教育(保育園・幼稚園・小学校)業界でのSMS(ショートメッセージ)活用について

SMS活用事例

2021年12月24日

SMS(ショートメッセージ)は到達率や開封率の高さから、教育現場(特に、保育園・幼稚園・小学校)での活用が進んでいます。
この記事では、SMSの特性を加味した教育業界でのSMS活用の事例をご紹介します。

教育現場で課題となっていること

教育現場(保育園・幼稚園・小学校)では、以下のようにさまざまな課題が見受けられます。

  • 自然災害発生時や集団でのウイルス感染などの突発的且つ緊急を要する事態において、学級閉鎖や臨時休園・休校の措置を取る際、LINEや電話で保護者に連絡しているケースが多くあります。しかし、LINEはアプリをインストールされている方のみが対象で、フィーチャーフォンを使用されている方に対しては連絡をとることが出来ません。また、電話連絡では即時に繋がらない方もいらっしゃいます。特に一刻も早い連絡が求められる状況においての電話の不通・掛け直しは、教育現場と保護者の双方に大きな手間とストレスがかかります。
  • 保育園・幼稚園・小学校に通う子どもが、急な体調不良や怪我で早退や病院での受診が必要となった場合、児童の保護者と一刻も早く連絡を取らなくてはなりません。しかし、保護者がお仕事をされている場合、こうした緊急の連絡がすぐにつかないケースがあります。
  • 保育園・幼稚園・小学校の参観日や運動会など、行事の案内をする際は多くの工数が発生しています。先生は必要事項を紙に起こし、出力したプリントを園児・児童を介して各家庭に配布連絡していますが、作成に時間を要することやプリントそのものを園児・児童が紛失しまう等、保護者に連絡が行き届かないケースが散見されます。

なぜ、このような課題が生じているのか

以前は、電話やプリント配布、E-mail等が連絡手段の主流でしたが、LINEなどのSNSを筆頭に、近年は様々なコミュニケーションツールが存在しています。

そのような状況下において保育園・幼稚園・小学校の先生には、伝えたい情報の量や質、重要度・緊急性の高さなどに応じて、多様化するコミュニケーションツールから適切な手段を選択することが求められていることが要因だと考えられます。

SMSの特徴について

コミュニケーション手段の1つとして、KDDI株式会社とSupership株式会社は共同運営によりSMS送信サービス「KDDI Message Cast」を提供していますが、SMS活用の大きなメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

  • 圧倒的な到達率と開封率(携帯電話保有者ならほぼ到達)
  • 電話番号で送付可能(データ元が電話番号のため、住所等と比較して変動しにくい)

逆に、SMSのデメリットとして考えられるものは以下のとおりです。

  • 長文だと読まれにくい
  • 継続的にコミュニケーションが必要な情報伝達には不向き

上記のような特徴から、SMSは「情報量は少ないが、必ず見てほしい重要な連絡をする場合」において有効に活用できると考えられます。

教育現場でSMSが有効活用できるタイミングと期待効果

教育現場において、連絡手段にSMSを活用することで以下のような効果が期待できると考えられます。

  • 緊急性が求められる事象の対応連絡も、保護者に対して確実に通知することが出来ます。保護者の不在等で電話連絡が到達しなかった際のかけ直しや、LINE等のSNSをインストール利用されていない保護者への個別の連絡が不要となるなど、SMSを活用することで教育現場は迅速な対応と業務効率化を実現出来ます。
  • 緊急性は低いが保護者に確実性を以て連絡をする必要がある学校行事の案内等、如何なる状況においてもSMSで連絡を入れておくことが出来れば、保護者はメッセージを受信し、内容を把握出来るので安心です。

教育現場での具体的なSMS活用事例

教育現場におけるSMSの具体的な活用事例としては、他にも以下のような具体例があります。連絡手段を電話、LINE、プリント配布からSMSに切り替えることによる教育現場の業務効率化はもちろんのこと、保護者においても不在時の折り返し電話が不要となる等、双方にとってメリットが大きいツールです。

  • 緊急事態時の対応措置を連絡
    自然災害発生時や集団でのウイルス感染などで、急な学級閉鎖や休園・休校措置を取る際、電話では中々繋がらない、LINEはアプリをインストールされていない保護者に対し、個別の対応をしなくてはならない等、工数増大の課題がありました。このような即時性が求められる緊急事態時、SMSを活用することで重要連絡もスムーズ且つ確実に保護者に届けることが可能となります。
  • 行事をオンラインで行う際の参加用URLを連絡
    昨今、急速に増加したオンラインで実施するイベントは、教育現場においても例外ではありません。これまでオフラインで行っていた入園・入学時の保護者説明会や、保護者参観などの行事をオンラインで行うケースもあります。オンラインで行う行事は、運営側も参加者側もまだ不慣れなことが多いため、参加に必要なURLやログイン情報は確実に届ける必要があります。大事な情報もSMSを用いて連絡することで、保護者の確認漏れを防ぐことができ、運営の工数削減に繋がりました。
  • 保護者面談の日程調整
    保護者面談の日時設定をしたい時、保護者も特に多忙な平日はやり取りが難しいケースが多くあります。要件が伝達出来ないことで面談の設定が進まず調整に苦労することがありましたが、SMSを活用することで伝えたい情報を文字に残せ、折り返し電話が増えて調整がスムーズに完結出来るようになりました。
  • 必要書類の提出を催促
    園児・児童に関する必要書類の提出期限が守られなかった際、全員分の書類を収集するための連絡に時間を要していました。提出遅延している保護者への初回連絡をSMSに切り替えたところ、失念されていた保護者がすぐに提出してくれ、工数削減につながりました。

教育現場でのSMS(ショートメッセージ)活用についてのまとめ

SMSはコミュニケーション手段の一つであり、何にでも活用できる訳ではありません。
しかし、その特徴を把握した上で活用することで先生方の業務効率化の面において様々な効果を得ることが可能です。教育現場と保護者間のコミュニケーションを迅速且つ、円滑に実行出来るよう、SMSだけでなくそれぞれの連絡手段の特徴を理解し、効果的に活用していきましょう。

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