公開日:2022年8月25日

緊急時に社員へ送る連絡メッセージを、慌てて書こうとしても、どう書いてよいのか迷うことはないでしょうか。本記事では緊急連絡網の例文をご紹介します。また、緊急時に備え、平常時から例文を作っておくことや、メールやSMSを使うなど送り方についても決めて準備しておくとよいでしょう。便利な法人向けSMS送信サービスについてもご紹介します。

安否確認メールを送る際のポイント

早急に送信する

災害が発生したら、なるべく早く安否確認メールを送りましょう。災害後は、家族や友人、知人を心配する個人も安否確認のメールを送ります。特に発生して30分経つと、安否確認メールのためにサーバーに負担がかかり、遅延やメール自体が届かないこともあります。

災害を知るタイミングは報道やメールなどさまざまですが、災害が発生したことを知った時点で緊急メールを送る準備に取り掛かり、なるべく早急に送信するとよいでしょう。

安否確認のみにする

災害の状況など、その場にいた人にしか分からないことも多く、あれこれ聞きたいと思うかもしれませんが、安否確認メールを送る際には、安否確認のみに内容を絞ることが重要です。他に用件がある場合でも、一緒に送るのは避けましょう。

突然起こった災害に、余裕がない状況であることも多くあります。コミュニケーションを取ることは必要ですが、まずは安否確認のみに絞り、相手に負担を掛けないようにしましょう。

簡潔な文章を心がける

法人のメールを作成する際によく使われる「お世話になっております」のような定型文や、時候の挨拶は省略しましょう。災害時は余裕がなく、多方面からメールを受け取っている可能性もあります。相手に負担をかけないよう、なるべく簡潔に文章を作ることが大切です。

相手の状況を心配するあまり、たくさんの質問をしたり、返信するのに多くの文字を打たなければならないような内容では負担になってしまいます。余裕がない状況で、それぞれのメールに丁寧に返信する余裕がないことも踏まえ、あえて短く内容が絞られた文章を作成しましょう。

安否を気遣う

災害に遭い、気が動転することもあるでしょう。日常生活に支障がないか、ケガなどはないか、相手を気遣う一文を入れるようにしましょう。取引先や社外への安否確認の際には「弊社一同」と書くことで、会社全体が心配していることを伝えることができます。短い文章の中に、安否を気遣う一文を盛り込み、相手を思いやりましょう。

返信は急がずに

災害時は、避難やケガの対応などに追われている可能性もあります。相手の安否を確認するためにメールを送りますが、その返信を急がせないようにしましょう。もちろん、一刻も早く安否を確認したい気持ちは誰もが持っているものです。

しかし、メールチェックができない状況や、その余裕もない場合もあります。返信を急かすような文章は含めないよう注意して、相手が落ち着いてメールを返信できることを祈り、待ちましょう。

場面別安否確認メールの例文集

地震が起きた時の例文

地震が起きた際、社員向けには以下のようなメールを送るとよいでしょう。

件名【重要】安否確認メール
本文こちらは(企業名)防災担当です。

先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。

状況を下記数字にて返信してください。
1. 無事
2. 軽傷
3. 重傷

非常時ですので、文章は簡潔に、回答も番号を返信するだけにしておきます。

その他、状況を見て、以下のような項目を追加してもよいかもしれません。

  • 家族の状況
  • 現在の居場所
  • 自宅の状況
  • 社外にいる場合の出社可否
  • 出社可能な場合の交通手段

台風警報が発令された場合

季節によっては、台風が上陸し交通機関が麻痺したり、台風被害に巻き込まれることもあります。台風警報が発令されたタイミングで、以下のようなメールを送るのもよいでしょう。

件名【緊急】台風警戒通知
本文先ほど、気象庁より台風◯号に対する警報が発令されました。
現時点での状況を、数字とアルファベットにて返信してください。

今いる場所
1.  会社
2. 自宅
3. 通勤途中

どれくらいで会社に到着できますか?
A 30分以内
B 1時間以内
C 2時間以内
D 出社不可

現在どこにいるかの確認と、出社できるかどうかを返信してもらい、状況を把握します。

大雨警報の時の例文

近年、ゲリラ豪雨など雨による被害も増えてきています。大雨警報が発令された場合にも、以下のような例文で安否確認を行うとよいでしょう。

件名【重要】安否確認メール
本文先ほど、気象庁より特別警報が発令されました。

現時点での状況を、数字とアルファベットにて返信してください。

今いる場所
1. 会社
2. 自宅
3. 通勤途中

どれくらいで会社に到着できますか?
A 30分以内
B 1時間以内
C 2時間以内
D 出社不可

電車運休や遅延の時の例文

大雨や台風、その他さまざまな理由で電車が運休したり、遅延することがあります。出社時刻を変更しなければならないこともあるでしょう。以下は大雨の影響での運休についての例文ですが、その時の事由によって置き換えてメールを送るようにしましょう。注意喚起を促す内容になっていますので、返信は不要とし、開封確認を行えるように設定して送るとよいでしょう。

件名【重要】出社時刻に関して
本文大雨の影響で、電車の運休や遅延が発生しています。

各自状況を判断し、無理な出社は行わないでください。

出社する際には安全に十分に注意を払い、〇時を目安に出社してください。

火災の時の例文

会社や会社の近くで火災が起きた時には、現場が落ち着いたタイミングで社員に連絡を取りましょう。出張や休暇を取っている場合には、火災のことを知らないままになることもあります。

件名【重要】会社付近で発生した火災に関して
本文会社付近で火災が発生しましたが、全員無事で待機しておりますのでご安心ください。

本日は帰宅することになりましたので、出張者も直帰でお願いします。

明日以降の出勤に関しては別途メールいたします。

パンデミックの例文

今後、どのようなパンデミックが起こるか分かりませんが、社員の体調を確認して業務を続けられるか判断をしましょう。社員の状況を把握することで、在宅勤務に切り替えるなどスムーズに対応することができるでしょう。

件名【重要】パンデミックに伴う確認について
本文先ほどパンデミックのため、緊急事態宣言が発令されました。
現時点での体調について番号とアルファベットで返信をお願いします。

現在の体温
1. 平熱
2. 37度台
3. 38度以上

ご家族で発熱している人はいますか?
A いる
B いない

ネットワークが落ちた時の例文

インターネットを使用して仕事をすることが当たり前になった現代では、社内ネットワークが落ちることも災害のひとつとなりえます。ネットワークがダウンした場合には、社員へスムーズに伝えるようにしましょう。

件名【緊急】社内ネットワーク停止中
本文現在、社内のネットワークが停止しています。
復旧情報などは安否確認サービスの掲示板に随時掲載をしますので、確認をお願いします。

安否確認の訓練時に送る例文

非常時に安否確認メールを送ったものの、運用がスムーズにできないこともあります。いざという時に機能するよう差し障りのない範囲の回答を選択式で作成し、訓練をしておきましょう。

件名【訓練】安否確認の訓練メールです
本文お疲れ様です。
このメールは、安否確認の訓練のための緊急連絡です。

現在の体温
1.平熱
2.37度台
3.38度以上

回答は◯月◯日 19:00まで受付しています。
※この回答状況は社内の防災担当を始め、部長級役職の間で共有されます。

安否確認のメッセージを送るならSMS送信がおすすめ

安否確認のメッセージをメールで送るのはよいですが、多くのメールに埋もれてしまったり、通知に気付かないこともあります。安否確認は、携帯電話番号さえ把握しておけば送れるSMSを活用するとよいでしょう。ただし、auやNTTドコモなどのキャリアではなく、格安SIMを契約している場合には、SMSが使えないこともあるため注意が必要です。

▼緊急連絡網における個人情報の取り扱いについてはこちら

緊急連絡網における個人情報の取り扱いについて解説!連絡網の作り方から解説! – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

安否確認など緊急時を見据え、携帯電話のSMSを活用した法人向け、一斉送信サービス「KDDI Message Cast」に注目してみましょう。SMSというと短文しか送れないものですが、このサービスでは最大660文字の長文配信も可能です。短文で済ませようとしても、質問事項などが多く文字数が多い場合も安心です。

また初期費用、月額費用、最低保証金額など導入時の負担がなく、料金は送信数に応じて発生するため無駄なコストがかかりません。いざという時に対応できるよう、平常時からこのようなサービスを導入し、準備をしておくとよいでしょう。

まとめ

台風や地震など緊急連絡網で送る例文についてご紹介しました。相手の状況が分からないからこそ送るメッセージですから、負担にならないよう短い文章で簡潔に送るようにしましょう。社員へ送る場合には状況把握が必要になりますので、番号などで選択するだけで簡単に返信できるよう、工夫して送ることをおすすめします。

また、社員がいざという際に安否確認に対応できるよう、平常時から訓練しておくことや、法人向けSMS送信サービスなどを準備しておくとよいでしょう。

▼KDDI Message Cast(KDDIメッセージキャスト)詳しくはこちら

https://sms.supership.jp/