公開日:2022年7月12日

予約確認メールは様々な場面で送信することが多いメールです。中には、予約確認メールの書き方で悩んでいる人もいるでしょう。

本記事では、そんな悩みを抱える人へ向けて、予約確認メールの書き方のポイントを解説します。メールを読んだ人が内容を確認しやすくなるので、ぜひ最後までご覧ください。

予約確認メールとは

予約確認メールとは、飛行機やバス、ホテルなど様々な予約を取った際に予約内容の確認のために送られるメールです。

予約は自分で行うものですが、時間がたつと忘れてしまうことも多く、予約当日になってお客様が来ないというトラブルも少なくありません。そうなってしまうと、ビジネスの世界ではお互いにとって損失です。

予約確認メールは、予約に関わるミスを減らすためのものであり、予約完了とともに自動返信されることが多いです。

予約確認メールの例文

ここからは、予約確認メールの例文を、オフラインとオンラインそれぞれのサービスに分けて紹介します。

予約確認メールは定型文で良いとはいえ、文章はしっかりしたものにしなければなりません。

オフラインサービスの場合

オフラインサービスは主に美容院や飲食店など、実店舗を利用するサービスが想定されます。旅行時のホテルや航空機の座席も対象です。重要な情報として、予約時刻や場所とアクセスは記載しましょう。

タイトル:予約確認メール【◯◯(店名)】
本文:
◯◯様

この度はご予約いただき、ありがとうございます。

ご来店予定日の◯日前になりましたため、ご連絡を差し上げています。
ご予約内容は下記のとおりです。

日時:◯月◯日 ◯時◯分
内容:◯◯
料金:◯◯円(税込)
※当日、追加メニューをご利用された場合は金額が変更となります
※お支払い方法は、現金、クレジットカード決済、キャッシュレス決済(◯◯)からお選びいただけます。
予約氏名:◯◯

当日は、下記の店舗まで直接、ご来店ください。
住所:◯◯地図:(画像・URLを記載)
アクセス:◯◯駅◯番出口より徒歩◯分
連絡先:○○○-○○○-○○○○(担当◯◯)

【当日の注意事項について】
・◯◯をご持参ください

【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の◯日前(◯月◯日)までにご連絡ください。
無断キャンセルの場合は料金の◯%のキャンセル料を頂戴します。

予約に関するご連絡先:◯◯(受付時間:◯時~◯時)
◯◯(店名)
担当者:◯◯
連絡先:◯◯
営業時間:◯◯(定休日:◯)

重要な情報をのせつつ、予約内容変更による料金の変化など必要な情報はのせるように心がけるとよいでしょう。飲食店や美容院の場合だとコースによって料金が変わるので、確認の意味も込めて記載が必要です。

オンラインサービスの場合

オンラインサービスでは、イベント・セミナーの開催が想定されます。オンラインサービスの予約確認メールを送る場合、URLの添付は必須です。お客様がイベントに確実に参加できるようにしましょう。

タイトル:ご予約確認メール【◯◯(イベント名)】
本文:
◯◯様

この度はご予約いただき、ありがとうございます。

〇〇(イベント名)開催日の◯日前になりましたため、ご連絡を差し上げています。
◯◯様のご予約内容は下記のとおりです。

セミナー開催日時:◯月◯日 ◯時◯分
セミナー名:◯◯
料金:◯◯円(税込)
※お支払いは、クレジットカード決済、キャッシュレス決済(◯◯)からお選びいただけます。
予約氏名:◯◯
予約番号:◯◯

【当日の注意事項】
・セミナー開催URL:◯◯
・ご準備いただきたいもの:インターネット環境

【キャンセルの場合】
キャンセルはご予約日の◯日前(◯月◯日)までにご連絡ください。
無断キャンセルの場合は料金の◯%のキャンセル料を頂戴します。
予約に関するご連絡先:◯◯(受付時間:◯時~◯時)

◯◯(会社名)
担当:◯◯
住所:◯◯
連絡先:◯◯
営業時間:◯◯

予約確認メールを書く際のポイント

ここからは予約確認メールを送信するにあたって、押さえるべき5つのポイントを解説します。

  1. 自動送信の設定は早めにする
  2. 件名はわかりやすくする
  3. 本文は簡潔にする
  4. 基本情報は明記する
  5. キャンセルの案内も明記する

1. 自動送信の設定は早めにする

予約確認メールを自動送信するタイミングは、予約日の2~3日前など早めに設定しておきましょう。

お客様の中には予約していることを忘れて、当日に別の予定を入れてしまっている人もいる可能性があります。予約日の当日や前日に確認メールを送ると、予約キャンセルで互いに不都合が発生するかもしれませんし、予定の調整も難しいです。

予約確認メールが早めに送られれば、お客様はキャンセル料を支払うリスクが減ります。また、店側としてもお客様が来てくれる確率が上がるので、お互いのメリットになります。

2. 件名はわかりやすくする

予約確認メールの件名は「○○について」など、簡潔に予約内容の確認であることがわかるものにしましょう。

件名がわかりにくいと、お客様が予約確認メールだと気づかず、予約した日時に来ない可能性があります。そうなるとキャンセル料が発生してしまいますし、店側としても対応のための準備が無駄になってしまいます。

件名をわかりやすくすれば、予約確認メールだとお客様が認識してくれるので、メールを開いてくれる可能性が高いです。そうすれば、予約していることを忘れるなどのアクシデントを減らせます。

3. 本文は簡潔にする

予約確認メールでは、予約内容だけでなく支払い方法や料金など様々な情報をのせたくなるかもしれません。しかし、本文はできるだけ短くしましょう。

予約確認メールの本文が長すぎると、お客様はきちんと読めずに重要な情報を見落としてしまう可能性があります。

たとえば冒頭の挨拶は短くして、重要な情報を箇条書きにすれば、全体の文字数を減らすのに効果的です。このように、本文はできるだけ簡潔にできるように工夫しましょう。

4. 基本情報は明記する

予約日時や場所など、予約確認メールに記載すべき基本情報は明記しましょう。具体的な方法として【日時】のように、括弧書きなどで強調すると情報が伝わりやすくなります。

また、他のポイントとして基本情報は冒頭のあいさつのすぐ後に明記しましょう。文章は後の方ほど読まれにくくなるため、重要な情報をできるだけ文章の前に持ってくる意識を持ちましょう。

5. キャンセルの案内も明記する

予約確認メールを送った際、お客様が予約をキャンセルする可能性があります。キャンセルの場合、サービスによってはキャンセル料が発生することもあるでしょう。

キャンセル料が発生するのであれば、キャンセルの案内を明記したうえで料金についても明記してください。

キャンセル料を明記しておかないと、後でお客様からのクレームにつながってしまう可能性があります。サービスの評判が落ちる原因になるので、キャンセル料はしっかりと明記しておきましょう。

メールでの予約確認のデメリット

メールで予約確認を行うと、メール自体が見落とされてしまう可能性があります。メールは人によっては1日に何通も届くため、重要なものだけに目を通し、それ以外は見ないケースも多いです。

メールが無視されてしまうと予約確認メールを送った意味がなく、そのお客様が予約を忘れてしまっていると強制キャンセルにつながってしまいます。

予約確認メールは自動送信できる便利な方法ですが、開封率が低いのがデメリットです。

予約確認はSMSの方がおすすめ!

SMSは「ショートメッセージサービス」のことで、短い文章を送れるサービスです。SMSでもメールと同じく、多くのお客様へ同時に予約確認できます。

SMSは短文なので情報を確認しやすく、1日に何通も送られないため、開封率が高い傾向にあります。予約確認には適した方法と言えます。

予約確認をお客様に、確実にしてほしいのであればSMSで行うのがおすすめです。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

KDDI Message Castは、電話番号を利用してSMSを自動配信できるサービスです。法人向けにも提供されており、自社システムとAPI連携できるので、自社サービスの質をより高められます。

メッセージの送り方もSMSだけでなく、お客様と双方向のコミュニケーションをとれる「+メッセージ」も利用可能です。初期費用、月額費用、最低保証金額がないので、コスト面の負担も安心です。

配信量が増えれば増えるほど、単価が下がる仕組みとなっているので、事業拡大にも対応できます。興味のある方は、ぜひ利用を検討してみてください。

まとめ

ここまで予約確認メールについてどんなものか、配信時のポイント、デメリットについて解説しました。

予約確認メールはお客様に予約内容を確認してもらうために、自動送信する便利な方法ですが、開封率が低いのがデメリットです。

開封率を改善する手段として「KDDI Message Cast」を利用し、SMSで予約確認をすると効果があります。ぜひ利用を検討してみてください。

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