【相手別】連絡が取れない場合の原因と対処法　SMSの例文もご紹介！

連絡が取れない…音信不通とはどういう状態か？

連絡が取れない状況を音信不通と言うことがよくあります。音信不通とは相手の消息がわからなくなっている状態です。連絡を取る手段がないときもあれば、連絡をしても返事がないことも指します。消息不明、音沙汰なしといった類義語もよく用いられていて、どのような方法を使っても相手からレスポンスを得られない状況です。

音信不通になると電話をかけても出てくれず、場合によっては拒否されてしまうこともあります。メールを送信しても届かないまたは返信がない、SNSやLINEでメッセージを送っても返事がなく、相手とまったく情報のやり取りができなくなった状態です。早く連絡を取りたいときには切実な問題になります。

家族・恋人・友人と連絡が取れない場合の原因と対処法

家族、恋人、友人と連絡が取れないと焦りますよね。繰り返し電話をしても出てもらえず、メールを送っても返信がないと心配になります。

従業員やお客様と連絡が取れない場合、業務に大きな影響が出るでしょう。本記事では、家族や恋人、友人と連絡が取れない場合に加えて、従業員、お客様と連絡が取れない場合の原因と対処法について説明していきます。あわせて、お客様との連絡が途絶えた時におすすめのSMSについても説明します。

家族・恋人・友人と連絡が取れない場合の原因と対処法

家族や恋人、友人といった自分にとって大切な人と連絡が取れないと不安に襲われます。以下、家族や恋人、友人と連絡が取れなくなった時の原因と対処法について説明していきます。

スマートフォン、及び携帯電話が使えないケース

スマホや携帯電話はバッテリー切れ、あるいは故障によって使えなくなることがあります。バッテリー切れの場合は充電すれば連絡を取れるようになるので、留守番電話にメッセージを残しておくほか、メールやSMSに「連絡が取れず心配している。メッセージを見たら連絡してほしい」と送っておくとよいでしょう。機器が故障している場合は修理が完了するまで使用できません。固定電話にかけてみることをおすすめします。

電波のない場所にいる

地下、山奥、農村部などは電波が届かない、もしくは弱いことが多いです。自分の知らない間に相手が山や農村地帯などに出向いている可能性もあります。

電波のない場所にいる場合、電波の届く場所に移動するまで受信の確認や、相手に電話やメッセージを送ることができません。相手が電波のある場所に移動すれば、送信したメッセージを確認してもらえるでしょう。「心配しており連絡が欲しい」とメッセージや留守電に残しておきましょう。

災害地帯にいる

地震や突風などによってスマホや携帯電話が使えなくなることがあります。相手が被災地に住んでいない場合でも、旅行や諸事情などで出かけていた可能性もあります。

大規模な災害の場合、災害発生地域周辺の通信回線、電話回線がパンクします。数日間にわたって連絡が取れないという事態を引き起こしてしまいます。そうした中でも、SMSは利用できる確率が高いといわれています。

従業員と連絡が取れない場合の原因と対処法

従業員や法人関係者と連絡が取れない原因として、相手が自分の仕事に没頭している、会議に参加している、別のビジネスパーソンと話している、接待中などが考えられます。接待や商談中にはビジネスマナーとしてスマホの電源をオフにしている人も多いです。

相手は電話やメールを時間に余裕ができたらチェックするでしょう。留守電に連絡が欲しい旨を残しておくと、かけなおしてもらえるはずです。

また、従業員にスマートウォッチを支給すれば、移動中や自分の作業に没頭している時間にも、連絡に気づいてもらいやすくなります。

【企業向け】緊急連絡網の作り方とは？おすすめの連絡手段やテンプレートをご紹介 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

お客様と連絡が取れない場合の原因と対処法

お客様と要件があるにも関わらず連絡が取れないと業務が滞ります。法人関係者であっても、連絡が取れなくなることは十分にありえることです。以下、お客様と連絡が取れなくなった時の原因と対処法について説明していきます。

繁忙期で多忙を極めている

連絡を返せないほどに忙しく、余裕がないのかもしれません。締め切り間近の仕事に追われている、他の顧客の対応で忙しいといった状況を考えられます。

「短文で構わないから連絡を頂きたい」とSMSで伝えることをおすすめします。SMSは着信に気づきやすく、手軽に返信できるので返信を期待することができます。

メールに気づいていない

多くのビジネスマンは一日に何通ものメールの対応を行っています。顧客がメールを見落としていたり、他のメールに埋もれて気づかなかったりというケースも考えられます。

着信に気づきやすいとされるSMSを活用して、メールを送った旨や、なんらかのかたちで返信をお願いしたい旨を伝えてみましょう。

連絡先が変わっている

連絡先が変わっていたために顧客との連絡が取れなくなる場合があります。迷惑メールが増えたためメールアドレスを変更した、というのがよくあるケースです。携帯電話番号を利用するSMSなら、メールアドレスが変更されていても電話番号を宛先にしてメッセージを送信することができます。電話番号はメールアドレスほど変更する人が少ないため、メールで顧客に連絡をしていた場合、SMSでアプローチしてみるのがおすすめです。

他社と契約することで問題が解消された

自社にとって重要なお客様であっても、別のビジネスパートナーを見つけた、商品の乗り換えをしていたというケースは珍しくありません。そうなると、お客様にとって返信の必要はなくなります。

「一言でも返信を頂きたい」とSMSで伝えてみることをおすすめします。現在の状況について記された返信を頂けることもあります。

連絡をしてほしくないと思っている可能性も

顧客が連絡をやめてほしいと思っている場合もあるので気を付けましょう。過度に営業やマーケティングをすると不快に思われてしまうことがあります。一度距離を置いてから再度アプローチをすると、顧客の志向が変わっていてもっと詳しく知りたいと思ってくれる可能性があります。メルマガの配信をしたり、稀にSMSによるメッセージを送ったりして顧客との接点を可能な限り維持していくとチャンスが広がります。

また、顧客が自ら必要を感じて連絡をくれる場合もあります。一度は距離を置いて顧客のレスポンスを待つのが賢い方法です。

お客様と連絡が取れない場合はSMSの利用が有効

顧客と連絡が取れなくなり、電話やメールの返事がない場合にはSMSを利用して連絡をとってみることをおすすめします。SMSは着信に気づきやすく、かつ手軽に返信を行えるので、返信を期待できます。たとえば、電話は相手の都合を考えて折り返す必要がありますし、メールは文章を考えなければならないなど手間がかかります。対して、SMSは短文のやりとりも許容されるツールなので、相手にとって返信する上での心理的ハードルが下がるでしょう。

顧客が「返信がめんどくさくなった」「他社に乗り換える」「購入する気がなかった」といったマイナス的な理由によって返信してこなかった場合でも、SMSであれば断りの連絡を頂けるケースも珍しくないと見受けられます。

【法人向け】連絡が取れない時に送るSMSの例文

連絡が取れない状況のときにはSMSでどのようなメッセージを送れば良いのでしょうか。ここでは状況別に顧客に送るSMSの例文を紹介します。

メールの返信がなくて既読確認をしたい場合

メールで連絡をした際に顧客が読んでくれたのかどうかを確認したいときがあります。メールの返事がなくて困っている場合には以下のようにSMSを送りましょう。

○○様、先日はお時間を割いていただきありがとうございました。ご依頼の件についてメールでお送りしていますのでご確認いただければ幸いです。

確認して欲しいという意図を伝えて、返信を強制しないのが大切です。メールの読み忘れなどを指摘せず、あくまで連絡するだけに留めると印象が良くなります。

電話をかけても出てもらえない場合

顧客に電話をかけても出てくれなかったときには連絡先に入っていなくて拒否されている可能性があります。以下のような内容のSMSを送ると顧客に気付いてもらえるでしょう。

○○様、××会社の△△です。先ほどxxx-xxx-xxxxから連絡いたしました。昨日ご相談いただいた件について回答いたしますので、折り返しご連絡ください。

「着信拒否をしていませんか？」といった内容では顧客の気分を害してしまいます。用件と連絡先を示し、急ぎの用件なら折り返しの連絡についても言及しましょう。

メールが受信拒否になっている場合

メールが受信拒否になっていてエラーが返ってくるときには、顧客にセーフリストに入れてもらうなどの対応を求める必要があります。以下のようなSMSを送ると印象が良いでしょう。

○○様、お問い合わせの件についてお返事いたしました。メールがもし届いていないようでしたらxxx-xxx-xxxxまたはyyy@yyy.co.jpまでご連絡ください。

メールが届いてないようで不安だということを伝えるのが適切です。受信設定を確認して欲しいといった内容にして顧客の気分を害さないようにしましょう。

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まとめ

家族や恋人、友人と連絡が取れなくなったり、従業員やお客様と連絡が取れなくなったりした場合に戸惑ってしまうのは当然といえるでしょう。連絡が取れなくなった場合には、落ち着いて考え、相手の予定を思い出したり、状況を予想してみたりすることも大切です。

お客様から折り返しの電話がない、メールの返信がないといった場合には、SMSを利用した連絡がおすすめです。SMSは通知に気づきやすく、かつ手軽に返信できることからもお客様からの返信を期待できるといえるでしょう。