緊急連絡網における個人情報の取り扱いについて解説！連絡網の作り方から解説！

緊急連絡網はどのように作ったらよいのでしょうか。災害などいざという時に安否確認ができるよう、運用ルールを決める方法、運用条件の作成について知っておきましょう。また、個人情報の取り扱い方法や、実際の緊急時の個人情報の取り扱い事例についてもご紹介します。

緊急連絡網の作り方について

緊急連絡先の決定

災害やトラブルが発生した時のために、社員へ連絡する手段を決めておきましょう。以前は、自宅の電話番号を一覧表にして配っていたこともありましたが、最近では固定電話を持つことも減り、携帯電話を使うことが一般的になっています。また、緊急連絡のためとはいえ、個人の携帯電話の番号を公開することは個人情報の問題もあり難しいでしょう。

いざという時のために、到達率の高い連絡先を複数確保しておき、どのような状況下においても連絡が取れるよう準備しておくことが重要です。

携帯電話は手元にいつも持っておくことが多く、連絡が取りやすい手段です。しかし、電波が届かない場合や、災害で通信できないことも考え、固定電話や家族など近親者の携帯電話番号も取得しておきましょう。

メールアドレスも、いざという時に使いやすいツールです。一斉にメール配信することもできますし、文字として残るため混乱している状況でも、トラブルになりにくいでしょう。ただし、メールアドレスによっては、サーバーの相性やキャリア、フィルタ設定により迷惑メールに入れられてしまったり、届かないこともあります。平常時に、メールが受信できるようドメイン設定をしておくことや、届くかどうか実際にテストして確認しておくようにしましょう。

携帯電話のSMSを使うのも有効です。メールを多く受信する人は、緊急メールも見逃してしまう可能性があります。SMSの方が通知に気付きやすいこともあるでしょう。NTTドコモやauなどのキャリアであれば使えますが、格安携帯電話ではSMSが使えないこともあるため、使用できるかどうか、しっかりと届くかどうかテストしておきましょう。

その他、既読が確認できるLINEなどのチャットツールも緊急連絡先として使うことができますが、アプリをあらかじめインストールしておかなければなりません。普段使用しているアプリであればいいのですが、緊急用のみにインストールしていると、アップデートがされておらず、いざという時に使えない可能性もあります。業務でそのアプリを使用していれば問題ないですが、それ以外は、これらのチャットツールはサブでの利用に留めておく方が無難でしょう。

運用ルールの作成

緊急時にすぐに使用できるよう、運用ルールも作成しておきましょう。連絡する順番は、本部→担当→課→社員とすることもありますが、あまりに断層が深いと情報が行き渡るまで時間がかかり過ぎることもあります。また、複雑な組織の場合には、緊急連絡先用にシンプルに作り直すことも検討しましょう。

緊急連絡網には、情報を周知するだけでなく、安否状況や出社ができるかどうかの確認作業も発生します。これらの作業を担当する、集計・確認係を決めておきましょう。また、非常時にその担当者が動けない場合を考え、補欠で行える担当者も用意しておくと安心です。

緊急連絡の運用条件の作成

どのような時に緊急連絡を運用するか、その条件もあらかじめ決めておきましょう。「誰が」「どのような場合」に運用を決定するかの2点がポイントになります。

企業の社長や危機管理本部長が、緊急事態と判断して運用する場合もあるでしょう。過去には運用ルールのみ作成しておいて、指示すべき人が不在、または連絡が取れない状態で、対応が遅れたケースもあります。指示を出す人を決める際には、その人が動けない状態の際にサポートする人を決めておき、どのような場合でも運用できるようにしておくことが重要です。

また、指示は必要なく、気象庁が発令した警報などの際に緊急連絡を運用することもできます。大雨警報の発令、震度〇以上が観測などの明確なルールを作っておけば、すぐに運用が可能でしょう。緊急連絡のサービスでは、これらの条件を入れておけば自動で緊急連絡を運用することもできます。

▼緊急連絡網の例文についてはこちら：

緊急連絡網で実際に送る例文集！送る際のポイントを解説！ – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

緊急連絡網を作る際は個人情報の取り扱いに注意する

緊急連絡網には個人情報が含まれています。氏名、メールアドレス、電話番号は個人情報になるため緊急連絡網が流出したり、悪用されることないよう慎重な取り扱いが必要です。職場で連絡網が勝手に使用されたとなれば大きな問題になってしまいます。

緊急連絡網はいざという時に使用するものなので、すぐに取り出せるよう自宅のパソコンやスマホにPDFで保管することもあるでしょう。不正にアクセスされることのないようセキュリティを強化することや、ウイルス対策ソフトを導入して対策をしましょう。クラウドに保管する場合には、アクセスやダウンロードに制限をしておくと安心です。

また、会社から支給された携帯電話の番号やメールアドレスであれば緊急連絡網に記載してかまいませんが、プライベートの携帯電話番号やメールアドレスを記載する場合には本人の同意が必要です。利用目的を伝え、様式をきちんと整え同意書の提出をお願いしましょう。派遣社員の場合は拒否されることもあるかもしれません。その場合には、派遣会社、派遣社員と3者で話し合いを行うとよいでしょう。

実際の緊急時の個人情報の取り扱い事例

行方不明になった社員の個人情報

震災により行方不明になった社員の安否確認をするため、自宅や会社に登録されていた緊急連絡先、警察に問い合わせをしたものの見つからず、通信事業者が運営している「災害・消息情報サービス」のウェブサイトに本人の個人情報を掲載しました。それを見た本人の知人より、近くの病院に入院しているという情報が得られ、無事安否確認をすることができました。

本人の同意なしに個人情報の提供はできないと考えられがちですが、個人情報保護法の第27条（第三者提供の制限）や、日本産業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」では、例外事項に該当する場合は本人の同意なしに個人情報を提供できると規定されています。今回は非常時のため、個人情報を「災害・消息情報サービス」に掲載したことは問題ないと考えられるでしょう。

ただし、不特定多数に閲覧されるサイトでは、必要性を検討した上で利用する必要があります。また、緊急時には通信事業者が運営している「災害・消息情報サービス」のウェブサイトへ掲載することについて、あらかじめ社員から同意を得るなど対策をしておくとよいでしょう。

参考：JISQ15001:2017 個人情報保護マネジメントシステム－要求事項

負傷した社員の個人情報

社員数名が負傷し、そのうち複数名は意識不明で、かかりつけの病院も分からなかったため、救急隊に氏名、年齢、性別、住所、緊急連絡先、健康保険証などを書面で渡しました。本人の同意のないまま個人情報を提供しましたが、この場合も「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」でのJ.8.3にあるただし書き 「b)：人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき」という状況にあたると考えられます。

そのため、救急隊に負傷者の個人情報を渡すことに問題はないでしょう。

参考：プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針 

安否確認を行うならSMS送信もおすすめ

安否確認を行うために、SMSを利用するのもおすすめです。日々大量に届くメールの中には、迷惑メールも多く、最近ではメールアドレスを持っていても、ほとんど使わないという人も増えています。また、メールは使っていても、大量に届くメールに埋もれてしまい、本当に必要なメールを見逃してしまうこともあり得ます。

SMSであれば、メールのように大量に届くこともないため、見落としが発生しにくく、受信すると携帯にすぐに表示されるので、届いたことが気付きやすいというメリットがあります。緊急連絡先として携帯電話番号を管理していれば、その携帯電話番号を宛先にしてメッセージを送信することができます。

特別なアプリも必要なく、メールアドレスに比べ携帯電話番号は変更されにくいこともポイントです。年配者はスマホではなくガラケーを使っている場合もありますが、その場合でもSMSは利用可能です。東日本大震災の際も、SMSは使えた実績もあり大災害にも強いことから安否確認にSMSを利用することが増えてきています。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

社員の安否確認の際にSMSを利用するのであれば、法人向けSMS送信サービス「KDDI Message Cast」をチェックしてみましょう。SMSは文字数が70字と限られていますが、「KDDI Message Cast」を利用すれば最大660文字の長文配信も可能です。また、配信時に他人判定を行う誤配信防止オプションもありますので、緊急時に起こりやすい間違いを未然に防ぐこともできるでしょう。

安否確認は重要なことですが、普段はほとんど使うことがないのに緊急時のために「ランニングコストがかかるのは…」と躊躇されることもあるかもしれません。しかし「KDDI Message Cast」は、月額費用がかかりません。配信された文字で課金されるシステムで、初期費用、最低保証金額などもなく導入時の負担はないため、いざという時に備えて平常時から準備しておくことができます。

まとめ

会社の緊急連絡網の運用方法や、個人情報の取り扱いなどについてご紹介しました。緊急連絡網を使う機会がなければ、それに越したことはありませんが、いつ何が起こるか分かりません。日本は地震などの災害も多く、近年では都市部における大雨による浸水なども増えてきています。緊急時に備え、携帯電話番号やメールアドレスなどを管理し、いざという時に連絡が取れるようにしておきましょう。特別なアプリを必要とせず、送達率、開封率が優れているSMSを利用するのもよいでしょう。

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https://sms.supership.jp/