督促状の正しい書き方は？テンプレートや例文もご紹介！

期日を過ぎても取引相手からの支払いが確認できない場合、速やかに支払いをしてもらうよう促す「督促状」を送付することになります。なお、名前が似ている「催促状」とは送付するタイミングや内容が異なるため注意が必要です。今回は督促状の書き方について、項目ごとのポイントも交えながら詳しく解説していきます。例文も記載していますので、ぜひ参考にしてみてください。記事の最後には、手間なく高い反応率が期待できる督促状の送付方法もご紹介しています。

督促状とは？

督促状とは、商品代金・家賃・会費・医療費などの支払いや借金の返済が期日まで確認できなかった際に発行する書類のことです。「督促」は何らかの約束や義務を果たすように催促する意味があり、速やかに入金をするよう促すために書面にて通知します。

一般的には紙媒体の督促状が発行されますが、メールやインターネットなどを利用しても督促としての性質を有するものとみなされます。

催促状との違いは？

督促状と名前が似ている「催促状」ですが、内容の詳細や送付するタイミングは異なります。

期日までに先方からの支払いがなかった際に発行する点は同じですが、催促状はあくまで支払いを促す旨だけを記載した書類です。一方、督促状は「期日までに支払いがなければ法的措置をとる」といった強い表現で支払いを促すことができます。

そのため支払いが遅れていたらまずは「催促状」を送付し、それでも支払いがされなかったら最終通告として「督促状」の送付に切り替えるという流れが一般的です。

督促状の正しい書き方

本項では、督促状の書き方を項目ごとに分けて解説していきます。

督促状はどのような構成になっている？

実際に督促状を作成する際、まずはどのような構成になっているかを確認しておきましょう。

基本的には、以下のような構成で支払いを促します。

①宛先
②差出人名
③表題
④支払い要求
⑤法的措置に言及
⑥返信欄

それぞれ具体的にどのような記載をすれば良いのか、以下より解説していきます。

宛先

支払いを催促する相手の名前を記載します。企業宛の場合は「株式会社○○御中」と企業名で記載しましょう。やり取りしている担当者がいる場合は、会社名に加えて部署・役職・担当者氏名を明記します。

個人に会費や商品代金の支払いを促す場合は、個人名ではなく「会員様」といった表記にすると形式的な印象になります。「督促」という言葉を見ると個人の方は構えがちになりますが、あえて形式的な印象にすると過度に強いイメージを中和することができます。

※記載例(企業宛)

○○株式会社御中

※記載例 (企業の担当者宛)

○○株式会社 ○○支店○○部 [役職名] ○○○○様

※記載例(個人宛)

○○会員様

発行日

督促状の送付日を記載します。送付した時点で支払期日を超過していることを知らせる書類なので、送付日を明記しておけばその後はスムーズにやり取りしやすくなります。

また、先方からお詫びや支払いに関する連絡があった場合、いつ送付した督促状のことなのかを指定しやすくなるため便利です。

※記載例

令和 〇年 〇月 〇日

差出人名

会社名・担当部署・担当者の氏名を記載したうえで、捺印します。記載する場所は基本的に最上部の右側です。

また、電話番号やメールアドレスなど担当者の連絡先も明記していれば、やり取りがよりスムーズになります。

※記載例

株式会社○○ 担当：○○支店○○〇部　○○○○(担当者名) 〒123-0000東京都○○区○○町 1-2-3 ○○ビル 3階 電話番号：03-1234-○○○○

表題

表題の書き方は、相手にどのようなニュアンスで支払いの催促をしたいかによります。

単なる催促ではなく、強制力を暗に示して緊急性を伝えたい場合は「督促状」と記載します。ただしこのような表記は先方にプレッシャーを与える可能性があるため、もう少し柔らかい雰囲気の書類にしたい場合は「お支払いのお願い」などと表記しましょう。

※記載例(緊急性のある雰囲気を与える場合)

督促状

※記載例(プレッシャーを与えない程度の雰囲気にする場合)

・お支払いのお願い ・商品代金のお支払いについて ・代金お支払いの件

支払い要求

支払いを要求する旨を記載します。「何の件についてか」「支払金額」「支払期日」「支払予定はいつになるか」を具体的に明記しましょう。この項目に記載する内容は、間違いがないように注意が必要です。

※記載例

拝啓平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、早速ではありますが令和◯年◯月◯日付にて弊社よりご請求しております◯◯の代金について、本日時点で入金の確認ができておりません。 ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが、至急ご確認のうえいつまでにお支払いいただけるかご連絡をいただけると幸いでございます。

法的措置に言及

今回の督促状を送ってもなお支払いがなかった場合、法的措置を検討する必要があります。そのため、督促状には「法的措置をとる可能性を示唆」する旨を記載しましょう。また、遅延に際してかかった再請求などの費用も明記します。

※記載例

つきましては、◯月◯日までにお支払いを頂けない場合、誠に遺憾ではございますが、法的手段をとるほか遅延損害金、延滞利息、請求手数料を加算させていただくこともございますことをご承知おきください。

返信欄

督促状の下部に、「支払予定日」「企業名」「担当者氏名」を記載してもらうための返信欄を作ります。念のため、担当者の捺印もしてもらいましょう。

記載例

お支払予定日　令和　　年　　月　　日　　　　　　　 貴社名：　　　　　　　 御担当者名：　　　　　　　　　　　印

督促状の例文・テンプレートをご紹介

督促状における文章作成では、たとえ支払いを失念していた相手に非があることでも丁寧かつ分かりやすい表現で記載することが大切です。高圧的な文章にすると、内容によっては脅迫とみなされたり、先方が過剰に身構えてしまう可能性があります。

誠実な対応を心がけ、必要事項だけを記載しながら事務的に催促を行いましょう。

先ほどまでご紹介してきた項目ごとの記載例を踏まえて、督促状のテンプレート例をご紹介します。

督促状の送付の仕方は？

督促状の作成が完了したら、送付の準備に入ります。督促状や催促状は、普通郵便での送付が一般的です。法人から送付する場合は会社の封筒、個人から送付する場合は一般的な茶封筒を使えば問題ありません。

封筒には督促状と、該当する取引の請求書のコピーを同封しましょう。その際、請求書のコピーには「再発行」や「写」の印鑑または朱書を付け加えると先方の二重計上を防止できます。

封筒の表書きには、内容物を明確にするために「督促状」や「お支払いに関するお知らせ」などの朱書きをしましょう。

督促状を送るタイミングはいつ？

期日を過ぎても先方からの支払いが確認できない場合、まずは催促メールでお知らせをします。メールに反応がなかったら、催促状を発行して支払いを促しましょう。

それでも先方から返答がなければ、督促状を送付します。督促状を発行するタイミングとしては、催促状に記載した期限から1週間を過ぎても返答がない場合が一般的です。

なお、上記はあくまでこちら側と先方の良好な取引関係が成立していることを前提とした流れです。先方に支払いの意志がまったく感じられないなどの場合は、最初から督促状を送付することもあります。

督促状を出しても支払いがない場合の対処法は？

督促状を送付してもなお支払いがない場合、普通郵便ではなく「内容証明郵便」で「催告書」の送付に移行します。内容証明郵便で送付すると書類の内容について郵便局が証明してくれるため、法的措置をとるために必要な工程です。

催告書でも支払いがなかったら、裁判所に申し立てを行って先方へ督促通知(支払督促)を送付してもらいます。支払督促は裁判所へ足を運ばなくてもできるうえに、安い費用で実施できます。

裁判所からの支払督促にも応じなかった場合は、訴訟となり裁判や差し押さえといった強制執行に移ります。ただし裁判をするには時間や費用がかかるため、回収が見込める金額を参照しつつ対応について十分な検討が必要です。

SMSなら督促状を書く手間を大幅に削減できて、高反応率！

紙面での督促状を作成する場合、「文章作成」「宛名書き」「封筒に入れて郵送」といった工程が必要になり手間がかかるものです。また、先方の住所が変わっていたり、届いても読んでもらえないリスクが潜んでいます。

そこでおすすめなのが、「SMS」による送付です。携帯電話を持っている人の大半に送信可能なSMSは、画面に受信通知がポップアップで表示されるため先方に気づいてもらいやすくなります。URLの添付も可能なので、支払い手続き画面へ誘導すればスムーズに未納分を回収できる点がメリットです。

SMSによる配信は重要な通知と認識する人が多いため、開封されないまま無視されてしまう可能性が比較的低いことも特筆すべきポイントと言えます。

面倒な事務作業も不要なのでハガキや封筒などの消耗品を管理する手間を省けるうえに、人件費の削減にもつながります。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

督促状の送付にあたり、紙面よりも手間がかからず高い到達率と反応率が期待できる方法が「SMS」です。ただしSMSは基本的に個人間でのやり取りを目的としたメッセージサービスなので、複数人へ一斉送信することはできません。

一斉送信を可能とするには、法人向けSMS一斉送信サービスを利用する必要があります。中でもKDDIが提供する「KDDI Message Cast 」は、一斉送信を含む豊富な機能の活用と低コスト運用が可能なSMS送信サービスです。SMSによる、督促状など重要情報の配信をご検討の方はぜひ弊社へお問い合わせください。

まとめ

督促状とは、支払いの確認がとれていない代金の支払いを促すために送付する書類です。一般的には催促メールや催促状を送ったあとに督促状を送付しますが、それでも支払われなければ法的措置をとることになります。督促状を作成する際は、本記事でご紹介した例文を参考にテンプレートを用意しておくと今後の作業が楽になります。より楽に、より高い反応率が期待できる方法をお求めの方は、「SMS」による送付も検討してみてはいかがでしょうか。

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