電話で話が伝わらない原因は？スムーズに伝えるコツや注意点を紹介

ビジネスの電話で話が伝わらず困ることがあります。仕事の電話はプライベートの電話とは異なるため、意識的に工夫することが重要です。電話で意図が伝わらない原因を理解することで、スムーズに伝えられるようになります。この記事では、電話で伝えたいことを上手く伝えるコツをご紹介します。特にテレアポでは、コミュニケーションの取り方が重要です。電話ではっきりと意図を伝えるためのポイントを解説します。

仕事の電話で上手く話が伝わらない理由

仕事の電話で話が上手く伝わらないのは、聞き手が“話を聞きたい”と思っていない場合が多いからです。テレアポなどの電話では、話し手が主体となり、自分が伝えたいことを伝えるために電話をかけています。しかし、電話は相手の仕事の時間を奪うことになるため、特に忙しいタイミングではきちんと話を聞いてもらえません。

一方、プライベートの電話では、お互いに時間を共有して話をしたいという気持ちがあります。わかり合おうという意識が強いため、理解が進みやすいのが特徴です。また、わかりにくいことも気軽に質問できる間柄であることが多いでしょう。仕事の電話では、相手がわかりにくいと感じた場合、理解することを放棄する可能性があるため、なかなか話が伝わりません。

仕事での電話の使い所

仕事では、相手の時間を奪って自分の伝えたいことを伝える機会を提供してもらっているという意識を持つことが大切です。メールやSMSなどの電話以外の方法でも伝えられる内容を電話で伝えると、不愉快に思われる可能性があります。電話をかける前に、その必要性をよく考えることが重要です。

仕事の電話は、楽しく話をするためではなく、相手が貴重な時間を割くのに見合ったコミュニケーションの場にすることが求められます。電話に出てくれたことに感謝し、相手にとって見返りがある形に整えることで、コミュニケーションが円滑になります。

仕事の電話は念押しに活用しよう

仕事の電話の使い所としておすすめなのは念押しをするときです。メールやSMSで連絡をしても無視されて伝わらない場合がありますが、電話でさらに連絡をすると確実に伝わることが期待できます。メールは埋もれてしまうこともあるので、特に重要な案件ではフォローとして電話をするのが効果的です。以下のようなシーンではメールやSMSなどの別の手段で用件を伝えた後で、必要に応じて電話をかけるのがおすすめです。

• 回答期日までに確実に返信が欲しい
• 支払期日が過ぎた請求があって早急に支払ってもらいたい
• 念を押さないとメールを無視される可能性がある
• 相手にとって負担になる無理なお願いをしたい

メッセージの内容を再確認してもらうと詳細もわかるので、電話で伝える内容も最小限で済みます。電話の効率も上がるのでお互いにとってメリットのある対策です。

関連リンク：催促の電話のかけ方を例文付きで徹底解説！
https://sms.supership.jp/blog/kakikata-template/saisokudenwa_kakekata_reibun/

仕事の電話で上手く話を伝えるコツ

仕事の電話で話が伝わらないのは準備が足りていない場合が多いので注意が必要です。相手に上手く話を伝えるためには、以下のポイントを押さえて準備してから電話をかけることが大切です。

• 電話で伝える要点を整理しておく
• 用件を率直に伝えてから話を進める
• 電話ですべてを伝えようとせずに他のツールも使う

要点がまとまっていないと電話をしても伝わらないのは当然です。電話では初耳の内容を言葉で聞いて瞬時に理解しなければなりません。要点をまとめて用件を端的に伝えてから、詳しい話をすると伝わりやすくなります。また、言葉だけでは伝わりにくい内容をメールのテキストや画像を使った資料などを送ることで補うのも効果的です。

テレアポでスムーズに話を伝えるコツ

テレアポでは話が伝わらないのが問題になりがちですが、工夫をすればよく聞いてもらえるようになる可能性があります。ここではテレアポで電話をした相手に話をきちんと伝えるコツを紹介します。

相手の話を否定しない

テレアポでは、相手が言ったことを否定せずに受け止めることが大切です。商品やサービスを紹介しても、理由を付けて断られる場合があります。その理由を真っ向から否定してしまうと、相手は腹が立って電話を切ってしまうでしょう。まずはお互いの関係を築くことを重視し、相手の言ったことを肯定すると話をつなげやすくなります。

例えば、相手が否定的な意見を言ったときには「おっしゃる通りです」と相手の意見を受け入れたうえで、「申し訳ございません」と謝罪の一言を添えましょう。そして、「今回のご提案は○○という意味でした」と訂正すると、考えを変えてくれるかもしれません。

理解度を確認しながら話を進める

相手が理解できていないとテレアポは上手くいきません。電話は音声だけで情報を伝えるので、実物の製品や資料などを使用して説明するのに比べると相手が理解しにくい方法です。「ここまでの内容についてご質問はございますか？」と問いかけるなどの工夫をして、相手の理解度を確認しながら話を進めていくと話が伝わりやすくなります。

相手が理解しやすくするために、事前に資料を送付するのも効果的です。読んでおいてもらえなかった場合にも、資料を見てもらいながら電話できます。口頭では伝えにくいことも資料を見てもらうと理解が進みやすく、「〇ページのサービスの仕組みについてご理解いただけましたか？」という問いかけもしやすいので便利です。

ハキハキと大きな声で話す

電話を通して受けた印象と聞き取りやすさは、テレアポの成功率に影響します。ハキハキと大きな声で、聞き取りやすく話しましょう。電話では、相手の環境によっては聞き取りづらい場合があります。例えば、外出先で電話を受けていて、周りの雑音が大きくて電話の声が聞こえないことがあります。はっきりと聞こえる声で話さなければ伝わらないので、電話から聞こえる雑音も考慮して大きな声で話しましょう。

ハキハキと元気に話すと、相手にポジティブな印象を与えられるのもメリットです。暗い声で話されるよりも、ポジティブに捉えてくれる可能性が高くなります。挨拶の時点からはっきりと伝わる声を出し、好印象を持ってもらうことが大切です。

要点を簡潔に話す

テレアポでは、要点をまとめておいて簡潔に伝えることが重要です。相手から営業の電話だと思われた時点で、お断りの話を切り出されたり、無言で電話を切られたりする場合もあります。相手が聞いてくれる状況のうちに、伝えたいことを話し終えて理解してくれたか確認することが重要です。

電話の用件を最初に話し、できるだけ簡潔に要点を伝えるのが基本です。そして、相手が気になっている点を詳しく説明するという流れにすると、話がつながりやすくなります。最初に要点がわからないと興味を持ってもらえないので、重要な内容をまとめて話の流れを考えておくことが大切です。要点だけをメールやSMSなどで事前に伝えておくと、スムーズに話を進められます。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

電話で話が伝わらないトラブルを解決する手段としてKDDI Message Castの導入がおすすめです。KDDI Message CastはSMS送信サービスで、電話番号がわかる相手にSMSなら簡単にメッセージを送信できます。電話をかける前に関連資料のリンクを送信して理解を促しやすくするといった工夫が可能です。念押しの電話をする代わりにSMSを自動送信することもできます。電話に伴う負担を減らす目的で多角的に使えるサービスなので導入を検討しましょう。

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まとめ

仕事の電話で話が伝わらないのは、相手に聞いて理解してもらうための準備をしていない、あるいは相手の時間を奪っている認識を持っていないのが主な原因です。要点をまとめてわかりやすく説明できるように準備してから電話をかけましょう。また、電話以外の方法でも伝えられることは、他のツールを使うのがおすすめです。SMSは電話番号しか知らない相手でも簡単に送信できます。電話と合わせて使うこともできるので活用しましょう。

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