リマインドメールとは？効果的な記載方法やSMSの活用事例をご紹介

リマインドメールはさまざまなビジネスシーンで活用されるようになりました。企業にとっても顧客にとってもメリットになる点が着目され、活用事例も増えてきています。しかし、リマインドメールの使い方がよくわからずに困っているケースや、効果が上がらずに悩んでいるケースもあります。この記事ではリマインドメールの書き方や活用事例を紹介いたします。効果の上がるリマインドメールの配信方法を検討する際にぜひ参考にしてください。

リマインドメールとは？

remind（リマインド）の意味

リマインドとは「思い出させる」という意味がある英語のカタカナ語で、再通知をして以前に伝えたことを忘れないようにフォローすることを意味します。リマインドメールは相手がうっかり忘れてしまわないようにする目的で使用するのが一般的です。

ビジネスシーンでのリマインドの例

例えば、美容院やクリニックなどの予約をした顧客が当日に来ないというトラブルはしばしばあります。都合が悪くなったから無断キャンセルしたという可能性もありますが、予約したのがずっと前だったから忘れてしまったというケースもあるでしょう。この際にリマインドメールを送ると思い出してもらうことができます。経営者にも顧客にもプラスになる効果的な対策です。

訪問サービスをするときには顧客に来訪日時を思い出して準備をしてもらうためにリマインドメールがよく用いられています。このように約束や予約について思い出してもらうのがリマインドメールを送る主な目的です。

リマインドの類義語

リマインドと似た意味で使われる言葉は、「催促」や「アラート」があります。これらの言葉は、リマインドよりもより強いニュアンスがある言葉で、混同すると誤解を招きかねません。「催促」は、「早い対処を要求する」という意味合いをもちます。「アラート」は、より切羽詰まった状況で「警告の確認」といった意味で使われます。

リマインドメールのメリット

リマインドメールがビジネスシーンで活用されるケースが増えているのはメリットが豊富にあるからです。リマインドメールを送らなかった場合と比較すると、配信することでどのようなメリットが生まれるのでしょうか。約束や予約についての再通知をするだけなのに、大きな結果につながるのかどうかがイメージできないかもしれません。

リマインドメールの活用範囲が広がり、さまざまなシーンで魅力のある使い方ができることがわかってきています。ここでは多様な事例に共通しているリマインドメールのメリットをご紹介します。リマインドメールの配信方法を考える上でも、導入の検討を進める上でも重要なポイントなので確認しておきましょう。

忘れていたことを思い出してもらえる

リマインドメールは顧客がうっかり忘れてしまっていたことを思い出してもらえるのがメリットです。予約したのを忘れてしまうケースはよくあります。企業としては機会損失になり、顧客としては再予約をしなければなりません。場合によっては予約のリマインドをしてくれなかった企業に対して不満を抱くでしょう。リマインドメールで再通知すれば予約の日時や内容を思い出してもらえるので、企業も顧客も満足のいく結果につながります。

顧客に安心を与えるフォローになる

リマインドメールは顧客フォローをおこなえるのがメリットです。サービスを利用した顧客に資料の提出を依頼したり、支払いを求めたりするシーンをイメージするとわかりやすいでしょう。期日までに資料の送付やアップロード、振込などによる支払いをしてもらうことで契約や売買などの取引が成立します。期日の少し前になっても顧客からの対応がなかったときにはリマインドメールを送ると思い出してすぐに対応してもらえます。

顧客の意思を確認できる

リマインドメールは顧客の意思確認の目的で使用できるのがメリットです。来店予約をしたのに来店しなかった、セミナーの申し込みがあったのに参加してくれなかったというトラブルは少なくありません。リマインドメールを予約日や開催日の数日前に送ると忘れていた方に思い出してもらえるだけでなく、都合が悪くなったときにはキャンセル連絡を促せます。参加の可否を連絡するように記載しておくと意思も正しく確認することが可能です。

SMSを活用したリマインドメールが有効な3つの理由

リマインドメールを配信するときにはEメールやダイレクトメールがよく利用されてきました。しかし、近年ではもう1つのアプローチとしてSMSが着目されるようになっています。SMSは携帯電話番号を宛先にして短いテキストを送信できるショートメッセージサービスです。

SMSはリマインドメールとして有効性が高いことから活用事例が増加してきています。ここではSMSとリマインドメールの相性の良さに着目して、リマインドメールでSMSを活用すると良い理由を3つご紹介します。リマインドメールの配信の方法や効果で悩んでいる際にはぜひ参考にしてください。

開封率と到達率が高くて伝わりやすいから

SMSは開封率が80％以上、到達率が90％以上という高さを誇っているメッセージの通達手段です。リマインドメールは顧客に確実に到達し、気づいた顧客が開封してくれることで配信する意味が生まれます。SMSは携帯電話番号を宛先にするので変更されて届かないというリスクが低く、手元にあるスマートフォンに通知があるのでチェックしてもらえる可能性が高いのが特徴です。SMSでリマインドメールを送ると見てもらえる可能性が高いと言えます。

直ちに伝わる可能性が高いから

リマインドメールを配信するときにSMSを活用すると良いのは、リマインドメールは顧客にできるだけ早く内容を確認してもらう必要があるからです。大抵のスマートフォンユーザーの方はSMSの通知をオンにしています。SMSが届いた瞬間に気づいて伝えたいメッセージを見てくれる可能性が高いのが魅力です。その瞬間には気づかなかったとしても、スマートフォンを次に見たときにはチェックしてもらえるので直ちにリマインドしたい内容が伝わります。

レスポンス率が高いから

SMSはレスポンス率が高いことがよく知られています。リマインドメールの内容によってはすぐに顧客からのレスポンスが欲しいこともあります。提出資料をアップロードして欲しい、ウェブフォームに入力してもらいたい、参加可否の問い合わせに答えて欲しいといったケースが想定される例です。SMSに回答フォームへのリンクを貼っておくと、すぐにその場でレスポンスをしてくれる可能性が高くなります。

リマインドメールの配信タイミングは？

リマインドメールを配信するベストタイミングはいつ頃なのか、これも大事なポイントです。リマインドメールを送る目的によって、おすすめのタイミングは異なるため整理して覚えておくと役立ちます。

・重要なアポイントや会議、予約の確認

必ず参加してもらいたい重要な会議や打ち合わせが控えている場合は、3日前の配信がおすすめです。前日や当日では、リマインドメールが読まれない可能性があったり、読んで忘れていたことに気づいたとしても急なスケジュール調整が難しかったりして、リマインドメールの目的が十分に果たせない可能性があります。レストランの予約確認も、この頃がちょうど良いでしょう。

・約束の期日を過ぎて連絡がないとき

リマインドメールは、約束や予定の前に送るばかりではなく、期日を過ぎた後にも有効です。例えば、約束の日を過ぎても連絡がない、書類の提出がないなどの問題が生じたときに、その事実を気づかせたり急がせたりすることができます。この場合は、やや催促に似たニュアンスが含まれることもあります。

リマインドメールの基本的な書き方

それでは、実践にすぐ使える、リマインドメールの基本的な書き方について、順を追って解説していきます。

件名

件名は、一瞬で何について書かれたメールなのかを相手に知らせることができる部分です。できるだけ具体的な表現を用いて、とりこぼされることのないように工夫することが大事になります。ただ、催促のニュアンスが出てしまうと相手に不快感を与えることも少なくありません。【再送信】や【○○の確認】などの表現を用いると、それだけでリマインドメールであることが伝わり、また不快な気持ちにさせることも少なくなるでしょう。逆に、【リマインドメール】と入れてしまうと、催促の意味合いが強くなり、人によってはあまり良い気持ちはしないかもしれません。

挨拶

「いつも大変お世話になっております」などの挨拶とともに、自分の所属や名前もここで記載してしまうのが一般的です。リマインドメールを受け取った人は、誰からのメールであるのかをはじめに知ることができます。

本文・内容

リマインドメールでは、要件をわかりやすく確実に伝えることが重要です。「何を」「どこで」「いつ、いつまでに」「誰が、誰に」「なぜ」「どのように」の部分を明確にして伝えることで、過不足なく重要な部分をしっかりと伝えやすくなります。あまり切羽詰まった雰囲気や催促の雰囲気を出しすぎないためにも、”早めにお伝えしておきます”といったようなニュアンスが伝わるように工夫すると良いでしょう。

予定の日時・場所

リマインドメールで特に伝えなければならないのが、予定の日時や場所の情報です。できるだけ整理をして、確実に目にとまるように工夫をしましょう。また、この日時の情報を誤って記載すると、トラブルの原因にもつながりかねません。しっかりと確認をして、間違いのないように記載しましょう。

署名

メールの文末には、送信した人の会社名や部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載した署名があると親切です。丁寧な印象を与え、また相手がそのメールに対して急いで連絡をとりたいと思った時などはすぐに活用することができます。

リマインドメールの例文

提出期限が迫るタイミングでのリマインド

いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△です。 かねてよりお願いしておりました、○○に関してご尽力いただきありがとうございます。 お約束の期日が△△ですが、なにかご不明な点やお困りごとなどはございませんでしょうか。 こちらでできることがありましたら、いつでもご連絡くださいませ。 お忙しいなか恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 ○○株式会社 ✕✕部 氏名 電話番号 メールアドレス

社内イベントへの参加の意思確認を再度行いたい場合のリマインド

お疲れさまです。○○部(課)の△△です。 先日ご案内した、社内イベントについて再度ご連絡いたします。 日時：○月○日(○曜日)□□時～ 会場：△△△(添付の地図もご確認のほどお願いします) 参加費：○○円 当日の連絡先：090-□□□□-□□□□(△△の携帯) もし出席できなくなった場合は、○○日までに△△までご連絡ください。 それでは、当日よろしくお願いいたします。 ✕✕部 氏名 電話番号 メールアドレス

重要なアポイント前の取引先へのリマインド

いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△です。 来週の打ち合わせが近づいて参りましたので、改めてご連絡いたしました。 日時：○月○日(○曜日)□□時～ 場所：弊社(△△階✕✕室) 内容：新事業○○についての打ち合わせ ご多忙中とは存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。 ○○株式会社 ✕✕部 氏名 電話番号 メールアドレス

リマインドメールの送り方とポイント

リマインドメールを配信するときには書き方に気を払うことが大切です。リマインドメールは好意的に考えると忘れないように通知をしてくれたと受け止められます。しかし、とらえ方によっては余計なお世話だとも思えるでしょう。リマインドメールの書き方1つで受け取った方の印象にも大きな違いが生まれます。

リマインドメールは相手にとってメリットになる情報を伝えるのが基本です。一目でわかるように端的に有用な情報だけをまとめて配信するように心がけましょう。ここでは顧客から喜ばれるリマインドメールの書き方の流れをご紹介します。レスポンス率にも顧客評価にもかかわるので、丁寧なリマインドメールの書き方を理解しておきましょう。

本文の全体構成を考える

リマインドメールを書くときには全体構成を重視するのが大切です。メールの本文に書く内容は伝えたいことだけで良いというわけではなく、顧客が心地よいと感じるように仕上げることが重要になります。リマインドメールは手短な挨拶文から始めて、最後には締めの一文を添えるのがマナーです。端的に伝えることが大切なリマインドメールでは起承転結のように長い構成よりも、挨拶・内容・締めという3段の構成にする書き方が適しています。

伝えたい内容をリストアップする

リマインドメールでは情報をわかりやすくまとめて配信するのが効果的です。伝えたい内容をリストアップして整理してから本文を書き始めましょう。日時や場所などの確実に伝えたいポイントを重視してリストを作成します。5W1Hの考えに基づいてポイントを整理するとリマインドメールに必要な情報を盛り込みやすくなります。過不足がないように整理したら的確でまとまった本文が書けるでしょう。

件名に要件をまとめる

SMSの場合には件名を入れられませんが、EメールやMMSなどの場合には件名を入れられます。リマインドメールに件名を付けられるときには、要件をまとめるようにしましょう。具体性を重視する書き方が重要で、件名を見ただけでリマインド効果があると理想的です。「2月15日のご予約確認」「【要返信】3月21日開催の懇親会参加の可否について」といった形で、リマインド目的だとわかるように件名を書くと相手に喜ばれます。

本文を書いて挨拶と締めの言葉を添える

リマインドメールの本文は定型的な挨拶と締めの文を準備し、その間に挟み込むようにして要点をまとめた本文を書いていきます。挨拶としては「いつもご利用いただきありがとうございます。」、締めの文としては「お客様のご来店をスタッフ一同お待ちしております。」というくらいで問題ありません。本文は「2月15日のご予約についてあらためて確認のご連絡をいたします。ご依頼いただいているサービス内容は以下の通りです。もし変更点がございましたら2月13日までにご連絡ください」といったように簡潔にまとめます。

SMSを活用したリマインドメールの導入事例

リマインドメールとSMSは相性が良いことがだんだんと知られるようになり、全国的に導入する企業が増えてきました。リマインドメールはEメールや郵送のDMでもできるのは確かですが、SMSを導入しているのはなぜなのかがまだ疑問に感じる方もいるでしょう。

ここではリマインドメールの配信方法としてSMSを活用して成功している事例を2つご紹介します。あくまでここで挙げるのはリマインドメールをSMSに切り替えたことで大きなメリットが生まれた典型的な事例なので、他にもたくさんの成功ケースがあります。代表事例について知って、リマインドメールを導入するときにも、既存の配信方法では課題があるときにも、SMSの活用を検討してみてください。

リマインド手段としてSMSを導入

予約確認をするリマインドの方法として顧客に直接電話をかけていたり、郵送のDMを利用したりしていた状況からSMSによるリマインドメールに変更した事例があります。電話をかけても顧客が出ない、DMを送っても開封されたかどうかがわからないというのが課題でした。SMS送信サービスを活用して開封確認も実施し、確実に伝わるリマインドメールを送るのに成功しています。

▼詳しい事例はこちら
電話、郵送での連絡からSMSへの切り替え

延滞の催促手段としてSMSを活用

クレジットカードの支払いのように後払いにかかわるサービスで催促手段にSMS配信を導入した成功例があります。SMSはリマインドメールとして即効性が高く、支払い忘れを防ぐことに直結するのがメリットです。契約情報に基づいて携帯電話番号宛にSMSでリマインドメールを自動配信するように設定して業務効率化も同時に実現しています。

▼詳しい事例はこちら
SMS配信で、後払い決済の延滞率が低下

面談来社率の改善のためSMSを活用

とある人材サービス社では、面談来社日忘れや、面接当日に連絡がつかずキャンセル・リスケジュールが発生することが課題となっていました。そもそも利用者が類似した人材サービスに登録している場合、1日に何通ものメールが届くため、情報が埋もれて見落としてしまうということが多いようです。そこで開封率が高く気付きやすいSMSを利用し、来社日のリマインドを送ることで、当日キャンセルやリスケジュールの発生を抑えることができています。

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人材派遣/紹介業界での活用ケース

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

リマインドメールをSMSによって送れるようにしたいと考えたときにおすすめなのが「KDDI Message Cast」です。法人向けSMS送信サービスとして安価で高品質のサービスを提供しています。配信日時を設定して自動でリマインドメールを送信することも、たくさんの顧客に一斉送信することもできる便利なSMS送信サービスです。リマインドメールの効果を上げつつ、コストも抑えられるのでぜひ「KDDI Message Cast」のSMSサービスを活用してみてください。

まとめ

リマインドメールは顧客に忘れられては困ることを思い出してもらうために使える有用な方法です。予約や訪問日時、参加可否などのリマインドメールを送ることで企業にとっても顧客にとってもメリットが生まれます。到達率が高くてすぐに見てもらえるSMSはリマインドメールとの相性が良く、導入による成功事例が急増しています。「KDDI Message Cast」のSMS送信サービスはリマインドメールに適していますので、リマインドメールの配信にぜひご利用ください。

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