【テンプレート付き】業務連絡とは？書き方やLINEなどSNSを使うリスクを徹底解説！

業務連絡とは何か、どのような方法を使ってよいのでしょうか。業務連絡のメールの書き方がわからずに悩んでいる方もいるでしょう。本記事では業務連絡をする際に押さえておきたいポイントや注意点をまとめました。ツールとしてLINEなどのSNSを使用するリスクと、業務連絡に有効なツールの選び方も解説します。また、さまざまなシーンの業務連絡に使えるテンプレートも紹介しているのでぜひごl活用ください。

業務連絡とは？

業務連絡とは仕事をする際に他の社員に対して必要な情報を伝えたり、確認や催促をしたり、お礼やお詫びをしたりすることです。報告・連絡・相談という形で種類分けされることも多いですが、実際には社内コミュニケーションを全体として業務連絡と呼びます。業務連絡は社内ルールがあって目的に応じて連絡をする方法や範囲が定められている場合もあります。円滑にコミュニケーションを取り、業務の効率と品質を高めるのに重要なためです。

業務連絡を行う際のポイント

業務連絡では仕事の効率が上がる社内コミュニケーションを意識する必要があります。そのために必要なポイントを押さえておきましょう。

用件や重要度をわかりやすくする

業務連絡では用件と重要度がすぐにわかるようにまとめるのが大切です。緊急性が高いトラブルや事故が発生したときには、何がいつどこで起こったかを端的にまとめて報告します。連絡された社員がアクションを取る必要があるかも明記するのが重要です。

構成の順序を意識する

業務連絡では構成を整えて正しい順序で説明するとストレスなく読み進められるようになります。件名に用件を明確に記載した後、本文には宛名を書き、あいさつ文と自分の名前を記入した後で用件を結論から書いて補足をするのが一般的な流れです。

返事が欲しい場合は明記する

返事の催促をするときには対象者、期限、内容について明記するのがポイントです。ただの確認だと誤認識してしまっていつまでも返事がないというトラブルが起こり得ます。件名に【要返信】と記載するのも効果的な方法です。

相手との関係性に考慮する

業務連絡では相手との関係性を考えてビジネスマナーにも配慮して伝えるのが大切です。目上の人に対して、同僚と同じ言葉遣いで業務連絡をすると失礼に当たります。社風によって適切な表現にも違いがあるので注意しましょう。

業務連絡の書き方とテンプレート【ケース別】

業務連絡は書き方がわかりにくい部分もあります。ここではケース別にテンプレートを用意したのでぜひご活用ください。

確認をしたい場合の例

「資料を送付して確認してもらいたい」「イベントの告知をしたい」「書類やメールなどをチェックしたかどうかを知りたい」といったときに業務連絡をするケースがあります。相手に確認をお願いするというスタンスで丁寧に書くのがポイントです。確認に期日がある場合や、確認後にアクションが必要な場合には詳細を補足して記載します。

資料の確認を依頼する例

件名	12月10日開催の報告会資料の確認依頼
本文	各位 お疲れ様です。企画部の○○です。 12月10日（火）10時より開催予定の報告会について資料をご提出いただきありがとうございました。全体を一つの資料にまとめましたのでご確認をお願いいたします。修正などがございましたら○○まで、本メールへの返信にてご連絡ください。 修正期限：12月6日（金）17時 お忙しいところ恐縮ですがどうぞよろしくお願いいたします。 企画部　○○ 内線　○○

イベントや会合への参加の確認を取る例

件名	社内研修の参加について
本文	社員各位 お疲れ様です。○○です。 先日より募集している社内研修についてまだ参加枠が残っています。下記の内容をご確認の上、もし参加をご希望でしたらお申し込みください。 研修内容：エンゲージメントを向上させる方法 日時：6月22日（月）13時～16時 場所：第一会議室定員：20名 申込方法：メールにて連絡（xxx@xxx.co.jp） 申込期限：6月15日（月）12時 ご検討のほどよろしくお願いいたします。 ○○

催促をしたい場合の例

業務連絡では催促をするケースが頻繁にあります。相手にアクションを起こしてもらうのが目的の業務連絡で、対応して欲しい内容と期日を理由と共に示すのが大切です。相手のミスで忘れていたときにも非難せずに、アクションの必要性に気づかせるというスタンスで連絡をすると円滑なコミュニケーションを取ることができます。

書類の提出を促したいときの例

件名	【月末締切】経費精算書の提出について
本文	○○さん お疲れ様です。経理の○○です。 電子申請で経費精算の申請をされていると思いますが、経費精算書をいただいていません。月末締めとしていますので、早急に経費精算書を作成して明日までにご提出いただけますか。 経費精算書のテンプレートを添付いたしました。作成する際に何か不明な点等ございましたら気軽にご相談ください。ご協力をよろしくお願いいたします。 ○○ 内線：○○

手続きの催促をする例

件名	【4月30日まで】e-Learningの受講について
本文	お疲れ様です。○○です。 安全衛生講習のe-Learningの受講について期限が迫っています。 未受講の方は速やかに受講してください。 確認テストが不合格の方も見受けられますので、ご確認もお願いします。 受講期限：4月30日 受講方法： 1.e-Learningシステムのメニューより「年次安全衛生講習」を選択する 2.左のメニューから「テキスト」を選択して読む 3.【重要】左のメニューから「確認テスト」を選択して80％以上正答する どうぞよろしくお願いいたします。 ○○

お詫びをしたい場合の例

トラブルを発生させる原因になってしまったり、ミスを犯したりしたときにはお詫びをするのがマナーです。お詫びも広い意味では業務連絡に該当します。自分のミスをカバーしてもらったときにはお礼の言葉も添えるのが重要です。速やかに誠実な態度で連絡し、問題を起こしてしまった原因や対策についても言及するのが理想的です。

業務のミスの謝罪をする例

件名	社内説明書類の不備についてのお詫び
本文	○○様 お疲れ様です。○○です。 次週の報告会で使用する社内説明資料について、不備がありまして申し訳ございませんでした。 明日木曜日の12時までにはご指摘いただいた部分を修正いたします。 大変恐縮ですが、資料提出の締切が月曜日12時ですので、金曜日までにご確認いただけますか。 このようなミスが再び起こらないよう十分に確認をして提出いたします。 引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 ○○

お詫びと感謝を同時に伝える例

件名	異文化交流会についてお詫びとお礼
本文	皆様 昨日は異文化交流会にご参加いただきありがとうございました。 皆様のご協力のおかげで盛会になり、とても感謝しております。 交流会では当初企画していた講演を急遽中止せざるを得ませんでした。運営に不手際がありましたこと、心よりお詫び申し上げます。 皆様より、定期的に実施して欲しいとの声をいただいております。 今後も異文化交流会の開催を計画して参りますので、ご参加のほどよろしくお願いいたします。 ○○

業務連絡はLINEなどのSNSでもいい？リスクはある？

業務連絡の効率化や円滑化のためにツールを用いることが多くなりました。LINEなどのSNSは普段から使用している人が多いので魅力があります。しかし、LINEを業務連絡に利用するのはリスクがあるので避けましょう。ここではどのようなリスクがあるかを紹介します。

誤送信が多発

LINEを業務連絡のツールとして使用すると誤送信が頻繁に発生するリスクがあります。LINEはプライベートでの利用が一般的なためです。同僚に業務連絡をするつもりだったのに家族に送ってしまう、恋人にメッセージを送ったはずなのにうっかり上司に送信してしまうといったトラブルが起こるリスクがあります。公私混同を起こしてしまい、社員同士の距離感が問題になるケースもあるので業務連絡の際にLINEを使うのは避けた方が良いでしょう。

退職者の管理が難しい

LINEでは退職者が出たときの情報管理が難しいのが問題点です。業務連絡のツールとしてLINEを利用するときにはグループを作成するのが基本です。退職者をグループから外すことはできますが、退職者はグループに参加していた期間の業務連絡を退職後も確認できます。社外秘の情報を退職後に利用されたり、個人情報が流出したりするリスクがあります。LINE以外のSNSも情報管理が難しいので業務連絡のツールとしては適していません。

情報の長期間保存・管理ができない

LINEは情報の保存と管理のシステムが業務連絡のツールとしては問題があります。迅速なコミュニケーションを取るツールとしては優れていますが、過去の情報を検索するのには向いていません。画像などの資料の保存期間が過ぎてしまうと閲覧できなくなるのも問題点です。業務連絡の内容は業務の効率化や改善に重要な情報になります。LINEをツールにすると別のツールに情報を移して保存や管理をする必要があるので非効率的です。

業務連絡で使うツールの選び方

業務連絡にはコミュニケーションを円滑にしつつ、情報管理もできるツールがあると便利です。LINEにこだわらずに業務連絡に適したツールを選んで導入してはいかがでしょうか。ここでは業務連絡に使うツールの選び方を解説します。

操作が簡単かどうか

業務連絡ツールは操作性を重視して選ぶのが重要なポイントです。業務連絡をするときに導入したツールを使用せずに、メールや電話を使用していたのでは情報の蓄積先として使えません。業務連絡の方法が多様化してしまい、業務効率を下げるリスクもあります。社内に速やかに浸透させるには、直感的に操作できるインターフェースのツールを選ぶのが肝心です。業務連絡ツールの社内浸透率を上げるために、操作説明会やチュートリアルなどを実施しなければならないと余計なコストもかかるので、LINEと同じくらい簡単に使えるツールを選びましょう。

情報を長期間保存できるかどうか

業務連絡ツールは情報の保存と管理の機能が充実していることが大切です。情報を長期間保存できるかどうかは重要なポイントで、業務改善を図るときの情報源となるだけでなく、メッセージの再利用による業務連絡の効率化もできます。データベースとしての機能があって、保存された情報を的確に検索できるのが理想的です。業務連絡の内容が自動的に蓄積されていくシステムになっていると、情報の管理負担も小さくなります。データベースとして使えるツールは業務マニュアルや契約書テンプレートなどの保管先にもできるので、活用の可能性が広いのもメリットです。

コストが自社の予算に合っているか

業務連絡の目的でツールを導入するときには費用対効果を考える必要があります。業務連絡ツールはクラウド式のシステムが主流になりました。コストとしては1アカウント当たり500円〜2,000円が相場になっています。利用料金に大きな開きがあるのは機能面に違いがあるのが主な理由です。安ければ良いという視点で業務連絡ツールを選ぶと機能不足で業務効率が上がらないリスクがあります。必要な機能が揃っているのはツールを選ぶときには必須項目です。機能面で候補をいくつか選定した後、社員数を考慮してコストを算出し、自社の予算に合うツールを選びましょう。

セキュリティレベルは十分か

業務連絡ツールには高いレベルのセキュリティが求められます。顧客情報や社員の個人情報などを含めて社外秘の情報を取り扱うのが業務連絡の特徴です。情報漏洩リスクを常に意識して業務連絡をするのは必須です。セキュリティレベルが国際水準でISMS認証を受けていると情報セキュリティについては安心できます。クラウドシステムを利用する場合には運営会社のセキュリティの教育状況も加味して、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるのがおすすめです。第三者機関による認定を受けているとセキュリティレベルについて心配はないでしょう。

ビジネスシーンでの業務連絡ならSMSも便利！

ビジネスシーンでの業務連絡の手段としてSMSも検討してみましょう。SMSは業務連絡ツールとして活用できます。社員の電話番号を宛先にして送信することが可能で、LINEのトークと同じような感覚で迅速かつ円滑なコミュニケーションを取れます。SMS送信サービスを利用すれば一斉送信や既読チェック、送信内容のデータベース管理をすることも可能です。SMSは通信セキュリティのレベルも国際水準なので安心して利用できます。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

業務連絡ツールとしてSMSを活かすならSMS送信サービスを利用してみてはいかがでしょうか。SMS送信サービスのKDDI Message Castは低価格なのに法人にとって必要な機能が一通り揃っています。＋メッセージによって長文や画像、動画なども送信可能で、さまざまなシーンで活用できます。2ヶ月間、3,000通までは無料でお試しできるサービスもあります。今後の業務連絡に有用なツールとして検討してみましょう。

まとめ

業務連絡は報告、連絡、相談を基本として社内コミュニケーションをするときのやり取りを指します。社外秘の機密情報を取り扱うことが多くてセキュリティが重要なことに加えて、迅速に情報を伝えて内容を保管して蓄積できることも大切です。KDDI Message CastのSMS送信サービスなら業務連絡に必要な要素を兼ね備えています。業務連絡ではツールを導入すると便利なので、KDDI Message Castの活用をぜひ検討してみてください。