。予約管理システムのコストを今後の予算計画に取り入れて、問題なく利益を生み出せると見込めるシステムを選ぶことが大切です。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

予約管理システムは安定して運用できるようになれば業務を効率化できますが、導入のハードルが高いのも確かです。予約管理のツールとしてまずはSMS送信サービスを導入するのもおすすめです。KDDI Message Castは法人向けのSMS送信サービスで、予約した顧客へのリマインドメッセージを自動で送る対応ができます。少額で従量料金制で利用できるメリットもあるので、予約管理のツールとしてSMSの活用を検討してみましょう。

関連リンク：予約確認でのSMS活用
https://sms.supership.jp/blog/sms_case_study/yoyakukakunin_sms/

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https://sms.supership.jp

まとめ

予約管理の効率化には、システムを作成して導入する方法が効果的です。自社に合った予約管理システムを運用すれば、予約やキャンセルなどの対応を自動化して業務負担を減らせます。ただし、予約管理システムは導入・維持の負担が大きいため、他の方法で対応できるかも考えてみることをおすすめします。