公開日:2022年8月30日

上司や取引先に日程調整など返信が必要なメールを送ったものの、連絡が来ないという経験をした人は少なくないはずです。このようなケースでは催促メールを一般的に送りますが、書き方やマナーに不安を抱えている人もいるのではないでしょうか。本記事では、催促メールのマナーや書き方を例文付きで分かりやすく解説します。あわせて、催促メールを送る際に活用できるおすすめのツールも紹介します。

日程調整の連絡が来ない!催促メールを送ってもいい?

相手から日程調整のメールに対して返信が届かないと、支障をきたすこともあるでしょう。とはいえ、社内の上司や社外の取引先に催促メールを送ることについて気が引けてしまう人もいるはずです。

仕事への支障を回避するためにも、催促メールは送るべきです。上司や取引先であっても、仕事を円滑に進めるためにも催促メールを送って返信をいただくようにしましょう。

ただし、催促メールを送る前に、メールがきちんと送信されているか確認してください。メールを送信したと思っていたものの実際は送れていなかった、誤って送信していたというケースもあります。

相手のミスで返信が届かない場合は、丁寧な言葉で催促メールを送るようにしましょう。言葉遣いなどに気を配れば、相手が気分を害することは基本的にありません。

日程調整の催促メールを送るタイミング【状況別】

以下、状況別に催促メールを送るタイミングについて説明します。

期日を過ぎている場合

書類が期日までに届かないと、仕事に大きな支障が出るケースもあります。

期日が過ぎた時点で催促メールを送り、状況を確認してみてください。

お金が関係している場合

お金が関係している場合、個人か企業かによって対応が異なります。

個人の場合、ミスや忘れている可能性もあるでしょう。数日待っても送金が確認できない場合、催促メールを送りましょう。

企業の場合は相手方に問題が起きているケースも考えられます。状況をできるだけ早く確認してください。

メールの返信が遅れている場合

24時間以内のメールの返信はビジネスマナーの一つとしてみなされることもあります。しかし、土日や祝日、定休日を挟む場合はその限りではありません。

平日であっても会議や業務などで忙しく、メールの確認や返信にあてられる時間が取れないこともあります。また、相手が出張中の場合は、返信が届くまで2~3日かかることもあるでしょう。

日程調整の連絡が来ないときに確認すること

日程調整について催促メールを送る前に確認しておくべきことがあります。

以下で紹介する確認事項を怠ると、相手に不快感を与えてしまうこともあるため注意してください。

メールが送れているかを確認する

実はメールを送っていなかった、誤送信していたといった原因から、返信が届かないというケースもあります。この場合、相手はメールを受け取っていないにも関わらず催促メールが届いたら、混乱してしまうでしょう。

催促メールを送る前にメールがしっかり送れているか確認するようにしてください。

送り先や内容が間違っていないか

メールを送ってはいるものの、異なる送り先に誤って送信しているケースもあります。

また、正しい宛先に送信していても、メールの内容に誤りがあり相手が混乱している、あるいは返信の期日にミスがあるというケースもあります。

送ったメールの内容に誤りがないか確認してみてください。

日程調整の催促メールの書き方【例文付き】

日程調整の催促メールの書き方を紹介します。

以下の流れに従って、必要な要件を織り込みメールを作成してみましょう。

件名

相手が件名を見ただけで何についてのメールなのか分かるようにすることが大切です。

ビジネスパーソンの多くは一日に何通ものメールを受信しています。要件が分からない件名のメールは、開封が後まわしになることもあるので注意しましょう。

催促メールの場合、件名は送信したメールを引っ張り出して「転送メールFw」を使うのが一般的です。催促メールを送る際は、新たにメールを作成する必要は基本的にありません。

宛名

宛名は送り先の相手が社内か社外かで異なります。

  • 送り先が社内 「名字+役職」「名字+さん」「名字+様」
  • 送り先が社外 「会社名+部署名(課名)+名字」

社外の相手に催促メールを送る場合、相手の名前が分からないときは「ご担当様」や「○○部 御中」とします。

挨拶文

挨拶文も送り先の相手が社内か社外かによって異なります。

  • 送り先が社内 「お疲れ様です」「こんにちは」
  • 送り先が社外 「お世話になります」「お世話になっております」

上記は一般的なビジネスマナーの挨拶文です。

返事を促すことを目的とする催促メールでは、「たびたび申し訳ありません」「たびたび失礼いたします」などを使うとよいでしょう。

本文

本文では、これから本題に移りますよという意味を込めて「さて」から始めるのが一般的です。

前に送ったメールで必要な事項を伝えているはずなので、その内容に対する返信をやんわりと催促します。

催促メールでは送り先が誰であっても丁寧な文章を心掛けてください。返信がないことに対して、怒りをぶつけたり、返信が滞っている理由を厳しく問い詰めたりすることは控えましょう。

締めの文章

催促メールでもビジネスマナーで一般的に用いられるメールの結びを使います。

相手への気遣いを見せる敬語フレーズにあわせて、確認あるいは連絡してほしい旨を添えましょう。

返信を急いでいる場合であっても、「返信ください」といった強い表現は控えるようにしてください。

日程調整の催促メールの例文【相手別】

日程調整の催促メールの例文を相手別に紹介します。

催促メールを送る際に参考にしてみてください。

社内の上司

件名転送Fw: 〇〇会議日程のご相談
本文〇〇部長

お疲れ様です。

さて、先日送付しておりました〇〇会議日程ご相談の件、お手元にございますでしょうか?

先日のメールを転送いたしますので、ご確認いただければ幸いです。

たびたび申し訳ありませんが、お手すきの際にご連絡いただけますと助かります。
何卒よろしくお願いいたします。

(送信者の氏名)

別部署の相手

件名転送Fw: 〇〇に関する資料のご相談
本文〇〇様

たびたび失礼いたします。

さて、過日に送付しておりました〇〇に関する資料の件、その後いかがでしょうか。

先日お送りしましたメールを転送いたします。

たびたび恐れ入りますが、ご確認いただければ幸いです。ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

(送信者の氏名)

社外の取引先

件名転送Fw: 次回お打ち合わせ日程のご相談
本文〇〇会社営業部
〇〇様

たびたび失礼いたします。株式会社〇〇〇〇(氏名)でございます。

さて先日相談させていただいた、お打ち合わせ日程の件、その後いかがでしょうか。

念のため、前回お送りしましたメールを再度転送させていただきます。

ご査収の上、ご返信をいただけますよう宜しくお願い申し上げます。

なお、本メールと行き違いになっておりましたらご容赦くださいませ。

(送信者の所属+氏名)

応募先企業の人事

件名転送Fw: 三次面接日程調整のお願い
本文〇〇会社人事部
〇〇様

たびたび失礼いたします。〇〇大学・〇〇(氏名)でございます。

さて先般、面接日程候補につきまして連絡しておりましたが、その後いかがでしょうか。

念のため先般お送りしましたメールを再度転送いたします。

お忙しいところお手数をお掛け致しますが、ご確認いただけますと幸いでございます。

何卒よろしくお願いいたします。

(送信者の所属+氏名)

日程調整の催促をするならSMSもおすすめ

日程調整の催促メールを送る際にはSMSの活用もおすすめです。

SMSはスマートフォンでも確認できるため、パソコンを開かなくてもメールを確認できます。また、出先や移動中にも返信しやすいため短時間で返信がもらえることもあります。

相手に早く確認してもらいたい内容のメールや、返信を急ぐメールにSMSを活用することで、先方からの迅速な対応を期待できるでしょう。

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まとめ

先方からメールの返信が届かない場合、催促メールを送ってよいものか、あるいはどのような催促メールを送ればよいのか悩むものです。

メールが相手にきちんと送信できていることが確認できたら、丁寧な言葉遣いを心掛けて催促メールを送ってみましょう。

また、返信を頂かなければ進まない業務などもあるため、催促メールを送ることは上司や取引先であっても失礼なことではありません。

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