公開日:2022年9月1日

ビジネスシーンにおいてメールの誤配信はしばしば起こるミスです。誤配信をしてしまった場合、自身や自社の信頼問題に関わるだけでなく、相手を混乱させてしまいます。本記事では、メールを誤配信してしまったときに確認すべきことを説明した上で、誤配信のお詫びメールの書き方と例文を紹介します。あわせて、お詫びメールの注意点などについても説明します。

メールの誤配信をしてしまった際にまず確認すべきこと

重大なトラブルにもなりかねないメールの誤配信。しかし、誤配信は珍しいミスではありません。

メールを誤配信したことに気づいたら状況を把握し、落ち着いて対応するようにしてください。

以下、メールの誤配信をしてしまった際に確認すべきことを見ていきましょう。

状況確認

誤配信と一口でいっても問題の大きさはさまざまでしょう。謝罪のメールを送れば問題がないこともあれば、謝罪メールでは済まされないということもあるでしょう。また、相手の心情はともかく、メールの内容や添付ファイルによっては社内で問題になることもあります。

メール配信サービスを利用している場合、サービス元に問い合わせてみてください。システムによるエラーなのか、受信側の設定によるのか、もしくは作成したメール自体に問題があったのか原因を突き止めます。

相手の心情を考える

メールを受け取った相手にとって誤配信メールは気分がよいものではありません。ありがちなミスとして気にしない人がいる一方、不快感を抱く人もいます。また、相手は誤配信だと分かるまで不安な気持ちになるかもしれません。

相手がどのような心情なのか考え、相手の気分を害してしまったことや混乱させたことを謝罪するようにしましょう。

機密情報がメール本文に含まれていないか確認する

誤配信したメールに社外秘の情報や関係者のみでしか共有が認められない情報が含まれていないか確認します。

メールに機密情報が含まれていた場合は上司や取引先など、利害関係のある人たちに状況を相談してください。

誤配信のお詫びメールの書き方と例文【状況別】

お詫びのメール本文の記載内容は以下の通りです。

1挨拶と名乗り誤配信メールとお詫びメールの差出人が異ならないようにしましょう。
2事象ミスがあったメールの配信日時を詳細に伝えます。お客様目線で状況を説明することが重要です。
3お詫びお客様を混乱・不快な思いをさせてしまったことを丁寧に謝罪します。
4訂正訂正する内容があれば記載します。訂正箇所は分かりやすく、簡潔に記します。
5原因お客様はどのような原因でミスが生じたのか知りたいと考えています。端的に原因を記載しましょう。
6対策対策を端的に記載します。詳細に書く必要はありません。今後も変わらずご愛顧いただきたい旨を記します。
7お問い合わせ先お詫びメールだけでは疑問や不安が解消できないお客様もいらっしゃいます。また、お詫びメールの内容で状況を理解できたお客様も、お問い合わせ窓口が設置されていると安心です。TELやメールアドレス、お問い合わせフォームを記載します。
8署名署名は信頼の証となります。社名・住所・TEL・URLなどを記します。

誤配信をしてしまった際のお詫びメールの例文を状況別に紹介します。

どのようなお詫びメールを送ればよいのか迷っている人は、以下で紹介する例文を参考にしてみてください。

お客様を混乱させる内容の場合$

お客様を混乱させる内容の誤配信メールの例を確認していきましょう。

・価格表記が間違っている

・商品名記載の誤り

・添付しているリンクが開けない

・画像の表示崩れ

価格表記が間違っている

件名【お詫びと訂正】価格の表記誤りについて
本文〇〇様

日頃よりご愛顧にあずかりありがとうございます。

〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日(〇)〇:〇頃お送りいたしましたメールにおいて価格表記に誤りがございました。

お客様のご混乱を招き、多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げますとともに、訂正させていただきます。

正:〇〇円
誤:〇〇円

原因としましては、本部から配布された商品リストに価格表記に誤りがあり、誤った価格をお客様に宛てたメールにおいても記入してしまいました。

本件の事態を踏まえて、今後このようなことがないよう、細心の注意を払う所存でございます。
今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇

——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

件名は見ただけで何に関するメールなのか分かるようにします。

本文ではミスがあったメールの配信日時を詳細に伝えます。また、訂正箇所は分かりやすく簡潔に記載するようにしましょう。

商品名記載の誤り

件名【お詫びと訂正】商品名の表記誤りについて
本文〇〇様

弊社の商品をご愛顧いただきありがとうございます。

〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日(〇)〇:〇頃お送りいたしましたメールにおいて商品名に誤りがございました。

お客様の混乱を招き、ご迷惑おかけいたしましたことを深くお詫び申し上げますとともに、訂正させていただきます。

正:△△△△△
誤:〇〇〇〇〇

原因としましては、先日商品名に変更があったにもかかわらず、変更前の商品名をお客様に宛てたメールに記入してしまいました。

対策本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、一つ一つの作業を念入りに確認して行います。今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

お問い合わせ先本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇

——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

基本的には先述の価格表記が間違っている場合とポイントは一緒です。商品名に誤りがあったことを記載し、お客様をご混乱させてしまったことを丁寧に謝罪します。

添付しているリンクが開けない

件名【お詫びと訂正】添付リンクの誤りについて
本文お客様各位

日頃よりご愛顧いただき感謝申し上げます。

〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日(〇)〇:〇頃お送りいたしましたメールに添付させていただいたリンクに誤りがあることが判明しました。

お客様にご不便をお掛けし、なおかつご混乱をお招きしましたことを深くお詫び申し上げますとともに、訂正させていただきます。

正:https://〇〇〇〇〇
誤:https://△△△△△

原因としましては、配信時の人的ミスであり、担当者がメール作成時にリンクを誤って入力してしまいました。

本件の事態を受け止め、作業手順の見直しを一層徹底してまいります。今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇

——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

お客様にミスの原因を正しく伝えましょう。社内のイメージダウンを懸念して、原因を創作しないようにしてください。

画像の表示崩れ

件名【お詫び】クーポン画像の表示崩れについて
本文〇〇様

日頃よりご愛顧いただきありがとうございます。

〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日に送信したメールに添付させていただいたクーポン画像が、一部の端末で崩れて表示されることが判明いたしました。

お客様のご混乱をお招きしましたことを深くお詫び申し上げますとともに、対応策について案内させていただきます。

システムの不具合により一部端末で画像が崩れて表示されてしまうようです。

表示が乱れてしまったクーポン画像につきましてもご利用いただけます。〇月〇日にお送りしたクーポン画像添付のメールを各店舗の店員にお見せいただけますと幸いです。

本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、システム管理を徹底させていただく所存でございます。

今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇
——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

ミスの原因を正直に説明します。お客様の不安を察し、不安要素を取り除けるようにしましょう。対策を詳細に書く必要はありませんが、誠意が伝わるようにします。

同一のメールマガジンを複数送った

件名【お詫び】メールマガジンの重複について
本文〇〇様

日頃よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。

〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日(〇)〇:〇頃お送りいたしましたメールマガジンを重複して配信していたことが判明しました。

お客様にはご心配をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
原因としましては、システムに一部不具合が生じたためだと考えられます。

本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、日頃からシステム管理を丹念に行うよう努めて参ります。

今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇
——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

お客様の心情を汲み取り謝罪します。事実に基づいた原因を説明しましょう。

配信を希望していないお客様にも送った

件名【お詫び】メールマガジンの誤配信について
本文〇〇様

日頃よりご愛顧にあずかりありがとうございます。
〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日に配信を希望されていないお客様にもメールマガジンをお送りしていることが判明いたしました。

お客様の混乱をお招きしましたことを深くお詫び申し上げます。

原因としましては担当者によるミスによるもので、情報漏洩によるものではございません。
お預かりしておりますお客様の情報は厳重に管理しております。

本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、全社員丁寧な作業をより一層心掛けて参ります。

今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇
——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

お客様の気分を害したことや驚かせたことを丁寧に謝罪します。ミスの原因を事実に基づいて説明し、お客様の不安を察し、不安を解消させる文を含めます。

お客様を不快にさせる内容

お客様を不快にさせる内容の誤配信メールの例を確認していきましょう。

・夜中にメールを配信してしまった

・早朝にメールを配信してしまった

・重複してメールを配信してしまった

夜中にメールを配信してしまった

件名【お詫び】〇月〇日 夜中のメール配信について
本文〇〇様

ご愛顧を賜り誠にありがとうございます。

〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日の夜中に誤ってメールが送信されていたことが判明しました。

お客様のご睡眠を妨げましたこと、あわせてご混乱をお招きしましたことを深くお詫び申し上げます。

原因としましては担当者による時間設定のミスによるものです。
本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、配信時間の確認をはじめ一つ一つの作業をより一層丁寧に行います。

今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇

——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

お客様に問題の原因をしっかりと伝えます。事実に基づかない原因を伝えた場合、トラブルが大きくなることもあります。

早朝にメールを配信してしまった

件名【お詫び】〇月〇日 早朝のメール配信について
本文〇〇様

日頃よりご愛顧いただきありがとうございます。

〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日の早朝にメールが誤って送信されていたことが判明しました。

お客様の混乱、及び睡眠をお邪魔してしまったことに深くお詫び申し上げます。

原因はシステムの不具合によるものです。しかし、情報漏えいなどの問題はございませんのでご安心してください。

本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、システム管理を徹底して参ります。

今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇
——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

お客様の気分を害したことや、睡眠を妨げただろうことを丁寧に謝罪します。お客様の不安を察し、不安を解消させる文を含めます。再発防止のために予定している取組みを簡潔に書きましょう。

重複してメールを配信してしまった

件名【お詫び】メールの重複について
本文〇〇様

ご愛顧いただきありがとうございます。
〇〇会社 〇〇(氏名)です。

〇月〇日にメールを重複して配信していたことが判明いたしました。

お客様の混乱を招き、ご迷惑をお掛けいたしましたことに深くお詫び申し上げます。

原因としましては担当者によるミスによるもので、システム上の問題ではございません。
お預かりしておりますお客様の個人情報は厳重に管理しております。

本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、再発防止に努めてまいります。

今後とも〇〇を何卒よろしくお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点がございましたら、以下よりお問い合わせをいただけますと幸いです。

【お問い合わせ窓口】0120-〇〇〇-〇〇〇

——————————————————————
株式会社◯◯◯◯
〒111-0000東京都◯◯区◯◯
TEL:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
URL:https://◯◯◯◯.co.jp/

お客様の気分を害したことや驚かせたことを丁寧に謝罪します。対策方法を詳細に書く必要はありませんが、今回のミスをどのように活かすかを書きます。

誤配信をしてしまった際のお詫びメールの注意点

お詫びメールにミスや誤りがあった場合、お客様の気分をさらに害することになるので注意が必要です。

誤配信をしてしまった際のお詫びメールを作成する際の注意点を見ていきましょう。

問い合わせ先を書き忘れている

お詫びメールを送ったからといって、問題が解決するとは限りません。お詫びメールを読んだお客様の中には、確認したい点がある人や混乱が収まらず直接話したいと考える人もいるかもしれません。

電話窓口やお問い合わせフォームなどを用意し、お客様からのお問い合わせに対応できるように準備しておきましょう。

また、お問い合わせ先を電話番号にする場合、受電者が状況を把握できていないという事態を回避するため、社内でミス共有をしておく必要があります。

一斉配信感がある

本来メールは一人一人に送るものです。特に、個人宛と見受けられるメールにおいて誤りがあった場合、「対象者」や「リスト」などの一斉配信を感じさせるワードの使用を控えるようにしましょう。

お客様の中には一斉配信のメールに対し、快く思わない人もいます。

専門用語が並べてある

お詫びメールは読み手にとって読みやすいことが前提となります。

しかし、お詫びメールを書く際に、状況を説明しようとするあまり専門用語を多く使ってしまうこともあるでしょう。

専門用語が並んでいるメールはさらなる混乱の元になるので注意してください。

メールの誤配信を減らす防止策とは

メールの誤配信を減らすための防止策を紹介します。

ここで紹介する防止策を取ることで、メールの誤配信をある程度防ぐことが期待できます。

防止策①上司のチェックを通す

メールを配信する前に上司に内容やミスがないかチェックしてもらいます。

ただし、この方法では上司に確認を忘れた場合にミスが起きることもあるので注意が必要です。

防止策②誤配信を防止できるツールを使用する

メールの誤配信を防止できるツールは多くあります。ツールを導入することで、人間が引き起こしてしまうミスを相当な確率で防げるでしょう。

ツールの導入には時間も費用もかかりますが、ミスが多発している部署や機密情報を多々扱っている企業は導入しておくと安心です。

防止策③メール配信時のチェックリストを作成する

思いもよらぬミスをメールの配信時にしてしまうこともあります。気をつけようと意識していることであっても、うっかりミスはあるでしょう。

メール配信時に確認する事項を書き出してリスト化し、リストのチェックを配信前に行うことで、自分自身でもメールの誤配信を防げます。

ただし、チェックリストでのチェック自体を忘れないように注意しなければなりません。

誤配信を防止できるSMSもおすすめ

メールの誤配信は比較的ありがちなミスといえるでしょう。うっかりしていたり、確認が疎かだったりすると、誤ったメールを配信してしまいます。人間の手でメールの誤配信を完全に防止するのは難しいため、誤配信をしっかりと防ぎたいと考える人にはSMSの活用がおすすめです。

誤配信を防止できるSMSサービスには宛先や本人確認機能の他、誤配信をしてしまった場合に問題を最小限に抑えられる機能が搭載されたものもあります。

人間の力では見落としがちなポイントをSMSツールのサポートにより防ぎつつ、それでも誤配信をしてしまった場合は搭載機能によって機密情報の洩れを防げます。

法人向けSMS配信サービスなら「KDDI Message Cast」

「KDDI Message Cast」は大手通信会社KDDIグループが提供する法人向けSMS送信サービスです。KDDIならではの懇親丁寧なサポートに加えて、メッセージの到達率が高いことが特徴のひとつです。

誤配信を防ぐため、配信時に他人判定を行う誤配信防止オプションの利用も可能です。誤配信防止オプションとは配信先の番号が解約や番号変更により他の人が使用している可能性がある場合、番号への配信を防止する機能です。 

また、「KDDI Message Cast」は最大で660文字の長文を配信できるので、長文のメッセージを送る際にも利用可能です。

料金は一通ごとに発生するため、利用しなかった月は費用が発生せず無駄を省けます。

まとめ

メールの配信において誤配信は珍しいミスではありません。メールを受け取った相手は内容によっては混乱し、不安になることもあります。

誤ってメールを送ってしまった場合は状況などを確認した上で、相手に対してお詫びのメールを送りましょう。その際には起こった事象の詳細や、原因、対策などを正しく伝えることが大切です。偽った内容のメールではその後さらにトラブルを引き起こす可能性も否めません。お詫びメールでは誠意が伝わる内容にし、お客様の不満や不安を取り除けるようにしましょう。

また、メールよりもメッセージの到達率が高いSMSの利用もおすすめです。SMS配信ツールを使用すれば誤配信を防止できる機能が搭載されているものもあります。ぜひご活用ください。

▼KDDI Message Cast(KDDIメッセージキャスト)詳しくはこちら

https://sms.supership.jp/