公開日:2022年9月14日

電話をしたけれども相手が不在のときは、どう対応すべきでしょうか。電話のほかにメッセージを伝える方法としては、メールを利用するのが一般的です。そこで、メールを活用するメリットやポイント、送信時の注意点などを確認していきましょう。メールの例文もご紹介していますので、本記事に書かれている内容と合わせてぜひ参考にしてください。

電話で相手が不在時の対応はどうする?

電話をしたけれども相手が不在の場合があります。ここでは、その際にどう対応したらよいかご紹介します。特に、ビジネスでは細心の注意が必要です。

留守番電話に伝言を残す

簡単な内容であれば、携帯電話の留守番電話に伝言を残す方法があります。用件を伝えなくても、折り返しの電話を依頼してもよいでしょう。なお、企業の固定電話にかけたときは、電話に応対した人に伝言をお願いするのが基本です。

時間をおいて再度かけ直す

用件によっては口頭で伝えたいこともあるでしょう。その際には、後から再度かけ直します。急ぎの用件かどうかによって違うかもしれませんが、時間的には、1〜3時間くらい時間をあけてから再度かけるのがマナーです。何度も電話をかけると迷惑になるので、相手が戻る時間を確認して、そのころに電話をかけるようにします。

メールで伝える

相手の方が忙しい時間帯のときは、電話をかけ直してもすぐには出られないこともあります。その場合は、何度も電話するのではなく、メールを利用しましょう。メールならば伝えたいことを文字にして確実に伝えられ、相手も都合がいいタイミングで確認できます。また、メールでは丁寧な文章を心がけることが大切です。ただし、メールで伝えるのが相応しくない内容もあるでしょう。その辺はケースバイケースですので、臨機応変な対応が必要です。

SMSで伝える

SMSで伝える方法もあります。ショートメッセージを日常的に利用している方は少ないかもしれませんが、海外では幅広く活用されています。携帯電話番号のみで送ることができるため、簡単な内容であれば利用価値が大きいでしょう。受信するとポップアップが表示されるため、開封率が高く、企業でも活用するケースが増えています。

関連リンク:

SMS(ショートメッセージ)とは?料金や送受信方法を解説 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

電話で相手の不在時にメールを活用するメリット

電話で相手が不在の場合、メールを活用することで相手とのやり取りがスムーズになります。ここでは、メールを活用する場合の具体的なメリットについて解説します。

メリット①電話を掛けた意思表示になる

相手の不在時に電話で話せなかった場合、「また明日でもかけよう」とメッセージを何も残さないでいると、相手は「どんな用件なのか」「折り返し電話をするべきか」などと、不安に感じるかもしれません。そのため、メールで「不在時に電話したこと」を一言伝えると電話を掛けた意思表示になります。

メリット②自分の都合のよいときに確認できる

メールは任意のタイミングで開封して内容を確認できることも大きなメリットです。電話の場合は、何か作業中でも、特に緊急を要するものでなければ、一旦作業を中断して電話に出るでしょう。メールならば、読むタイミングは受け取る側に委ねられます。そのため、行動が制限されることがなく、作業効率が低下することはありません。ただし、緊急性が求められる場合のメッセージは、他の手段を使うことを意識する必要があります。

メリット③用件を共有できる

相手の携帯電話に留守番電話機能があれば、メッセージを残すこともできます。しかし、留守番電話では数分程度のメッセージしか残せないため、用件を十分に伝えることができません。

また、電話で直接話す予定だった内容を数分という短いメッセージに縮約して残すのは、慣れていない人には厄介なことです。メールであれば、文字で表すことで相手と用件を共有できます。

メリット④次回の電話がスムーズになる

メールを送ることで、何度も電話をかけ直す必要がなくなるので、時間を有効活用できます。また、「電話をかけなければ・・・」と気になっていると、人によってはそれがストレスになったり、電話で話すことを億劫に感じたりすることがあるでしょう。メールならば、そうしたストレスを軽減できるかもしれません。そのような場合に、あらかじめメールで電話のアポをとり、大まかな内容を伝えておくと、次回の電話でのやりとりがスムーズになるでしょう。

メールを送ることが望ましい場面とは

メールで用件を伝えるのが適切でない場面もあります。ここでは、どんなタイミングにメールを利用すべきかをご紹介します。

内容が重要ではない

メールの送信途中に何らかのトラブルが発生し、相手側にメールが届かないといったこともあります。そのため、重要事項をメールで伝えるのは避けるべきです。内容がそれほど重要なものでなければ、メールを積極的に利用しましょう。大切な用件をメールで伝える必要がある場合は、その旨をあらかじめ電話で伝えておくと確実です。または、メールを送ってから電話を掛けて、確認してほしい旨を伝えましょう。

内容が複雑ではない

メールは、長文になると一見ダラダラして見えるので読みにくくなります。そのため、込み入った内容を伝えようとすると、伝えたいことやニュアンスが正確に相手に届かないことがあるので注意が必要です。基本的には、複雑な内容の場合は口頭で伝えるか、メールと電話を併用し、簡潔に伝えられる用件のときにメールを利用しましょう。

緊急性がない

メールは相手の状況にかかわらず送信できるので便利ですが、相手がすぐにメールを開封するとは限りません。そのため、緊急を要する場合は、もちろんメールではなく、電話でしっかりと内容を伝えるべきです。相手が不在の場合は、電話に出た人に緊急の用件であることを伝え、対応をお願いしましょう。メールは急な用事ではないけれど、伝えておきたいことがあるときに利用する手段です。

電話で相手が不在時のメールの送り方

電話連絡ができずメールを送る場合の手順を押さえておきましょう。

手順①わかりやすい件名をつける

相手が件名を見てすぐに内容がわかるように、件名を工夫しましょう。特にメールが毎日たくさん届く相手に送る場合、ほかのメールに埋もれてしまう可能性があるので、ひと工夫が必要です。たとえば、【 】にキーになるワードを記載し件名の最初に入れると注目されやすいでしょう。

手順②読みやすい書式を意識する

相手は、忙しい中であなたのメールを読んでくれるのですから、読みやすい文面にすることは社会人としてのマナーです。簡潔でポイントをおさえて、相手にわかりやすく伝えましょう。そのためにも書式を見やすく整えることが大切です。メールの最後には、差出人の社名、氏名、メールアドレスが表示されるように署名を設定し、本文の冒頭は、相手の社名、部署名、(肩書き)、氏名から始めます。相手の名前に敬称をつけるのを忘れないようにしましょう。

手順③不在のためメールで連絡したことを伝える

電話したけれども不在であった旨を伝え、メールで連絡した理由を相手に理解してもらいましょう。用件によっては、メールで伝えるのは適切でないケースもあるからです。

メールの例文

社内の相手の場合

件名【お願い】営業会議日程変更 
本文営業部
川口様

お疲れ様です。
営業2課の鈴木です。

 9時頃にお電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、メールで失礼いたします。

 ○月○日(月)10時の営業会議の日程ですが、△△日(木)に日程を変更していただけないでしょうか。
時間は10時からで変更ありません。 

ご都合が悪いようでしたら、他の日時をご指定いただけますでしょうか。 

ご無理を言いまして申し訳ありませんが、お取り計らいいただければ幸いです。

———————————————————
○○株式会社○○部 △△課
鈴木 一郎

TEL:00-0000-00000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:****@*****.co.jp
———————————————————

社外の相手の場合

件名【ご感想】当社のプレゼンテーションについて 
本文〇〇会社〇〇部
佐藤様

お世話になっております。〇〇会社の田中です。

先日お電話をさせていただきましたが、ご不在でしたので、メールを送らせていただきました。

先週の当社のプレゼンテーションはいかがでしたでしょうか。ぜひ忌憚のないご感想をお聞かせいただければ幸いです。

お忙しいところお手数ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

———————————————————
○○株式会社○○部 △△課
鈴木 一郎
TEL:00-0000-00000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:****@*****.co.jp
———————————————————

メール送信時のポイント

電話で相手が不在のときに、どのような点に気をつけてメールを送信したらよいでしょう。ポイントを3つ解説します。

ポイント①留守番電話で伝言を残す

メールを送ることをあらかじめ担当者の携帯電話の留守電に残しておきましょう。留守電のメッセージを聞いた相手は折り返しの電話をしないで、まずメールを確認してくれるでしょう。一言メッセージを伝えるだけで、余計なやり取りをしないで済みます。企業の固定電話に掛けた際には、電話に対応した人に伝言を依頼するようにしましょう。

ポイント②相手に対して気遣いのある言葉を使う

相手が不在だったことを伝える際に、相手が不快に思わないように言葉遣いに配慮が必要です。相手が電話に出られなかったのには、さまざまな事情があるでしょう。タイミングよく電話に出られないときは、だれにでも多かれ少なかれあるはずです。そのため、「電話に出なかった」など、相手を非難するような表現は避け、配慮のある言葉遣いを心がけましょう。

ポイント③重要度機能は原則使用しない

メールには重要度を示す機能があります。メール作成時に、重要度を「高・通常・低」レベルから選べる機能です。「高」にチェックを入れれば、そのメールが重要であることがひと目で分かるというわけです。ただし、自分にとって重要な用件でも、相手にとってはそれほど重要ではないかもしれません。メールは相手の立場に立って送ることが大切ですので、自己中心的な印象がある重要度機能の使用は原則控えるようにしましょう。特に、社外の人へのメールでは推奨できません。

メール送信時の注意点

メールを送信時に注意すべき点ついても見ていきましょう。

注意点①言葉遣い

文字で用件を伝えるときに、言い回し一つでマイナスな印象を与えてしまいます。失礼なメールだと思われないようにするには、言葉遣いが大事です。特に、相手に何かを依頼する際に、上から目線で話さないように言葉遣いに気をつける必要があります。とりわけ、「大至急」というような言葉は、指示命令形の口調になるので望ましいとはいえません。

注意点②電話との使い分け

相手が不在の場合、メールだけで用件を済ませられるかは別問題です。内容によっては、すべてをメールに切り替えられないこともあります。用件に口頭による説明が必要な内容があれば、電話で相手に伝えましょう。このように、メールだけでは伝わりにくい部分があるときは、電話も併用し、臨機応変に対応することが大切です。電話を掛ける際には、相手が出られそうなタイミングに連絡しましょう。

電話で相手が不在の場合はSMSもおすすめ

電話で相手が不在時には、SMSを利用するのもおすすめです。SMSは、スマホなどの携帯電話番号を宛先にしたメッセージを送るサービスです。忙しく動き回っていて電話に出られないことが多い相手でも、短いテキストメッセージのSMSなら簡単に用件を確認できます。

また、SMSの受信件数はメールよりも少ないこともあり、ほかのメッセージに紛れることもないため、相手に確認してもらいやすいでしょう。スムーズに用件を伝えるために、SMSを活用しましょう。

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まとめ   

電話で相手が不在時には、留守番電話に伝言を残す、再度かけ直す、メールやSMSで伝える方法があります。メールが望ましい場面は、用件にそれほど複雑でなく、緊急性がない場合です。メール作成では、相手に対して配慮のある言葉を使い、重要度機能は使わないようにしましょう。また、メールだけでは伝わりにくい用件の場合は、電話も併用することが大切です。メールと電話を使い分けて、上手にコミュニケーションをとりましょう。相手に確実に伝える手段としては、SMSもおすすめです。

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