公開日:2022年8月31日

「約束の日時を過ぎても返事がない」など、相手に催促をせざるを得ない場面は、ビジネスでもよくあることです。もどかしい気持ちを抱えながらも、相手との良い関係を保ちながら仕事をすすめる上では、上手な伝え方を身に付けておく必要があるでしょう。ここでは、相手の気分を害することなく催促する方法について、例文を交えてご紹介します。

催促の電話を掛ける前に確認すべきこと

催促をしなければならない状況では、どうしても相手のことを責めたくなってしまうかもしれません。しかし、もしかすると相手ではなく自分のミスが隠れている可能性もあります。まずは、以下のことを確認しましょう。

確認①納品物が実は届いているかもしれない

依頼の内容が納品物の場合、ものによってメールで届いたり実物が届いたりとさまざまですが、本当に届いていないのかどうかを今一度確認しましょう。メールなら、自分が見落としている可能性も十分に考えられます。また、郵便物であれば、他のスタッフのもとに間違って届いている可能性もあります。

確認②こちらの伝え方が不十分だったのかもしれない

依頼をした際に、「何を・いつまでに」ということを明確に伝えられていたのか、振り返りましょう。こちらが伝えたつもりでも、相手には伝わっていないのであれば、言い方や依頼の方法を見直す必要があります。

確認③メールはきちんと送信できているか

もし、メールを通して依頼したのであれば、送信エラーもあり得ます。メールに対する返信が相手から来ていれば、確認してもらえていると分かりますが、そうでない場合は相手がメールを見ていないか、もしくは見落としているか、そもそも送信できていない可能性も出てきます。

ビジネスシーンで催促の電話をかける方法

上記のことを確認した上で、相手に催促電話をかけることとなった場合も、ビジネスマナーを守ることが大事です。約束を守ってもらえていない不満もあるかもしれませんが、高圧的な態度は控えた方が何事もスムーズにいくことが多いです。

声は明るく穏やかに

電話では、声のトーンや口調、話すスピードが印象を大きく左右します。いつもよりもワントーン明るく、かつうるさくない穏やかな口調で、はっきりと発音しましょう。社名や名前は一度で伝わるように意識し、催促の電話であっても「今よろしいでしょうか」と相手の都合を必ず聞いた上で、用件を伝えます。

謙虚な姿勢を忘れない

催促の電話は、一歩間違うと相手を責めてしまうことになります。一方的に、期日が過ぎていることや納品の約束を行おうとするのではなく、謙虚な気持ちを保つことが大事です。低姿勢でいることを忘れなければ、相手を責めすぎることなく催促の目的も伝わります。期日の確認や、遅れている事実の認識づけは、会話形式でお互いの認識を擦り合わせるようにしていくと必要以上にプレッシャーを与えることもなくなります。

相手を思いやる気持ちを伝える

催促の目的は、相手に謝ってもらうことではありません。もちろん、相手に非があれば謝罪の一言はあるでしょう。しかし、目的は約束したことを達成することです。催促の仕方が悪くて相手の気分を害し、目的が達成できないという事態は絶対に避けるべきと言えます。

謙虚な姿勢であることで、相手にもその気持ちは伝わるでしょうが、さらに相手に配慮した気遣いの言葉を添えるとベターです。

相手が不在ならできる限りかけ直す

もし、催促をしたい相手が電話に出られない状態だった場合、伝言をするのはあまり得策ではありません。他の人に催促されていることが知られることとなり、仕事がしにくい環境をつくってしまう可能性があるからです。基本的には、またこちらからかけ直すことを伝えますが、なかなか連絡のとれない相手の場合は「○○の件」などにとどめて伝えてもらいましょう。

ビジネスシーンで活用できる催促電話の例文

具体的に、催促電話を行う場合の例文をご紹介します。

例文1. 返事を催促する場合

株式会社○○の△△です。
いつもお世話になりありがとうございます。
今お時間よろしいでしょうか?
先日送らせて頂いたメールのお返事についてご連絡いたしました。
せかすようで大変申し訳ないのですが、
早めにご確認頂き、何卒ご対応頂けますようよろしくお願いいたします。

怒りを露にしたり高圧的な態度はとらず、丁寧な話し方を心掛けましょう。「せかすようで大変申し訳ないのですが」といったクッション言葉を使用すると、相手に不快な思いをさせないよう配慮しつつも、しっかりと催促することができます。

例文2. 相手が不在の場合

株式会社○○の△△です。
○○の件についてご連絡いたしました。
またこちらから△△時頃にご連絡させて頂きます。

再度連絡する時間を伝えるようにします。数分後、すぐに電話をかけ直すのではなく、ある程度時間の余裕をもたせましょう。また、会議や外出で不在なのであれば「何時頃にお戻りの予定でしょうか?」と聞いてみるのも一つの手です。

催促の電話で相手の気を悪くさせないフレーズとは

催促の電話では、ついストレートに相手を急がせるような言葉や責めるような言葉を使ってしまいそうになりますが、相手を思いやる言葉やクッション言葉を挟むことで、とても柔らかい印象になります。

お忙しいところ恐縮ですが

ビジネスの場面で、相手にお願いごとをする際にとても使いやすく便利な言葉です。特に、「○○日までに」と期限を設けて依頼する際にひとこと添えるのがおすすめです。

こちらの事情で申し訳ございません

強めに催促したいケースでは、こちらとしても焦りがありますよね。どうしても○○日までに何とかしなければならない、という事情もあるでしょう。そんな場合は、対応の期日と時間とこの言葉をセットにしてみましょう。「こちらの事情で申し訳ございませんが、○○日までにご対応頂けませんでしょうか。」などといったように、柔らかい言葉の中に少しだけ焦りを感じさせることができるフレーズです。

催促の連絡ならSMSもおすすめ

催促の連絡は、電話やメール、郵送だけでなく、SMSもおすすめです。電話がつながらない、メールや郵便の開封率が低いなど、伝えたい内容が伝わりにくいという問題も、SMSなら伝わりやすくなるケースがあります。

SMSであれば相手の都合が良いタイミングで内容を見ることができます。返信を促したい場合はその旨を記載しておけば、電話での催促のように相手の都合次第で何度も架ける必要がなくなります。

関連リンク:電話、郵送での連絡からSMSへの切り替え

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

催促の電話やメールをSMSに切り替える場合は、「KDDI Message Cast」がおすすめです。業界内では非常にリーズナブルな費用で、SMS送信サービスを利用して頂けます。導入時の負担はなく、初期費用や最低保証金額などがかかりません。

誰でも使いやすい管理画面で、最大660文字までの長文に対応。24時間365日いつでもサポート体制が整っているため、困り事があればすぐに相談できます。高い到達率と開封率のSMSで催促の連絡をより楽に行いましょう。

まとめ

催促の電話は、受ける方はもちろん、かける方も気を遣うものです。ストレートに言い過ぎると相手にプレッシャーを与えすぎたり、人によっては気分を害して仕事がそれ以上すすまなくなることも。目的は、謝罪させることではなく対応してもらうことだと意識すると、自然と柔らかな言葉づかいになるでしょう。催促電話の手間が負担になっているようなら、SMSでの催促が便利です。ぜひ、SMS送信サービスの導入も含めて検討していきましょう。

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