年末年始休業などのお知らせメールの書き方・例文・テンプレートをご紹介!

書き方・テンプレート

お知らせメールを受け取った経験のある人は多いと見受けられます。お知らせメールは相手に対して、催しの開催や休業、営業時間の変更などを通知することを目的としたメールです。とはいえ、自分がお知らせメールを作成する立場になったら、書き方が分からないと困惑してしまう人も少なくないでしょう。そこで本記事では、お知らせメールの基本について分かりやすく解説した上で、お知らせメールを作成する際の注意点や、目的別にお知らせメールの例文を紹介していきます。

お知らせメールとは

お知らせメールをビジネスシーンで送る機会は少なくありません。たとえば、お知らせメールには催し物や株主総会の開催、新商品の発売などを伝えることを目的としたものがあります。ビジネス文章の一つであるため、相手の立場に立ち、ビジネスマナーに則って作成することが求められます。

お知らせメールには開催内容、日時、場所、問い合わせ先、参加料などを明記します。お知らせメールにミスや手違いがあった場合、送信相手を混乱させてしまうほか、会議や催し物の当日に混乱を招いてしまうこともあるので注意しましょう。また、お知らせメールは要件を伝えることを目的としていますので、要件が分かりやすいよう簡潔な文章が好まれます。

お知らせメール作成のポイント

お知らせメールを作成する際にいくつかのポイントをおさえることで、伝わりやすいメールに仕上げることができます。

以下、お知らせメールを作成する際のポイントを紹介します。

開催の背景や目的を書く

お知らせメールでは開催の背景や目的を明確にすることが好まれます。開催の背景、及び目的の明確化によって、読み手は開催の意図をきちんと把握でき、参加に対して前向きになります。

お知らせメールには簡潔さが求められますが、「会議で何を審議するか」「なぜ催し物を開催するか」などはきちんと書くようにしましょう。開催の背景や目的についてお知らせメールを通して相手に理解してもらうことは、当日における成功の鍵といえます。

箇条書きにする

お知らせメールには開催内容、開催場所、開催時間、問い合わせ先、参加費などを書き記すことが一般的です。これらの事項を書く際、文章ではなく、箇条書きにすることによって、相手にとって見やすく、かつ分かりやすくなります。また、箇条書きにすることで、書くべき内容が絞られるため、メール全体の文字数が少なくなり、相手の読む負担が軽減されます。

メール本文の中に箇条書きを入れることで全体のバランスがよくなります。見た目にもよいメールになるので、受け取った相手のメール本文からの離脱も防げます。

当日配布する資料がある場合は添付する

会議では資料を見ながら話しを進めていく方式が採られることも多いでしょう。お知らせメールに資料を添付しておくことで、参加者は会議で話す内容を事前に確認できるため、会議時間の短縮化のほか、審議時間についても余裕をもって取ることができます。

また、お知らせメールに資料を添付する際には、添付資料がある旨と当日までに目を通して頂きたい旨を書いておくようにしましょう。

お知らせメール作成の際の注意点

お知らせメールに不備や不手際があると相手を混乱させてしまうほか、場合によっては主催側や送り主の信用にも関わるので注意が必要です。

以下、お知らせメールを送る際の注意点を確認していきましょう。

メール冒頭の挨拶

お知らせメールを書くにあたって、冒頭文をどのようにすればよいか悩む人も多いと見受けられます。お知らせメール冒頭文は社内宛てメールと社外メールでは異なりますので注意しましょう。

社内宛てメールでは、冒頭文を「お疲れ様です」と始めることが一般的です。ただし、会社によっては冒頭文の挨拶を省くことで統一しています。一方、社外宛てのメールでは「お世話になっております」で始めることがマナーです。「大変お世話になっております」などアレンジしても構いません。

添付資料の不備

添付資料として誤った資料を添付してしまった事例は少なくないと考えられます。資料にミスがあると、相手を混乱させてしまうほか、相手に「添付資料が違った」と返信する手間をかけてしまうことになるので気をつけましょう。添付資料として社内情報のファイルを誤って送ってしまうと、情報漏えいにもつながるので気をつけて下さい。

また、「添付資料を会議当日までご確認お願いいたします」と本文に明記しておきながら、ファイルの添付を忘れてしまった事例も少なくありません。送信前に該当のファイルを添付し忘れていないか確認するようにしましょう。

送信者にアフターフォローをする

案内メールは送信したら完了ではありません。会議や催しをスムーズに開催できるよう、アフターフォローも重要になります。参加の可否についての返信確認のほか、期日を過ぎても返信がない人に対しては個人的に確認メールを送る必要があります。

参加者が当日の予定を忘れてしまわないよう、開催日の2~3日前にリマインドメールを送っておくと安心です。会議や催し物のキーパーソンに対しては当日お願いする旨をリマインドメールとして送っておくとよいでしょう。

お知らせメールの例文を目的別にご紹介

お知らせメールと一括りでいっても、メールに書き記す内容は目的によって大きく異なります。

ここでは、以下7つの目的におけるお知らせメールの例文を紹介します。

  • 訃報のお知らせメールの例文
  • 年末年始休業のお知らせメールの例文
  • 改装工事のお知らせメールの例文
  • 町内会のお知らせメールの例文
  • 料金変更のお知らせメールの例文
  • 転居のお知らせメールの例文
  • お詫びと訂正のお知らせメールの例文
  • 患者様へのお知らせメールの例文

訃報のお知らせメールの例文

件名には訃報である旨を記載します。時候の挨拶は不要です。

件名:弊社代表取締役〇〇の訃報のご連絡について

株式会社〇〇〇〇
〇〇 〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇 〇〇(氏名)です。

弊社の代表取締役である〇〇 〇〇は、令和〇年〇月〇日(〇曜日)午前/午後〇時〇分、
享年〇〇歳にて逝去いたしました。

ここに生前のご厚誼に感謝し、謹んでお知らせ申し上げます。
葬儀告別式は社葬をもって以下の通り執り行います。

葬儀告別式:〇〇月〇〇日(〇曜日)〇〇時から〇〇時  
会場:〇〇斎場(東京都〇〇区〇〇 〇丁目〇番地〇号)(添付の地図をご覧ください)
喪主:株式会社〇〇〇〇 専務取締役 〇〇 〇〇様(長男)
本件お問い合わせ先:〇〇 〇〇(氏名)(〇〇課)
電話:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○@○○○.○○
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署名
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年末年始休業のお知らせメールの例文

年末年始などの長期休暇がある場合は 、休暇期間は必ず本文に記載しましょう。

メール件名: 年末年始休業のお知らせ

お客様各位

拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。

さて、誠に勝手ながら下記のとおり、年末年始休暇とさせて頂きます。休暇期間中、お客様には大変ご迷惑をお掛けいたしますが、どうかご理解くださいますようお願い申し上げます。

来年も、本年同様お客様にご満足いただけるサービスの提供を目指し、より一層精進して参ります。メールにて誠に恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。良いお年をお迎えください。 敬具



休業期間:〇〇月〇〇日(〇曜日)~〇月〇日(〇曜日)
※〇月〇日(〇曜日)より通常通りに営業を再開いたします。
皆様のご来店を心よりお待ちしております。

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署名
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改装工事のお知らせメールの例文

改装工事のお知らせの場合は工事期間や時間、何かあった場合の連絡先を記載します。

件名:〇〇改装工事のお知らせ

〇〇会社各位

皆様には多大なるご迷惑をおかけいたしますが、施設の老朽化に伴い、〇〇におきましては以下の日程において改装工事を行わせていただきます。

工事に伴って騒音などご迷惑をおかけいたしますが、ご理解ご協力の程、お願い申し上げます。



改装工事期間:令和〇年〇〇月〇〇日(〇曜日)~令和〇年〇〇月〇〇日(〇曜日)
作業時間:〇時~〇時(平日のみ)

工事内容:〇〇の改修工事

ご質問等がございましたら、下記現場責任者までお問い合わせ下さいますよう、宜しくお願い致します。

本件お問い合わせ先:〇〇 〇〇(氏名)
電話:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○@○○○.○○

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署名
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町内会のお知らせメールの例文

場所、日時など必要な情報を簡潔に記載します。また、返信が欲しいなど先方に何かしらのアクションを求める場合は期限を記載しておくと対応がスムーズです。

件名:〇月〇日〇〇会開催のご連絡につきまして

◯◯町内会会員各位

陽春の候、益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は、町内会の活動にご協力を賜り、厚くお礼申し上げます。

さて、下記のとおり、〇〇会を開催いたします。ご多忙とは存じますが、ぜひご出席を賜りますようお願い申し上げます。



日時:令和◯年◯◯月◯◯日(◯曜日)午後◯時より
場所:◯◯町公民館 Aホール
議題:令和○年度 活動報告

なお、ご都合により欠席される方は、令和〇年〇月〇日まで委任状を持って委任をお願いいたします。

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署名
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料金変更のお知らせメールの例文

料金変更の場合は、いつから変更になるのか日時を明記しましょう。

件名:〇〇製品価格改定のお知らせ/株式会社〇〇 

株式会社◯◯〇〇 〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇(氏名)です。

本日は、当社製品〇〇の価格改定につきましてお知らせさせていただきます。

弊社におきましては、お得意様各位のご負担を少しでも軽減すべく、製品価格を据え置いてまいりました。
しかしながら、原油価格の高騰により物流コストの上昇が続き、現行の価格体系維持が困難となったしだいでございます。

つきましては、誠に不本意ながら、令和〇年◯月◯日より、新価格を適用いたしますので添付した別紙のとおり改定させていただくことになりました。
余儀ない事情をご理解いただき、今後とも変わらぬご高配を賜りますようお願い申し上げます。

本件お問い合わせ先:〇〇 〇〇(氏名)
電話:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○@○○○.○○

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署名
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転居のお知らせメールの例文

転居する場合は新住所の他に、電話やメールアドレスに変更があるのかも記載するとよいでしょう。

件名:〇〇会社〇〇事務所移転のお知らせ

〇〇株式会社
◯◯ ◯◯様

平素より大変お世話になっております

弊社〇〇事務所は令和〇年◯月◯日(〇曜)を以て、下記の住所に移転することになりましたのでお知らせ致します。



新住所:〒○○○-○○○○ 東京都〇〇区〇〇 〇丁目〇番地〇号
電話:○○○-○○○-○○○○
メール:○○○@○○○.○○

移転に伴う休業日:令和〇年〇月〇日(〇曜日)~令和〇年〇月〇日(〇曜日)
新事務所での営業開始日:令和〇年〇月〇日(〇曜日)

移転にともないご迷惑をおかけいたしますが、今後とも一層の努力を重ねていく所存でございますので、宜しくお願い申し上げます。

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署名
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お詫びと訂正のお知らせメールの例文

訂正を伝える場合は誤った内容と訂正後の内容を見比べられるようにします。

件名:【訂正】〇〇会議の日時につきまして

株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

〇〇様お世話になっております。

〇〇株式会社〇〇でございます。
先程のメールでお送りいたしました、〇〇会議の日時に誤りがございました。誠に申し訳ございません。以下に訂正させていただきます。

誤:〇月〇〇日(〇曜日)〇〇:〇〇~
正:〇月〇〇日(〇曜日)〇〇:〇〇~

〇月〇〇日(〇曜日)〇〇:〇〇に伺います。

この度はこちらの不手際によりまして混乱を招いてしまい申し訳ございません。
お手数をおかけいたしますが、再度ご確認のほどよろしくお願いいたします。

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署名
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患者様へのお知らせメールの例文

受診歴がある方へのお知らせメールですので、来院していただいている感謝の気持ちを挨拶として書きはじめるとよいでしょう。

件名:〇〇病院診察時間変更についてのお知らせ

患者様各位

当院へご来院下さり、誠にありがとうございます。

令和〇年〇月〇日より診察時間及び受付時間を変更する運びとなりました。社会において多様な働き方が普及している今日、患者様がより来院しやすいように平日の診察時間を延長することを決断致しました。患者様には診察時間の変更により、これまで以上に来院していただきやすくなりました。
診察時間及び受付時間は以下の通り変更いたしました。

変更前:〇:〇〇~〇〇:〇〇(受付は診察時間終了の30分前まで)
変更後:〇:〇〇~〇〇:〇〇(受付は診察時間終了の30分前まで)

今後とも患者様のご意見を反映させていただき、皆様に安心できるサービス提供を行うため精進して参ります。

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署名
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お知らせメールの送信にはSMSがおすすめです。SMSは到達率が高く、安全性もあることから、ビジネスシーンでの利用も増えてきています。また、SMSはスマートフォンや携帯電話の番号で送信できるため、相手のメールアドレスを知らなくても送れるため便利です。

SMSはスマートフォンや携帯電話で手軽に確認できるため、送信後すぐに確認してもらえる可能性が高いと考えられます。電子メールや書面よりも気軽に返信できることから、高い返信率を期待できるでしょう。

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KDDI Message Castは管理画面が分かりやすいため、機械に苦手意識のある人でも直感操作で利用できます。サポート体制も24時間365日と充実しています。

まとめ

お知らせメールの目的はメールを送ることではなく、メールを通して通知した会議や催し物などに参加してもらうことにあります。また、当日の運営を円滑化するためには、お知らせメールで開催概要を正しく伝達することはもちろん、参加者に当日まで資料を読んでもらうなど協力してもらうことも重要です。

お知らせメールに電子メールを活用する企業が多いですが、SMSの利用もおすすめです。到達率の高さや、受け手の着信の気づきやすさ、返信率の高さなどはSMSならではの利点といえるでしょう。

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