メール配信システムとは?主な導入目的や選び方について紹介

メール配信システムは、メールマーケティングに欠かせない重要なシステムです。現在メールは主要なオンライン集客方法の一つになるため、企業や学校、自治体、医療機関などさまざまな場面で活用されています。

そこで今回は、メール配信システムの特徴を解説しつつ、導入目的や選び方のポイントなどもあわせて紹介していきます。

目次

メール配信システムとは?

メールマーケティングに欠かせないツールの一つに、メール配信システムがあります。メール配信システムでは、あらかじめリストに登録してあるメールアドレス宛に、自動で宣伝や告知を記載したさまざまな種類のメールを送ることができます。

近年メールは、インターネットでさまざまな場所からお知らせを受け取るのに欠かせないものとなっています。個人的な連絡手段は、令和の現代においてはLINEなどのメッセージアプリが一般的になりましたが、ビジネスの場ではメールが主に使用されています。

そのため自社サービスのユーザーや取引先企業、見込み顧客などにメールを送る場合は、自然とその作業は膨大になります。一つひとつを手作業で行っていると手間も時間もかかるため、利便性の高いITツールを導入することが企業にとっては業務効率化につながります。そこで活用されるのがメール配信システムです。

一口にメール配信システムといっても、その種類はシステムの形態によって分類できるのが特徴です。主に挙げられる種類は次のとおりです。

・クラウド型

・オンプレミス型

・パッケージ型

クラウド型はクラウドサーバー上で提供されるシステムです。そのため自社で一からシステムを構築する必要がなく、インターネット環境があればどこからでもメール配信システムにアクセスできるのが利点になります。

現在は、メール配信システムだけでなく、あらゆるITツールがクラウド上で提供されています。近年における主流なシステムの形と言っても過言ではないでしょう。リモートワーク(テレワーク)環境での利用にも向いているのが特徴で、システム構築費用・手間がかからない分すぐに導入できるのも強みです。

このクラウド型に対して従来型といわれるのがオンプレミス型です。自社でシステムを構築するオンプレミス型のメール配信システムは、構築までに時間と手間、そして費用もかかりますが、その分カスタマイズの自由度が高いのがポイントになります。

これまではオンプレミスでITシステムを運用するのが一般的でしたが、クラウドサービスの普及により、現在主流のシステムの形態はオンプレミスからクラウドに移っています。

なお、パッケージ型はシステム提供会社が販売するソフトウェアを購入し、PCにインストールして運用するかたちになります。クラウドと違って外部からアクセスすることは難しいですが、オンプレミスよりも気軽にメール配信システムの導入ができるのがポイントです。

パッケージ版を購入したうえで「インストールしてからシステムを使う」というかたちも以前はよく見られましたが、やはり現在主流なのはクラウドです。

ただ、クラウドの場合は基本的に月額使用料などのランニングコストがかかりますが、パッケージ型は基本的に買い切りが多いため、ランニングコストがかさまないというメリットもあります。

メール配信システムが求められる理由

続いて、メール配信システムが現状求められる理由について重要な点を整理していきましょう。まず大きな理由として挙げられるのは、販促・営業活動の効率化です。

システムによってオートメーションでメール配信ができるなら、管理の手間は大きく軽減されます。必要以上に送信作業に時間を割く必要はなく、システム管理されるからこそ宛先を間違えるなどのヒューマンエラーもなくなります。

ヒューマンエラー防止は、自社のセキュリティ対策強化にもつながるでしょう。メールの誤送信による情報事故は少なくありません。個人情報の厳重な取り扱いが求められる今、メール配信はシステムに任せたほうが得策なのは間違いないでしょう。

また、メール配信システムに搭載されている機能は単純な一斉送信機能だけではありません。開封率の割り出しや特定の条件を設けたうえでのメール配信(例:一部の条件を満たす顧客にのみ送るメールを設定する)など、営業やマーケティングに役立つ機能はたくさんあります。

これらの機能を活用すれば、一人ひとりの顧客に合った営業手法を効率よく実践することが可能です。

このようにメール配信システムにはマーケティングや営業活動において役立つポイントが多いため、昨今は多くの企業で取り入れられているのです。

メール配信システムの主な導入目的

メール配信システムを取り入れる際には、導入目的を明らかにしたうえで計画的に導入を進めていくことが重要です。ここからは、主な導入目的について解説していきます。

メール配信業務の効率化

メールを大量に1件ずつ手作業で送信するのは非常に骨が折れる作業です。IT活用による業務の自動化や効率化が重視されている今、メール配信に多くの時間をかけている企業は、積極的にメール配信システム導入を検討すべきでしょう。

コストカット

メール配信システムによって自動でメール送信できれば、人件費などのコストカットにつながる可能性があります。また、システムを活用すれば安いコストでメールフォームの作成も可能です。

メールの開封率の確認

メール配信システムを導入する際には、「どれだけ開封してもらえているのか」「URLに誘導できているのか」などの確認や分析を主な目的として掲げている企業も多いです。

メールの到達率の向上

メールをそもそも顧客のもとへ到達するようにしたいという目的を掲げ、導入を検討する場合も多いです。プロバイダ側などに規制があると、大量送信したメールは迷惑メール扱いされてしまうことが多いため、メール配信システムならそういった状況への対策も可能です。

見込み顧客の育成

メール配信システムを活用して見込み顧客を育成したいというケースも多いでしょう。メール配信システムでは、顧客の購買意欲の具合に合わせて、それに合ったメールを送ることが可能です。

情報セキュリティの強化

メール配信システムを取り入れれば、情報セキュリティ強化にもつながります。システムの設定によってメール配信が自動化されれば人為的なミスはなくなるため、誤送信による個人情報漏洩などの問題は極力防ぐことができます。

外部システムとの連携

多くのメール配信システムは、使用している外部のシステムと柔軟に連携できるようになっています。営業支援ツール(SFA)や顧客管理システム(CRM)、マーケティングオートメーションツール(MAツール)など、このような重要なツールと連携すれば、営業やマーケティングはますます効率化します。

メール配信システムのメリット

ここからは、メール配信システムのメリットについて詳細を見ていきましょう。

メール配信業務における負担が軽減される

メール配信システムを活用すれば、配信に関連したさまざまな業務が効率化します。大量送信を行う作業を一つひとつ行う必要がなくなり、基本的にはすべてシステムに任せられるため、手が空く分ほかの作業に時間を割くことができます。メルマガやお礼メッセージなどの配信に主に役立ちます。

また、負担軽減により、送信ミスによる重大な情報流出問題を起こすリスクが軽減されるのもメリットの一つといえるでしょう。

効果測定が効率的に行える

メール配信システムなら、メール配信におけるさまざまな効果測定がよりスムーズに行えるようになります。到達率や開封率、URLのクリック率、その他コンバージョン率など多くのデータをシステムによって自動で取得できるため、マーケティングには大いに役立つといえるでしょう。

優秀なシステムであれば、開封率などのデータに基づいて改善策を自動で提案してくれる場合もあります。

メールアドレスが一元管理される

メール配信システムなら大量のメールアドレスの管理もすべてシステムに任せられるのが利点です。自社でフォルダ等を設けてアナログなかたち管理する必要はなく、システム内に管理しておけるのがメリットになります。

そのため管理業務負担も減り、結果として販促や営業活動が効率的になります。メールアドレスは重要な個人情報なので、管理がずさんになって漏洩につながることもありません。

メール配信システムのデメリット

メール配信システムにはデメリットもあるため、取り入れる際にはデメリットにもしっかりと目を向ける必要があります。デメリットは次のようなものが挙げられます。

複雑な機能のものは持てあますことも

メール配信システムには多くの便利な機能がありますが、機能性が高いものは複雑で、かえって持て余してしまう可能性があります。したがって高機能なものを選ぶと、費用対効果が思ったほど得られずコストばかりがかかることも考えられます。

「単純にメール配信を自動化できれば良い」という場合などは、よりシンプルでIT初心者でも使いやすい製品を選ぶと良いでしょう。システムを選ぶ際には使いこなせるかどうかもよく考えることが大事です。

導入や維持に一定のコストがかかる

メール配信システムには導入や維持に一定のコストがかかるのがデメリットといえます。買い切りではなく月額費用のかかるクラウド版であればランニングコストがかかるのは必至ですし、予算的に余裕がない場合は本当に必要なのか慎重に判断すべきといえます。

とはいえ安い費用で取り入れられるメール配信システムもあります。さまざまなシステムの料金を比較して、慎重に自社に合ったものを選んでいきましょう。

メール配信システムのタイプ

メール配信システムは、その機能や特徴によって「高機能型」「配信特化型」「メルマガ運用改善」「国産」「グローバル」などさまざまな種類に分けることができます。ここからは、タイプ別に特徴を見ていきましょう。

高機能型

高機能型のメール配信システムは、一斉送信だけでなくメールマーケティングに関するさまざまな機能が備わっているのがポイントです。高機能というだけあり、メール配信作業から効果測定までを同一のシステム内においてワンストップで行えるのがポイントです。

条件ごとのセグメント配信や暗号化メール配信、読者のマイページ機能、顧客リストの書き出しや登録、API連携、開封率チェック、コンバージョン測定、温度感の高い見込み顧客の抽出までとにかくさまざま機能を活用できます。

メールマーケティングを効率化し、さらなる利益向上へ確実につなげていきたい場合は、高機能型のシステム導入が向いているといえるでしょう。

配信特化型

配信特化型もその名の通り、主にメール配信にのみ特化したタイプの製品です。基本的にメール配信を効率的に行って作業負担を減らすこと、到達率を高めたいこと、もしくは安価でメール配信システムを導入することに特化しているのがポイントです。

1時間あたり1,000万通に及ぶほど大量のメールを処理できるため、自動でメルマガやお礼メールなどをスムーズに配信できます。基本的に利用できる機能は配信にかかわる機能だけですが、その分シンプルで扱いやすいのもメリットといえます。

メルマガ運用改善

「メルマガを配信しているが、顧客の反応があまり良くない」もしくは「見込み顧客をうまく発掘することができない」といった課題を抱えている企業にぴったりなのが、メルマガ配信改善タイプのメール配信システムです。

セグメンテーションを行ったうえでのメール配信の自動化、ステップメール、開封率やクリック率の効果測定などメルマガでより営業効果を得たいときに活用できる機能が豊富にそろっているのがポイントです。

開封率向上にコミットできるテンプレートを利用し、効率的にメルマガ作成ができるのも魅力的なところです。

国産

メルマガ配信システムは国内メーカーによって提供されているものと、海外メーカーのものがあります。まず国産は当然ながら日本語対応なので扱いやすく、操作性がわかりやすいものが多いのが嬉しいところです。

またサポートも充実しており、メール配信システムを初めて導入する企業でも安心してサポートを依頼できるのがポイントです。国産は傾向として費用は少々高くなる傾向がありますが、その分安心して利用できるのが大きな強みといえるでしょう。

グローバル

海外メーカーによって提供されているメール配信システムは、多くの言語に対応していることが多いためグローバル展開を行っている企業にはぴったりのサービスといえます。また、外国産のシステムは国産と比べて比較的安い費用で導入できるのも嬉しいところです。

ただ、低コストで取り入れられる海外のメール配信システムは、英語にしか対応していないことも多いです。そうなると当然ながらサポートも基本的には英語のみとなるため、英語対応が難しい場合は、やはり国産を選んでおいたほうが安心につながるのは確かでしょう。

メール配信システムを比較する際のポイント

メール配信システムは非常に多くの製品があるため、比較ポイントをあらかじめチェックしておくことが重要です。自社に合ったものを選ぶためには、次の点を主に比較するようにしましょう。

大量送信が可能な処理速度か

まずチェックしておきたいのは、大量送信という重たい作業に耐えられる処理速度を持っているシステムかというポイントです。特に多くの顧客に対してメルマガなどでアプローチしていきたい企業は、処理速度の比較は重要です。

機能性の高いメール配信システムであれば、100万通~1,000万通/時の速度で処理が可能となっています。送信するメールの量や事業の規模感、予算とのバランスを見ながら、速度はチェックするようにしましょう。

マーケティングに役立つ機能はあるか

メール配信システムには、多くの便利な機能がそろっています。特にメルマガ運用改善やメールマーケティングに特化している高機能なシステムの場合、開封率やコンバージョン率の効果測定、ステップメール配信など、メールマーケティング効率化につながる機能が豊富に利用できます。

また、開封率の高いメルマガをうまく作成できず困っている場合は、テンプレートの豊富さなどで選ぶのも大事なポイントです。

多くの導入実績があるシステムか

やはり大事なポイントになってくるのが、製品の導入実績です。国内外の有名企業に導入実績のあるメール配信システムなら、安心して利用できると言えるでしょう。初めてメール配信システムを利用する企業にとっては大事なポイントです。

また、導入実績を見る際には、具体的にどのような成功事例があるのかも見ておくと良いでしょう。自社に取り入れるうえで参考になります。

使っているシステムと連携できるか

すでに何らかのITシステムを活用してビジネスを効率化している企業は多いでしょう。顧客管理システムや営業支援システム、キャンペーン管理システム、その他には基幹系システムなどとスムーズに連携できるメール配信システムは多いです。

すでに使用している外部システムがある場合は、そのシステムと連携できるのか、相性は良いのかなどを細かくチェックするようにしましょう。

費用対効果は得られるか

コストの問題も大事な比較ポイントです。ただ安く利用できることだけを重視するのではなく、基本的にはコストパフォーマンス、つまりは費用対効果が得られるかどうかをしっかり判断していく必要があります。

安い製品・安いプランはシンプルな機能であることが多いため、必要な機能が使えない可能性があります。また、高い製品・高いプランは高機能で非常に魅力的ですが、活用方法によっては費用対効果が得られず多くのコストばかりがかかるケースも考えられます。

メール配信システムを選ぶ際のポイント

メール配信システムを選ぶ際には、どの製品を選ぶのが適切なのか判断に迷うことも少なくありません。ここからは、目的別に選び方のポイントや選定基準を紹介していきます。

到達率アップ

まずメールの到達率を高めたい場合は、ブロック防止として複数のIPアドレスを使った分散配信、送信量の調節などの機能を備えたメール配信システムが一番でしょう。確実にメールが到達するように設計されているため、とにかく到達率を高めたい場合に向いています。

ほかにもエラーメールの解析を行ったり、無効と判断されるメールアドレスへの送信を停止したりする作業を自動で行えるのも利点です。

メルマガ反応率アップ

メルマガで顧客の反応を高めたいときや、メルマガで見込み顧客の購買意欲を高めていきたいときは、メルマガ運用に特化した機能を持つ製品を選ぶのがおすすめです。特にセグメント配信やステップメール作成機能などが大きく役立ちます。

また、メルマガ運用にはさまざまなデータの取得と分析が欠かせません。メルマガ運用に特化したシステムなら開封率やコンバージョン率のデータをすぐにチェックできるため、効果測定がスムーズになり、よりメルマガ運用が効率的に行えるようになります。

メール配信にかかわる全体の業務効率化

メールの大量送信やメールアドレスの管理、その他メルマガ運用などメール配信にかかわるすべての業務の効率をとにかく底上げしたいとなったら、高機能なメール配信システムを選ぶのが望ましいでしょう。

高機能な製品であれば、配信から顧客の管理、効果測定まで、すべての業務を自動化・効率化できるのがポイントです。

スムーズな大量配信

ほかの企業と比べてより多くのメール配信を行う場合は、大量配信に特化したタイプのシステムが向いています。高機能なものであれば毎時1,000万通近くの大量配信を可能にできるため、多くの顧客を抱える企業にはおすすめです。

ただ、配信特化の場合は、基本的に配信のみを行うシンプルな製品が多いのが特徴です。効果測定などその他の機能を利用したい場合は、ほか製品も積極的にチェックすることが大事です。

低コストでの導入

できる限り低コストで運用できることに重きを置く場合は、シンプルな機能のものか、もしくは海外メーカーのものを選ぶのが向いています。シンプルな製品は機能こそ少ないですが、少ないコストでメール配信を効率化できるのが利点です。

海外メーカー製品を選ぶ場合は、対応言語に注意しましょう。製品によっては日本語に対応していないことがあります。

メール配信システムについてよくある質問と回答

メール配信システムについて知る際には、よくある質問もしっかりチェックしたいところです。初めて導入を検討する際には、さまざまな疑問や不安が生まれるものです。困ったときは、次のよくある質問をまずチェックしてみてください。

無料で利用できるものはありますか?

メール配信システムの中には無料で活用できる製品・無料プランもあります。そのためメール配信システムの利用を始める際には、まず無料のものから取り入れてみるのもありでしょう。

ただ、基本的に無料のシステムは機能が制限されている場合が多いです。また、作成したメール内にも広告が挿入されてしまうため、見栄えが悪くなったり迷惑メールに振り分けされやすくなったりするなどのデメリットもあります。

有料版を無料で試すことはできますか?

有料のメール配信システムの多くは、有料版の無料トライアルを設けています。そのため無料トライアルなら、費用をかけずにすべての機能を試すことができるのがポイントです。

もちろん、無料トライアル中に解約することも可能です。自社に合った製品かどうか確かめるためには、まず無料トライアルで機能や操作性などをチェックするのが望ましいでしょう。なお、トライアル期間の有無と具体的な機関は製品によって異なるため気をつけてください。

BCCでの一斉送信と何が違うのでしょうか?

メール配信システムを使用したメールの大量配信とBCCでの一斉送信も、ほぼ同じタイミングで複数の人にメールを送っているという意味では同じです。しかしながらBCCでの一斉送信にはさまざまなリスクが伴います。

まず挙げられるのは誤送信による情報漏洩のリスクです。手作業で送るからこそ宛先の選択ミスが発生しやすく、場合によっては重大な情報事故につながるため注意が必要です。また、サーバーの設定で一斉送信の件数に制限が設けられていることもあるため、スムーズに送信作業を行えない可能性もあります。

HTMLメールとは何でしょうか?

HTMLメールは、本文内にHTML/CSSを使用したメールのことです。つまりwebページのような装飾を自由に行うことができ、画像やイラスト、色付きの文字などを使うことで本文のメールをより見やすくすることができます。

HTMLメールは、テキストのみのシンプルなテキストメールと異なり、効果測定が可能なのも嬉しいところです。クリック率が高く、見やすいからこそ読者の目に留まりやすいことも利点として挙げられます。

メーラーとの違いはありますか?

メール配信システムと混同されやすいものの一つにメーラー(メールソフト)があります。メーラーは基本的に1対1でメールの送受信を行う際に活用されるシステムであり、メルマガや挨拶メールなどを一度に大量送信する際には使われません。

メーラーだと、同一IP・同一時間での一斉送信になってしまうため、相手には迷惑メールとしてブロックされてしまう可能性があります。そのためせっかく作成したメールも相手に到達しなくなってしまいます。また、メーラーは単純にメールの送受信や管理を行うものなので、効果測定機能などもありません。

ITシステムを導入したことがなくても大丈夫ですか?

メール配信システムは、ITシステムを取り入れたことがない企業やパソコン操作に不安がある企業でも安心して導入できます。現在は初心者向けに操作性に優れたシンプルな製品も多く、もちろんサポートも充実しています。

そのため初めてメール配信システムを導入する企業やITに詳しい人材が不足している企業などは、はじめのうちはよりシンプルで操作性がわかりやすい製品を選ぶと良いでしょう。

大量送信をすると迷惑メールに分類されるのではないですか?

メルマガや一斉送信をするお礼メールなどは、確かに迷惑メールに振り分けられるリスクがあります。この振り分けの基準や規制は、詐欺メールやウイルスなどを防止するために近年さらに厳しくなっている傾向がみられます。そのためメール配信システムを使っても、一部のメールはやはり到達しないことがあります。

ただ、メール配信システムには迷惑メールと判断されないように複数のIPを使用したり、配信のペースをチューニングしたりする機能が備わっています。迷惑メールへの振り分けを少しでも減らして到達率を高めるためには、導入のメリットは十分あるといえるでしょう。

セキュリティが心配なのですが…

現在活用されている多くのメール配信システムはセキュリティ水準も非常に高いものとなっています。そのため基本的には安心して導入することができます。

ただ、メール配信にはメールアドレスや氏名など重大な個人情報を扱うことになります。しかもその量は膨大です。そのためセキュリティには十分に注意を払っておくに越したことはありません。システムを選ぶ際には、セキュリティの面で安心して活用できるサービスなのかよくチェックするようにしましょう。

目的よってはSMSメッセージの方が効果的!

メール配信システムを活用したメール配信もマーケティングや営業活動には非常に有効ですが、目的や抱えている課題によっては、SMSメッセージを活用するほうが効果的であることもあります。ここからは、その理由や重要なポイントを解説していきます。

SMSとは?

SMSとは「ショートメッセージサービス」の略称です。これはテキストベースで作成される比較的短いメッセージサービスで、メールアドレスではなく携帯電話の番号を宛先にしてメッセージをやり取りするのが主な特徴です。

そのためメールアドレスや携帯キャリアなどが変わっても電話番号が同じであれば、SMSのやり取りをすることは可能です。なお、メッセージ1件につき文字数は670字までと決められています。また、SMSは基本的に1件送信するごとに費用が発生するのが特徴です。

SMSについてより詳しくはこちら
https://sms.supership.jp/blog/sms/post-42/

SMSの方が優れている点

メールを使ったマーケティングよりも、SMSを使用したマーケティングや営業活動のほうがより効果的とされるのには、さまざまな点が関係しています。まず大きなポイントとして挙げられるのは、コストパフォーマンスです。

従量課金であるSMSはメールと比べて費用がかさみやすいと思われやすいのですが、実はSMSは非常にコストパフォーマンスに優れており、特に重要なのはメッセージの作成コストです。SMSには文字数や装飾などに非常に制限があるため、その分シンプルなメッセージになりやすいのが特徴です。

そのため作成コストがかからず、基本的にはテキストでメッセージを伝えたうえで詳細ページやキャンペーンのページなどのリンクに誘導するようになっています。そしてメッセージ自体は短く読みやすいため、開封率が高く多くの顧客の目に留まるのが特徴です。

実際にSMSの開封率は80%以上となっており、これに比べるとメールの開封率は10%前後にとどまります。どれだけ良いメッセージを作成しても読まれなければ意味がないため、多くのチャンスにつながりやすいSMSはより営業や販促活動に向いているといえるのです。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

KDDI Message Castは、法人向けのSMS送信サービスです。初期費用・月額費用は0円で業界最安水準の価格が魅力となっており、初めてSMSサービスを導入する企業でも安心して取り入れられるのがポイントです。

到達率98%・開封率80%以上と高い数字が魅力的のため、営業活動の効率化にはぴったりです。メール配信で到達率や開封率が上がらないことに困った際には、SMS送信サービスのKDDI Message Castでより反応の良いマーケティング・営業活動を行っていきましょう。

まとめ

メール配信システムでは大量のメールの一斉送信やメールアドレスの管理、開封率やコンバージョン率の効果測定などさまざまな機能を活用できます。メールマーケティングの効率化にはまさに欠かせないツールといえるでしょう。

ただ、それでもメールでは開封率や到達率にはなかなか良い数字を出せないことは珍しくありません。そんなとき効果的なのがSMSです。SMSなら高い開封率と到達率で営業活動が行えるため、業務効率化を検討する際には積極的にサービスの導入を検討していきましょう。

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