面接や会議・zoomの案内メールの書き方・例文・テンプレートをご紹介! - SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

面接や会議の開催が決定したら、担当者は該当者に対して案内メールを送る必要があります。案内メールには会議のテーマ、開催日時、場所といった明記しなければならない内容がある程度定まっています。メールに不備があった場合、会議や面接に大きな影響を及ぼすことにも成り兼ねないので注意が必要です。そこで本記事では、面接や会議、zoomの案内メールの書き方について、例文やテンプレートを交えながら解説していきます。

案内メールとは

案内メールとは会議や面接などを開催する上で開催概要(日時、場所、及び会議のテーマなど)を参加者に伝えることを目的としたメールです。案内メールは受取手が内容をきちんと把握できるよう、分かりやすく、かつ正確に作成しなければなりません。

ビジネスマンの多くは一日に大量のメールに対応しているため、案内メールは読み手の時間を奪わないよう書くことが重要です。案内メールを作成する際は、簡潔な文章、分かりやすい言葉遣いを心掛けることが求められます。

たとえば、案内メールは次のように構成されています。

宛名

冒頭の挨拶

会議開催告知

会議詳細

文末の挨拶

問い合わせ先

一つのメール内に様々な内容が入り乱れていると重要な箇所を見落としたり、読み飛ばしたりすることもあるので気をつけましょう。

案内メール作成のポイント

案内メールを書く際のポイントを紹介します。

案内メール作成時に以下で紹介するポイントを心掛けることによって、相手に伝わりやすいメールに仕上げられます。また、マナーにある程度則った案内メールはビジネスマンとしての常識にも関わります。

件名にメール本文の要点を書く

前述した通り、ビジネスマンの多くは一日に何通ものメールに対応しています。そのため、件名を見て重要度が高いメールを優先的に開封する人も少なくないと考えられます。要件が分からないメールの開封は、後まわしになってしまうこともないとは言い切れないでしょう。

メールを送る際は件名を見たら何についてのメールなのか一目で分かるようにしておく必要があります。たとえば、会議開催のメールの場合、「【〇月〇日】〇〇会議の開催日時などにつきまして」のようにしておくとよいでしょう。

また、参加可否について返信が必要な場合は、件名に「要返信」と記載します。欠席者からも返信が欲しい場合は本文にその旨を明記しておきましょう。

重要なポイントは5W1Hを意識する

会議の日時や開催場所を明記する際に5W1Hを意識することで、相手に伝わりやすいメールに仕上げることができます。開催日時や場所について書く際は文章ではなく、箇条書きにすることで読み手にとって内容を確認しやすくなります。

日時を書く際は「14:30」のように24時間表記にすることが一般的です。また、参加者が次の予定を立てやすいように終了時間も明記しておきます。

簡潔なメールを心掛ける

案内メールは1スクロールで趣旨を理解できる文量が好ましいとされています。また、案内メールは会議などの開催概要を伝えることを目的にしているため、起承転結を意識した文章や洒落た表現は不要です。

要件のみのメールや短文のメールを失礼であると見做し、長めの冒頭挨拶のほか、雑談などを本文に交える人もいます。しかし、案内メールは要件を正確に伝えることを目的にしているため簡潔さが好まれます。

会議内容について分かりやすく書く

毎月の定例会議などを除き、会議の内容は参加可否を決定する上で重要なポイントです。多くの参加者を集めるためには、会議の内容を具体的、かつ分かりやすく書けるかがポイントになります。

会議内容の説明がメール本文において長くなる場合は、会議内容を本文におおまかに記載し、詳細は資料として添付します。会議案内メールは簡潔さが求められるので、メール本文には文章を必要以上に入れないようにしましょう。

分かりやすいレイアウトを意識する

会議開催メールは相手に記載事項について正しく理解してもらうことが最重要であるため、分かりやすいレイアウトを意識して作成しましょう。

メールを分かりやすいレイアウトに仕上げるポイントは以下の通りです。

・会議の日時、場所は箇条書きにする

・会議の日時や場所を箇条書きにする際は「・(ナカグロ)」や「:(コロン)」を使う

・画像を貼り付ける際はPDF化して添付する

返信期日を明確にする

案内メールには参加、不参加の場合の返信方法、及び返信の期日について明確に記しておく必要があります。返信期日を定めないと、返信が来なかったり、返信自体を忘れられたりすることもあるので注意が必要です。

返信期日は開催予定日の1週間から10日前に設定することが一般的です。返信日が開催日ギリギリの場合、返信が滞っている人の対応や開催準備などが慌ただしくなるでしょう。

資料を添付する

会議において資料を用いる場合は、会議案内メールに資料を添付します。会議当日に資料を配布すると、資料を読み上げる時間が発生するため、長時間にわたる会議となったり、審議の時間が短くなったりすることが懸念されます。

会議で参照する資料は会議案内メールに添付し、「当日までに添付資料にお目をお通し下さい」と明記するとよいです。

案内メール作成の際の注意点

案内メールに不備や間違いがあると、相手に混乱をもたらすだけでなく、対応や修正作業に追われることにもなりかねないので注意が必要です。

以下、案内メールを送る際の注意点について確認していきましょう。

冒頭のあいさつは簡潔にする

ビジネスメールを送る場合、相手に失礼がないようにと冒頭の挨拶文を長々と書く人もいます。しかし、案内メールの主たる目的は日時や場所を正しく、分かりやすく伝えることなので、簡潔な印象を与えるメールでも問題ありません。

案内メールにおける「お世話になっております」「お忙しいところ失礼いたします」といった簡潔な冒頭挨拶は失礼ではないので安心して下さい。

開催日時に余裕をもって送信する

案内メールは開催日の2週間から3週間前までに送ることがよいと考えられています。開催日まで2週間前後の余裕があれば、主催側は参加者の把握、会議室の予約などといった準備について余裕をもって行えます。

また、開催日まで2週間以上の余裕があれば、参加者にとってもスケジュールを立てやすいです。

送信前にミスがないかチェックする

案内メールを含めビジネスメールではミスや誤記入がないか送信前に確認を行います。

以下は案内メールにおいてよく見受けられるミスです。

  • 宛先ミス
  • BccとCcの設定ミス
  • 内容不備
  • 日時間違い
  • 誤字脱字
  • 添付漏れ

送信内容にミスがあると、読み手を混乱させることにもなるので注意しましょう。また、場合によっては、会議の信頼性にも関わるので気をつけて下さい。

返信のひな形を作成する

多忙なビジネスマンは仕事の合間や移動時間中にメールの確認を行っていることも少なくありません。そのため、返信が後回しになるケースも多いと見受けられます。

返信のひな形を作成しておくことで、相手に、返信に対する心理的ハードルを下げ、迅速な返信を期待することができます。

たとえば、案内メールでは以下のような返信のひな形があります。

下記「記入欄」に参加、もしくは不参加を明記の上、件名はそのままでご返信下さい。

記入欄【  】

リマインドメールを送る

参加者に会議が開催される2日から1週間前にリマインドメールを送ることで、会議について再度認識してもらえます。参加者は日々業務をこなす中で、会議について忘れてしまうこともあるので、リマインドメールを送っておくことで参加率を高めることができます。

特に、会議におけるキーパーソンが欠席した場合、会議自体が成り立たないこともあります。会議を忘れた本人に責任がありますが、会議当日までフォローを行わなかった担当者にも少なからず責任が発生します。キーパーソンにはリマインドメールを個人的に送っておくとよいでしょう。

案内メールの例文を目的別にご紹介

前述の通り、案内メールを作成する際にはポイントや注意点があります。ここでは、案内メールの例文を目的別に紹介します。

  • 面接・選考の案内メールの例文
  • 会社説明会の案内メールの例文
  • 会議・打ち合わせの案内メールの例文
  • zoom・web会議の案内メールの例文
  • 懇親会の案内メールの例文
  • 送別会の案内メールの例文
  • 忘年会・新年会の案内メールの例文

上記案内メールの文例を紹介していきます。

面接・選考の案内メールの例文

件名 〇〇様 面接のご案内につきまして

株式会社〇〇

〇〇様

お忙しいところ失礼いたします。

株式会社△△の〇〇(送信者の氏名)です。

先日は履歴書と職務経歴書をお送りいただき、誠にありがとうございました。

お送りいただいた書類を確認させていただいた結果、面接にお越しいただければと思います。

弊社では平日、以下の時間帯で面接を行っております。

〇〇様のご都合のよい日程をお聞かせ願います。

<候補時間>

10時00分~11時00分

14時00分~15時00分

16時00分~17時00分

※所要時間は1時間程度です

※上記日時ではご都合がつかない場合はその旨をご返信下さい。折り入って調整いたします。

<面接場所>

株式会社△△

(東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇タワー15階)

詳細については、日程確定をお伝えするメールでお知らせいたします。

〇月〇日までにお返事を頂ければと思います。

よろしくお願いいたします。

会社説明会の案内メールの例文

件名 【〇月〇日】〇〇社 会社説明会のご案内

〇〇大学

〇〇学部 〇〇学科

〇〇 〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇、人事部の△△と申します。

この度、弊社では令和〇年度の新卒者を対象とした会社説明会を開催することとなりました。

詳細につきましては下記の通りでございます。

・会社説明会の詳細

日時:〇月〇日(〇曜日)12時~13時30分

会場:株式会社△△本社 2階Aルーム

住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇 株式会社△△本社 2階Aルーム(添付の地図をご参照ください)

ご準備頂く物:筆記用具、履歴書

お問い合わせ先:人事総務部 〇〇(担当者の指名) TEL:00-0000-0000

お申込みは下記項目をご入力の上、当アドレスまでご返信頂きますようお願い申し上げます。

[会社説明会:エントリーフォーム]

お名前:

大学・学部名:

ご住所:

ご連絡先:

締切は〇月〇日(曜日)の14時とさせていただきます。

また、今回は100名限定の会社説明会のため、定員に達し次第、締め切らせていただきますことをご了承願います。

ご参加頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

会議・打ち合わせの案内メールの例文

件名:【11月10日】〇〇会議のご案内

社内各位

人事部の〇〇 〇〇でございます。

お疲れ様です。

さて首記の件、1月度の〇〇会議を下記のとおりに開催いたします。

①日時:1月19日(曜日)16:00~18:00

②場所:東京本社10階 会議室B

③アジェンダ

16:00~16:30 〇〇概況の報告(〇〇部長)

16:30~17:30 各チームによる状況報告

17:30~18:00 審議

下記「記入欄」に参加、もしくは不参加を明記の上、件名はそのままで〇月〇日までご返信下さい。

記入欄【  】審議

zoom・web会議の案内メールの例文

件名 【オンライン開催】〇〇会議の参加URL・注意事項

社員各位

お世話になっております。

財務課の〇〇 〇〇です。

この度は、〇〇会議にご参加いただけるとのことで、誠にありがとうございます。

早速ですが、参加URL・注意事項をお知らせします。

ご確認よろしくお願いいたします。

・会議名

〇月〇日(曜日)13:30~15:00

参加用のURLはこちらです。

URL リンク

※こちらをクリックするとご参加いただけます

ミーティングID: xx xxxx xxxx

パスワード: xxxxxx

(こちらのミーティングID、パスワードでもアクセス可能)

クリックするとZoomのアプリケーションが立ち上がり、参加できるようになります。

開始10分前からつながるようにしておきますので、接続環境が心配な場合はお早めに接続をお願いします。

この度はお忙しいところお時間を頂戴し恐縮ですが、会議当日につきましてよろしくお願いします。

懇親会の案内メールの例文

件名【〆4/XX】出欠連絡のお願い「令和X年度〇〇部懇親会のご案内】

〇〇部のみなさま

桜の咲く、あたたかな季節となりました。

令和X年度〇〇部懇親会を開催いたします。

ぜひ、ご参加ください。

日時:○月○日(曜日)19:00時~21:00時

会場:[飲食店名](地図のURL、電話番号)

会費:○○円(*当日の○時頃、社内で事前に徴収します)

幹事:〇〇 〇〇(幹事の氏名)

緊急連絡先:000-0000-0000

出欠の連絡につきましては【4月XX日まで】に、次の出欠表にご記入ください。

[出欠表ファイルパス・アクセス先]

当日、もしくは当日までに連絡事項がございましたら、幹事〇〇までご連絡ください。

ビンゴ大会で豪華景品も当たりますので、奮ってご参加をお待ちしております!

よろしくお願いいたします。

送別会の案内メールの例文

件名:令和〇年度 〇〇部送別会のご案内

〇〇部各位

お疲れ様です。〇〇部の〇〇 〇〇(幹事名)です。

この度、〇月〇日付けで〇〇部に異動されることになった 〇〇さんへの感謝を込めて、送別会を行う運びとなりました。 お忙しいとは思いますが、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。

詳細

日時:〇月〇日(〇曜日)19:00~21:00

場所:レストラン○○(地図URL)

参加費:5,000円(花代・プレゼント代込みの金額です)

参加できない方は〇月〇日(曜日)までに、〇〇(幹事の氏名)までご返答ください。 

よろしくお願いいたします。

忘年会・新年会の案内メールの例文

件名:令和〇年 忘年会のご案内

社員各位

〇〇部の〇〇 〇〇です。

皆様、日々の業務お疲れ様です。 さて、今年もはやいところあとわずかとなりました。 つきましては、毎年恒例の忘年会の開催が下記の通り決定しましたのでご連絡致します。 今回、〇〇部〇〇 〇〇(氏名)が幹事を務めますのでよろしくお願い申し上げます。

日時 〇月〇日(曜日) 19:00より開始(2時間程度を予定)

場所 居酒屋〇〇 (地図URL)

東京都〇〇区〇〇 〇-〇-〇

会費 3,000円

今年度は、都内でも屈指の人気店〇〇で忘年会を開催いたします。お忙しいとは存じますが、ぜひご参加いただけますと幸いです。

なお、忘年会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメール返信にて件名を変えずそのまま送信をお願いします。

案内メールはSMSなら簡単に送信できて、高反応率!

案内メールの送信にはSMSがおすすめです。SMSは通知に気づきやすく、かつ返信しやすいため、電子メールよりも開封率と返信率が高い傾向にあります。また、会議やイベントの当日に参加できなくなった場合、SMSに連絡してもらえば、主催側にとっても欠席や遅刻の連絡に気づきやすいといったメリットがあります。

SMSは送信できる文字数に制限がありますが、一般的な案内メールを送信する分には問題にはならないでしょう。

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KDDI Message Castとは携帯電話番号を利用して携帯電話、及びスマートフォンにSMSを配信するサービスです。一通あたり最大660文字送信できるほか、動画や写真なども送ることができます。そのため、案内メールとの親和性も高く、相手に対して分かりやすい案内メールを送ることができます。

初期費用や月額使用料は一切かからず、使用量に応じた料金形態となっています。クリアな料金形態で、かつ到達率は98%と高いので安心して利用できるでしょう。

まとめ

本記事では案内メールの書き方やポイント、注意点について説明しました。案内メールでは要件を正しく、分かりやすく伝えることがもっとも重視されます。そのため、簡潔であり、ミスのない文章であることが不可欠です。メールに不手際があった場合は、会議やイベントにも影響しかねないので注意しましょう。

案内メールを送る際にはSMSの利用が便利です。SMSは開封率の高さや、返信のしやすさからも人気を集めています。SMSは一通につき約600文字を送ることができるため、簡潔さが求められる案内メールと親和性が高いといえるでしょう。

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