ペーパーレス化とは？意味や重要性、取り組みのメリットを解説！

DX推進の基本方針の一つとしてペーパーレス化がよく着目されています。ペーパーレス化はDXを始める切り口として重要な役割を果たしていて、成功事例も多くなりました。この記事ではペーパーレス化の重要性・メリット・始め方をまとめました。ペーパーレス化に有用なサービスやDX推進につなげるために必要なポイントも解説しています。中でもSMSは早期導入可能でペーパーレス化にもDXにもつながるので詳細をご紹介します。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、電子化などによって紙の使用を撤廃するための取り組みを指す言葉です。特にビジネスにおいては、これまで紙媒体で運用されていた文書・資料などを電子化して活用し、業務効率化やコスト削減を図ることを指します。

企業や公共機関では会議資料を印刷して配布し、会議終了後にシュレッダーにかけて処分することが昔からよくありました。印刷コストも廃棄した紙の処分コストもかかり、環境負荷もあるのは明らかでしょう。紙を使わずに電子データを活用するのがペーパーレス化の基本です。

ペーパーレス化は書類のデジタル化を通してさまざまな課題を解決できる方法として積極的に取り入れられています。日本でも政府が電子申請を推進する傾向が生まれ、確定申告でもペーパーレスに対応するようになりました。各種申請も電子化が進められているため、行政手続き上もペーパーレス対応が求められています。

DX推進とペーパーレス化の違い

DXの過程としてペーパーレス化をすることはよくあります。しかし、DX推進とペーパーレス化の導入は同じではありません。DXはあくまでデジタル技術の活用によってイノベーションを起こすことを概念的に示している言葉で、具体的な方法ではありません。ペーパーレス化は紙媒体を使用しないという概念とも捉えられます。しかし、ペーパーレス化はデジタル化のための手段の一つでもあり、DX推進のきっかけにもなる取り組みです。

DX推進の一環としてペーパーレス化を進めるのは有効です。ただペーパーレス化をしたからといってDXを達成できるわけではありませんが、DXではデータ活用が重要な観点の一つであり、ペーパーレス化によってデータをデジタル化して扱うインフラを整えることができます。DXを成し遂げるにはペーパーレス化を一つの選択肢として活用し、ビジネスモデルの変革や新しい付加価値のある商品の開発などを実現することが求められます。

DX推進とペーパーレス化が重要な理由

ペーパーレス化はDX推進の一環として取り組む企業が増えています。DX推進とペーパーレス化が重要なのは、持続的に経営を継続できる企業価値を生み出し、社会に貢献できるようにするための経営戦略として不可欠だからです。

DXは競争力を獲得できる変革をもたらすためにITやAIなどのデジタル技術を活用することです。ペーパーレス化はITによって実現された技術の一つで、業務効率の向上になるだけでなく、他社との競争や協業に必要になってきています。今やデジタル化への対応はビジネス推進の必須条件なので、ペーパーレス化を含むDX化が企業の事業継続に欠かせません。

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ペーパーレス化の対象となる書類

ペーパーレス化を目指すときにはどんな書類を電子化できるのかを確認しておくことが重要です。以下のようにビジネスで用いられているさまざまな書類を電子化してペーパーレス化できます。

• 会議資料
• 稟議書
• 見積書・請求書・領収書
• 経理・会計の帳簿
• 経費精算書
• 給与明細書
• 各種通知
• 契約書
• 企業紹介資料
• プレスリリース
• IR資料
• 商品やサービスの説明資料
• カタログ・パンフレット
• 取扱説明書・マニュアル
• チラシ・ポスター

DX推進における現状の課題

DXへの不安と抵抗感

DX推進が進まない原因として現場による不安と抵抗があります。ペーパーレス化を無理やり進めてしまうと、今までずっと紙媒体で処理して問題がなかったのに、あえてデジタル化することに魅力を感じられないと考えられてしまう可能性があります。押印をデジタル化して、本当に今までの書面への押印と同じように信用しても良いのかと不安になる人もいます。

DXについて理解不足

DXに対する理解が従業員の間で十分に進んでいないことも、課題となります。DXによって革新を起こそうと、企業の経営者が全社的視点に立って伝えれば理解が深まる可能性はありますが、経営者が経営的視点のみに立ち、従業員の立場での理解を進めようとしていないことがよくあります。結果としてDXはおろか、ペーパーレス化すらも浸透させられない状況に陥りがちです。

システムの選定・移行の課題

DX推進には基本となるシステムの導入を伴うのが一般的です。新しいシステムの選定をして、レガシーシステムから移行することが難しい場合もあります。レガシーシステムが作り込まれているほど、あらゆる面で優れている新システムを新たに見出すことが難しくなりがちです。移行するときにもトラブルが発生しやすいのがネックになっています。

業務フローの変更の難しさ

DXによって新しいシステムが導入されると業務フローが変わります。ペーパーレス化では紙媒体で処理されていた書面がデジタル化され、新しいシステム上で取り扱うことになるため、業務フローの変更が必要です。業務フローを新たに作る必要があるだけでなく、現場で検証して最適化するまでに時間がかかるため、現場からの抵抗を受けがちです。

DXにかかるコストの問題

DXに本格的に取り組むにはまとまった金額の予算を用意することが必要です。新しいシステムを導入したり、従業員の教育研修を実施したり、必要なデバイスを購入したりすることが求められるからです。赤字経営で資金繰りに苦しんでいる企業では、DXの取り組みをコスト的に受け入れられない場合もあります。

ペーパーレス化を進めるメリット

企業ではDXの手始めとしてペーパーレス化を進めるのがおすすめです。ペーパーレス化はDX施策の中でも取り組みやすいだけでなく、多数のメリットがもたらされるからです。ここではペーパーレス化を進めると何が良いのかを解説します。

業務コストの削減

ペーパーレス化は業務コストの削減に直結します。紙に印刷する、郵送するといったコストもかかりますが、法令によって保管が求められている書類は保管スペースの確保や管理のコストも負担しなければなりません。ペーパーレスにすれば電子データとして管理し、郵送の手間なく書類のやり取りができるのでコストカットになります。

パフォーマンスの向上

従業員のパフォーマンスの向上にもペーパーレス化は有効です。ペーパーレス化によって書類が電子化されると、手作業での入力や転記などの作業を減らせます。転記ミスなどのヒューマンエラーも少なくなるため、業務精度も向上します。また、検索性も良くなるため、データに基づく事業やマーケティングの戦略を考えるのも容易になるのがメリットです。

リモートワーク・他拠点経営への対応

ペーパーレス化と同時にDXを推進すればリモートワークや他拠点経営に対応しやすくなります。書類を郵送せずにメールやシステムを通して共有できるようになるからです。リモートワークでバックオフィスの仕事ができる体制を整えたり、他拠点で共同作業をしたりすることができるのがメリットです。

データ活用の促進

ペーパーレス化によってDXに欠かせないデータ活用を促進できます。DXではデータを基盤にして活用するのが重要です。紙媒体のままではデータとして活用できませんが、電子書類として整理すれば使えるようになります。使えるデータがたくさんあればDX戦略の幅を広げられるので、DXの入口としてペーパーレス化は欠かせません。

環境保護の推進

ペーパーレス化はDXになるだけでなく、社会貢献という点でもメリットがあります。企業にとってサステナビリティへの取り組みは欠かせないものになりました。環境保護のためには紙を無駄に使わないことが大切です。会議資料を印刷しないで電子データで使うだけでも環境負荷の軽減になり、SDGsの達成に向けた取り組みになります。

BCP対策・災害対策

BCP対策は企業にとって欠かせない取り組みで、DXでも重要視されています。災害が発生したとしても事業を継続できるようにするためにはペーパーレス化が役に立ちます。例えオフィスが火事で全焼したとしても、クラウドサーバーにデータを保存していれば復旧可能だからです。災害で出社できない状況でもインターネット環境があれば働ける状況を作ることもできます。

書類のセキュリティ強化

ペーパーレス化によって書類の管理におけるセキュリティが向上します。盗難や紛失によるリスクを低減できるからです。重要な書類をサーバー上でデジタルデータとして安全に管理できる環境を整えられます。

DX推進に重要な「5つのレス」

東京都では「シン・トセイ」のDX推進戦略として「5つのレス」の徹底を掲げています。

• ペーパーレス
• FAXレス
• はんこレス
• キャッシュレス
• タッチレス

5つのレスは互いに深い関わりがあります。特にペーパーレスと関連が大きいのはFAXレスとはんこレスです。FAXをEメールやSMSなどのデジタルツールに置き換え、押印を廃止してデジタル化することでペーパーレスによる環境調和型の業務をおこなえるようになります。新型コロナウイルスの影響を受けて、東京都では、もともと取り組んできた3つのレスにキャッシュレス・タッチレスを加えて精力的なDX推進をしています。

参照：5つのレス徹底推進プロジェクト｜都政

ペーパーレス化はバックオフィス業務から始めるのがおすすめ

ペーパーレス化をDXとして推進していく際にはバックオフィス業務から始めると効果が上がりやすくなります。現場では経理や財務などのバックオフィスで書類の取り扱いが多いからです。バックオフィスはもともと企業では商品・サービスの販売によって売上を出せる部門ではありません。運営コストを減らすのが企業にとっては利益向上に直結します。バックオフィスの業務の無駄をなくすのは企業利益につながるのでまずは着目すると良い部門です。

ペーパーレス化をバックオフィス業務から始めると良いのは、DXとの相性が良いのも理由です。バックオフィスではデータの入力や出力、転記や集計などのルーチン化できる作業がたくさんあります。ペーパーレス化してデータとして取り扱うことで効率化しやすい業務が多いのがバックオフィスです。

バックオフィス業務からペーパーレス化を始めるときには、意識改革から始めるのが重要です。今までと違うやり方に対して抵抗感を持つ人は必ずいます。最初は大変でも継続的に取り組めば楽になるということを理解させるのが大切です。

ペーパーレス化を進めるステップ

目的と目標を定めて意識を揃える

ペーパーレス化を進めるには経営者と現場が一致団結して取り組むことが必要です。まずはDX推進の部署を設けてペーパーレス化の目的と目標を定めることが大切です。経営者と現場の間で意識を共有し、DXの過程としてペーパーレス化に取り組む体制を整えましょう。目標を数値化し、達成度を見える化して共有すると、取り組みへの張り合いが出てきます。定期的に効果を測定して経営者にも従業員にもわかりやすく伝えていきましょう。

必要なシステムを導入してフローを構築する

ペーパーレス化の推進には現場で必要なシステムを導入することが重要です。契約や決裁のプロセスで書面を使用する代わりに、電子契約や電子決裁のシステムを使用することができます。手書きで提出していた経費精算も、経費精算システムを導入すれば電子データで申請が可能です。このように紙の使用により無駄な業務を発生させていた箇所を見つけ出し、改善に必要なシステムを導入して業務フローを構築して運用していきましょう。

ペーパーレス化を進める際のポイント

ペーパーレス化はDX推進につなげるのがポイントです。ペーパーレス化を進めるときに重視すると良い点を確認しておきましょう。

従業員の意識改革

ペーパーレス化では従業員の意識改革が不可欠です。もともと紙を使ってきた状況からペーパーレスにすると従業員が不満に思ったり、業務フローの変更による戸惑いが生じたりします。DX推進のために必要だと意識させる教育研修が必要です。

ペーパーレス会議の推進

ペーパーレス会議の推進は重要になります。紙の資料を使っていた状況からペーパーレス化をすると、それまでと勝手が違うために議論が滞ることがあります。資料共有のルールや会議運営の仕組みを作り上げて、生産的な会議を進められるようにするのが大切です。

契約書の電子化

契約書の電子化によるペーパーレス化の取り組みも欠かせないポイントです。他社との協力が必要なので、自社のDXだけでは完全に実現することはできません。クラウドサインなどによる電子署名に対応してもらえるように交渉しましょう。

ペーパーレス化の活用事例

株式会社國森

株式会社國森では、クラウド型の総合コミュニケーションツールを導入することで世界中の拠点での情報共有を実現するDXを推進しました。神戸本社、東京営業所に加えて、シンガポールやマニラなどにも拠点を持つ同社では情報共有のルールがなく情報の偏りが生じていました。DXツールの導入により紙ベースの情報共有をなくし、システム上でのコミュニケーションを促進することでペーパーレス化を伴う情報共有の効率化を実現しています。

参照：グループウェア導入事例：株式会社 國森様｜desknet’s NEO

佐賀県

佐賀県ではテレワーク推進を目的として会議支援システムとiPadの導入を実施しました。ペーパーレス会議を導入した際にタブレットで閲覧したいという声が職員から上がったことを受けて、試験的にiPadを導入した結果、シンプルで見やすいタブレットが重宝されるようになりました。導入したツールの活用によって佐賀県では4,000人規模でペーパーレス化に取り組み、年間45万枚もの紙の消費削減に成功しています。

参照：【佐賀県】職員4,000人でペーパーレス化を実施。会議、研修、テレワークなどに活用し、年間４５万枚の紙削減を実現！｜ペーパーレス会議moreNOTE（モアノート）

KDDI株式会社

KDDI株式会社ではSMS配信サービスとWebページの活用によるDXでペーパーレス化とUXの向上、コスト削減を実現しました。同社ではauひかり回線の開通工事の日程調整や注意事項の案内に郵便や電話を使用していました。SMSへの切り替えによって顧客とのコミュニケーションを取りやすくなり、回答率が倍に向上しています。郵送コストや電話のための人件費も削減することに成功したDX事例です。

参照：KDDI株式会社電話、書面での連絡をSMSに切り替え – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

ペーパーレス化の実現にはSMSの活用もおすすめ

ペーパーレス化の実現の施策にはさまざまな選択肢がありますが、SMSの活用は魅力的な方法です。今まで紙媒体で通知していた内容をSMSと自社システムを通じて通知するようにすると、従業員にも顧客にも受け入れられるDXを実現できます。

例えば、給与明細書や源泉徴収票を紙で発行していた状況からシステム上でのオンライン発行に切り替え、発行時にSMSで従業員に通知する方法があります。顧客への郵送でのDMによるプロモーションをSMSにしておこなうことも可能です。SMSは電話番号がわかれば送信可能なので、顧客にリーチしやすいメリットもあります。ペーパーレス化を足掛かりとするDXを実現する第一歩としてSMSの導入・運用を検討してみましょう。

関連リンク：ペーパーレス化でのSMS活用

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

DXを目指してペーパーレス化をする際にSMSを活用するなら、KDDI Message Castがおすすめです。法人のためにデザインされた一斉送信サービスで、従業員にも顧客にもタイムリーにSMSをまとめて送信できます。ペーパーレス化によって書面通知されなくなったという従業員の不満をなくすにも、顧客へのDMによるフォローを迅速化するにも効果的なツールになるので活用してみてください。

まとめ

DX推進ではペーパーレス化から始めるのが簡単で効果が上がりやすいのでおすすめします。特にバックオフィスはもともと書類の取り扱いが多い影響でペーパーレス化による成果が出やすいので、まず取り組む価値があります。ペーパーレス化に取り組むと業務パフォーマンス向上もコスト削減も実現できます。DX推進につながる方策としてSMSの活用は効果的です。KDDI Message Castではビジネス活用の役に立つサービスを提供しているのでぜひご検討ください。