督促・催促メールの書き方は？テンプレートや例文もご紹介！

ビジネスにおいて、代金やサービスの支払いが確認できない場合に督促や催促メールを送るケースは珍しくありません。支払いを失念していた先方に非があるとはいえ、できる限り不快にさせないよう配慮した内容のメールを送ることが大切です。本記事では督促や催促メールにおける正しい書き方を、例文と一緒にご紹介します。高い反応率を得るために効果的な送り方も解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。

督促・催促メールとは？

商品やサービスの代金が支払われなければ、少なからず自社の経営にダメージを受けてしまいます。そこで、先方へ支払いを促すために送信するメールが督促・催促メールです。

「督促状」や「催促状」のように書類で連絡するイメージが強いかと思います。しかし一般的にはメールを送ってもなお支払いに応じてくれない場合に、督促状や催促状といった書類を発行のうえ送付することになります。

督促・催促メールは相手を急がせる行為にあたるため、先方を不快にさせないような言葉選びで作成することが大切です。具体的にどのような書き方でメールを作成すれば良いのかは、後程詳しく解説いたします。

督促・催促メールに法的な強制力はある？

督促・催促メールは基本的に法的な強制力はありません。あくまでも先方の事情を考慮しながら、「支払を忘れていませんか？」といった確認連絡に過ぎない位置づけとなっています。

だからといって、督促・催促メールを送ることに意味がないわけではありません。支払いがされない理由の多くは「うっかり忘れてしまっていた」「期日を勘違いしていた」のどちらかです。メールで支払いについて気付かせてあげることで、スムーズに解決する場合があります。

なお、督促・催促メールや紙面での連絡を再三にわたり行っても先方が支払いに応じない場合、裁判所へ手続きを行って「支払督促」を送付してもらいます。この支払督促は法的に強い効果があり、先方がこれを放置すると強制執行が実施されます。

督促・催促メールの正しい書き方

先述の通り、督促・催促メールは相手を不快にさせないよう配慮した言葉選びがポイントです。本項ではメール内に記載する項目に分けて、正しい書き方を解説していきます。

督促・催促メールはどのような構成になっている？

督促・催促メールの基本的な構成は以下の通りです。

①件名

②宛先

③挨拶

④本文

⑤結び

各項目の記載における共通のポイントは、感情的な表現は避けて丁寧な文面を心がけることです。「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉も活用して、柔らかな表現にすると今後の関係性に影響が及ぶリスクも減ります。

件名

件名はシンプルかつ一目で内容が分かるような文言にすることが大切です。高圧的な表現は避け、状況確認のための連絡というニュアンスを押し出した言葉を選びましょう。

再三にわたり連絡しているにもかかわらず支払いが確認できないなど、速やかな対応を求める場合は【至急】や【重要】などを付けると相手の目に入りやすくなります。ただしこれらの言葉を連発すると相手に不快感を与える恐れがあるため、本当に必要な内容のメールを送るときにだけ使いましょう。

※記載例

・代金お支払いのお願い ・支払期限のご確認 ・【重要】○○のご入金状況について

宛先

宛先は「会社名」「担当者の部署」「担当者の氏名」を明記しましょう。一般的には、普段やり取りしている担当者に宛てて送信します。

また、担当者の上司のメールアドレスをCCに追加したうえで、部署や氏名も記載すると少し踏み込んだイメージが伝わります。

※記載例

株式会社○○ ○○支店○○部 ○○○○様

挨拶

本題へ入る前に、挨拶の一文を付け加えます。いつも取引している相手であれば「いつもお世話になっております」といったフレーズが一般的です。また、何度か督促・催促メールを送っている場合は「何度も失礼します」といった旨の文言に変えると良いでしょう。

※記載例

・いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。 ・度々のご連絡失礼いたします。株式会社○○の○○です。

一言程度で問題ありませんが、メールを送った回数によって文言を変えるなど先方への配慮は欠かせません。

本文

本文では、支払いが完了していないことを認知してもらったうえで確認・対応を促す旨を伝えます。具体的には、以下のような内容を記載しましょう。

・請求書を送付した日

・請求書の内容

・支払期日

・入金状況

「どの取引に関する請求なのか」「該当の請求書はいつ送付したのか」を明記し、支払期日も再度伝えることで詳細な現状を把握してもらえます。

※記載例

○○について〇月〇日に請求書を送信させていただいておりますが、本日〇時現在、弊社にて入金が確認できておりません。 何かのお手違いとは存じますが、請求書に記載の期日を1週間過ぎております。

ここで注意するべきポイントは、支払われていないことについてストレートな表現は避け、「支払われた事実がない」という表現を用いることをおすすめします。相手に過剰な圧を感じさせず、やんわりと対応を促せるからです。

結び

結びは、先方に入金の対応を促す旨を記載します。ただし「入金してください」と直接的に表現するのではなく、行き違いで入金されている可能性も考慮して記載しましょう。

※記載例

ご多忙中恐れ入りますが、ご確認いただきたくよろしくお願い申し上げます。 なお、本メールと行き違いでご入金いただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。

督促・催促メールはあくまでも「念のための確認」というスタンスで送るため、相手には現状の確認を促す表現に留めましょう。

また、「行き違いで入金されている場合はご容赦ください」といった旨も記載します。

督促・催促メールの例文・テンプレートをご紹介

先ほどご紹介した各例文を組み合わせると、以下のようなメールが完成します。

件名：支払期限のご確認

株式会社○○  ○○支店○○部 ○○○○様 いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。 ○○について〇月〇日に請求書を送信させていただいておりますが、本日〇時現在、弊社にて入金が確認できておりません。   何かのお手違いとは存じますが、請求書に記載の期日を1週間過ぎております。 ご多忙中恐れ入りますが、ご確認いただきたくよろしくお願い申し上げます。  なお、本メールと行き違いでご入金いただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。

督促・催促メールを送るタイミングは様々ですが、上記はあくまで期日までに入金がされていないことの確認を促す内容となっています。必要に応じて文言を変えつつ、メールを作成してください。

いずれにしても、感情的・高圧的な表現はせずに必要事項だけを記載しながら事務的な連絡となるよう心がけましょう。

また、督促・催促メールなどビジネスに用いるメールはあらかじめテンプレートを作成しておくと送信のたびに作り直す手間が省けます。社内で自分以外にも督促・催促メールを送信する人がいる場合は、テンプレートを共有しましょう。

督促・催促メールを送信するタイミングはいつ？

督促・催促メールを送信するべきタイミングは、内容によって異なります。本項では、メールの内容ごとに適した送信のタイミングや注意点を解説していきます。

メールの返信に対して送信する場合 

こちら側から送信したメールに対する返信を促すメールの場合です。ビジネスマナーにおいてメールの返信は24時間以内が基本とされています。しかし24時間経過したからといって、すぐに督促・催促メールを送る行為も好ましくありません。先方が休みを取っていたり、何らかの事情があって24時間以内の返信が難しい場合もあるからです。

相手の事情を考慮しつつ、「〇日間返信がなかったら」「〇日までに対応してほしいのでその3日前に」など、あらかじめ送信するタイミングを定めておきましょう。

ただし急ぎの場合はすぐに督促メールを送っても問題ありません。加えて、送信後に電話でフォローしておくと安心です。相手のメール確認漏れを防ぐことにつながります。

未入金に対して送信する場合 

商品やサービスに対する代金が、期日までに支払われなかった際に送る場合です。このとき、先方が法人であるか個人であるかでタイミングは異なります。

法人の場合は支払期日が過ぎたら速やかにメールを送り、状況を確認しましょう。法人との金銭的なやり取りは信用に直結するため、できる限り早く入金されるように対応する必要があるからです。

個人から支払いが確認できない場合は、支払いを忘れていたり、処理に時間がかかっている可能性があります。そのため、「メールの返信に対して送信する場合 」のように区切りを決めて待ちましょう。

いずれにしても相手に非があることは確かですが、責め立てるようなメールにならないように注意が必要です。

未送付や未納品に対して送信する場合

書類や物品の送付・納品がされない場合、あらかじめ納期が決められている場合は速やかにメールを送りましょう。自社の業務はもちろんのこと、お客様に迷惑をかける恐れがあるからです。送付・納品状況が確認出来たら、改めて納期を決め直してスケジュール調整を行います。また、関係者各位への伝達も速やかに行うと業務へのダメージを軽減できることがあります。

納期が決まっていない場合については、過剰に急がせるようなメールを送ると先方が負担に感じてしまいます。柔らかい表現を用いて、リマインドする程度の文言でメールを送信します。その際、送付・納品がいつ頃になるのかも尋ねておきましょう。

督促・催促メールの作成・送信の際に注意したいポイントは？

督促・催促メールにおいては、いくつか注意するべきポイントがあります。以下よりポイントを確認して、業務効率の低下や先方との関係への影響を防ぎましょう。

相手を不快にさせない言葉を選ぶ

先述の通り、督促・催促メールはたとえ相手に非があることが明白であっても、高圧的に責めるような言葉は避けて相手に不快感を与えないよう注意しましょう。特に文字でしか言葉を伝えられないメールにおいて、声のトーンやニュアンスなどが先方に伝わりません。

例えば支払いや送付の状況について確認する場合、「いかがでしょうか」と丁寧な言葉を用いると柔らかな印象となります。「早急にご対応ください」「いつご対応いただけるでしょうか」などの表現は、重大かつ緊急性のあるケース以外は避けた方が無難です。

先方にやむを得ない状況があり、対応ができていないのかもしれないという意識を持ちながら、冷静に連絡しましょう。

相手の対応を見逃していないか確認する

入金通知や宅配便・郵便などの受け取り状況を事前に見て、先方の対応を見逃していないか確認しましょう。また、先方から対応に関して何らかの連絡が来ている可能性も考え、メールの受信フォルダもチェックしておくと良いでしょう。

事前のチェックを怠ったまま不要な督促・催促メールを送ってしまうと、先方を混乱させたり余計な手間を取らせてしまう恐れがあります。

万が一メールを送った後で先方の対応に気が付いた場合のリスクも考え、メールの結びに「行き違いとなっておりましたらご容赦ください」とフォローする文言も入れておくと安心です。

クッション言葉を使う

催促・督促メールは、あまりに簡素な内容では相手に余計なプレッシャーを与える恐れがあります。そのため、以下のようなクッション言葉を文頭に置いておくと印象が柔らかくなります。

• ご多忙のところ恐れ入りますが
• こちらの都合で恐れ入りますが
• お手数をおかけしますが
• 何かのお手違いとは存じますが

先方と良いビジネスパートナーとして付き合いを続けるためには、どのような状況においても対等な立場でやりとりをすることが大切です。クッション言葉で適度にメールの雰囲気を和らげつつ、対応を促しましょう。

メールを送る時間帯も考慮する

先方の仕事内容や行動パターンに気を遣いつつ、どの時間帯に送ればすぐに返事をしてもらえるのか考慮しましょう。どんな内容の督促・催促メールにおいても、遅い時間の送信は避けることが大切です。

一般的な始業時間とされる10時前後は慌ただしくなりやすいため、10時以降～15時の送信をおすすめします。

督促・催促メールを送っても支払われない場合の対処法は？

督促・催促メールを送信してもなお支払いに応じてもらえない場合、以下のような流れで対処していくことになります。

催促状を送付 ↓ 督促状を送付 ↓ 内容証明郵便で督促状を送付 ↓ 法的措置

まずは「催促状」を送付して確認を促します。その後、支払い対応がない場合は「督促状」を送付しましょう。なお、催促状や督促状の内容についてメールと大きな違いはありません。ただし効力の強さは以下の通り異なります。

催促メール＜催促状＜督促メール＜督促状

何度か督促状を送付してもなお返事や支払い対応がない場合は、自社からの最終通告として「内容証明郵便」での督促状を送付します。内容証明郵便を利用することで、送付した書類の内容を郵便局が証明してくれます。これで先方は、「受け取っていない」と主張することができません。最終的に法的措置をとるために必要な工程ですが、それを前提としていなくても言った・言わないのトラブルを防ぐことにつながります。

内容証明郵便による督促状に対し、先方が何の反応も見せなければ法的措置も視野に入れましょう。法的措置の場合、以下の手段を取ることができます。

• 裁判所に申し立てて「支払督促」を送付してもらう
• 民事調停を申し立てる
• 強制執行を申し立てる
• 少額訴訟

法的措置に移ると、今後は先方との継続的な取引は望めなくなります。また、専門的な知識がない場合は弁護士に協力を依頼する必要があるため、費用がかかります。双方にとって大きな負担となるため、法的措置に移るかどうかは慎重に検討しましょう。

督促・催促メールはSMSで送信するのが効果的！

ビジネスにおいて、「先方が入金をしてくれない」というリスクは付きものです。万が一督促・催促メールの送信が必要となったら、相手の事情も考慮しながら分かりやすく内容を伝えて対応を促しましょう。単に先方が支払いを忘れているだけという可能性もあるため、思い出させてあげるという意味でも督促・催促メールの分かりやすさは重要になります。

送信した督促・催促メールにいち早く気づいてもらいつつ、スムーズな対応を促すのに効果的な方法が「SMS」です。SMSはメールアドレスが不要なうえに、他のメールサービスよりも受信数が少ない傾向にあります。加えて受信時のポップアップ表示もあり、高い視認率と開封率が期待できます。

SMSは基本的に個人間でのやり取りを目的としたメッセージサービスですが、「法人向けSMS送信サービス」を利用すれば法人から複数の取引先・顧客への一斉送信も可能です。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

法人向けSMS送信サービスの利用を検討されている方は、「KDDI Message Cast」をお試しください。KDDI Message Castは、用途に応じたプランや一斉送信など豊富な機能をご用意しております。到達率98%・開封率80%を誇り、督促・催促メールの送信方法としてもおすすめのサービスです。

2ヶ月間3,000通までの無料お試し期間もあり、初期費用・月額費用ともに不要です。お試し期間後は送信数に応じて単価が設定されているため、分かりやすい料金体系を元にコスト管理も楽になります。

まとめ

商品やサービスの支払い・メールの返信・書類や物品の到着などが期日までにされなかった場合、「督促・催促メール」で先方に確認や対応を促す必要があります。先方の状況を考えつつ、クッション言葉や丁寧語を使って柔らかい印象の文となるよう心がけましょう。メールにて催促した時点で、なるべくスムーズに対応をしてもらいたい方は多いはずです。そのような方には、高い開封率や視認率が期待できる「SMS」での送信をおすすめします。

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