予約確認メールの例文｜必須項目とコスト削減などのコツなどポイントを解説

予約確認メールは様々な場面で送信することが多いメールです。中には、予約確認メールの書き方で悩んでいる人もいるでしょう。

本記事では、そんな悩みを抱える人へ向けて、予約確認メールの書き方のポイントを解説します。メールを読んだ人が内容を確認しやすくなるので、ぜひ最後までご覧ください。

予約確認メールとは

予約確認メールとは予約を受け付けたときにユーザーに対して配信するメールです。予約の申し込み内容についてユーザーに通知したり、直前に予約のリマインドをしたりすることでトラブルへの対策になります。

予約時間の入力ミスや申込内容の誤解によるトラブルはオンライン予約ではしばしばあります。事前に予約確認メールを送って内容を再確認してもらうと、齟齬があったときには予約変更やキャンセルの連絡をもらうことが可能です。

ユーザーに予約内容についての詳細なメールを送ると好印象を持ってもらえる可能性もあり、顧客とのつながりを強める上でも重要なツールになるのが予約確認メールです。

予約確認メールは従業員向けにも利用されています。ユーザーにリマインドの予約確認メールを送信したときに、同時に従業員にもメールで予約内容を送付するという使い方が一般的です。従業員に予約内容を確認させて、より良いサービスを提供する準備を整えるように促すことができます。

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予約確認メールに必要な情報とは

予約確認メールには記載した方が良い基本的な情報があります。ここでは項目別に記載内容のポイントを紹介します。

予約日時・内容（予約番号）

予約日時とサービスやプランなどの内容を記載することは欠かせません。わかりやすく「○月○日○時」、「○○プラン」といった形で明示しましょう。受付や問い合わせのときに便利な予約番号も明記しておくことが大切です。

場所

予約した店舗の場所を記載して、ユーザーが来店しやすいように配慮します。住所だけでなく、店舗周辺のマップへのリンクを載せたり、概略図を添付したりすると喜ばれます。わかりにくい場所の場合には目印になるものも書いておくと良いでしょう。

連絡先・問い合わせ先

連絡先や問い合わせ先の情報は予約確認メールの重要項目です。店舗が見つからない、プランの内容に疑問が出てきたといったときに気軽に問い合わせられると便利なためです。電話番号やメールアドレスを記載しておきましょう。

注意事項

予約や来店に関する注意項もはっきりと記載します。当日の持ち物、来店時の手続き、時間に遅れるときの対応などについて具体的にリストアップしましょう。事前連絡が必要な場合には期日を示してリマインドすることが大切です。

キャンセルの際の案内

都合によりキャンセルしたいと思うユーザーや、予約したことを忘れていて、別の予定を入れてしまうユーザーもいます。都合が悪くなったときにもキャンセルの対応をしてもらえるように具体的な方法を記載しておきましょう。キャンセル窓口の連絡先やキャンセル料金、予約変更の可否、再予約の方法などについて伝えます。

その他

予約確認メールにはユーザーが来店するにあたって安心できるように案内をすることが大切です。感染症対策の実施状況など、必要な情報があれば記載します。オンラインサービスの場合には通話システムへの接続方法なども載せておきましょう。

予約確認メールの例文・テンプレート

ここからは、予約確認メールの例文を、オフラインとオンラインそれぞれのサービスに分けて紹介します。

予約確認メールは定型文で良いとはいえ、文章はしっかりしたものにしなければなりません。

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飲食店の予約確認メール

飲食店の予約確認メールでは、来店日時や予約のプラン内容などを明記します。予約確認メールを受け取った時点でキャンセルを検討する場合もあるので、キャンセル手続きについても詳しく記載しましょう。

タイトル：ご予約確認メール【◯◯（店舗名）】 本文： ○○様 この度はご予約いただき、誠にありがとうございます。ご来店の日時が近づいて参りましたのでご予約の確認の連絡をさせていただきました。 お客様のご予約内容は以下の通りです。 予約番号：◯◯日時：◯月◯日（曜日）　◯時◯分 ご予約氏名：◯◯様 ご予約プラン：◯◯コース料金：◯◯円（税込） ※お支払いは現金またはクレジットカード決済で承ります。 ご予約店舗：○○ 　　　住所：○○ 　　　地図：URLリンク 【キャンセル料について】 当日キャンセル：コース料金の100% 前日キャンセル：コース料金の50% 2日前までのキャンセル：コース料金の0% 予約・キャンセルに関するご連絡先：xxx-xxx-xxxx（受付時間：◯時～◯時） ご不明な点等がございましたらご連絡ください。スタッフ一同、お客様のご来店をお待ちしております。 ○○（署名）

<h3>美容室の予約確認メール

美容室の予約確認ではプランの内容や当日の注意事項などを明記してリマインドをすることが大切です。

タイトル：ご予約ありがとうございます【◯◯（店舗名）】 本文： ○○様 この度はご予約をいただきましてありがとうございます。ご予約内容について確認のメールを差し上げます。 ご予約日時：◯月◯日（曜日）　◯時◯分ご 氏名：◯◯様 ご予約内容：○○ コース料金：◯◯円（税込） ご予約店舗：○○ 　　　住所：○○ 　　　地図：URLリンク 【注意事項】 当日は混雑状況により多少お待ちいただく場合がございますのでご了承ください。 また、当店では現金のみのお支払いとなっております。ご迷惑をおかけしますが、宜しくお願い致します。 【キャンセルポリシー】 当日キャンセルにつきましてはご予約料金の100%を頂戴しております。ご予約のキャンセルにつきましては下記の連絡先にお願いいたします。 お電話：xxx-xxx-xxxx（受付時間：◯時～◯時） メール：xxx@xxx.co.jp（24時間受付） ご不明な点等がございましたら担当の○○までお電話またはメールにてご連絡ください。お客様のご来店をお待ちしております。 ○○（署名）

オンラインサービスの場合

オンラインサービスでは、イベント・セミナーの開催が想定されます。オンラインサービスの予約確認メールを送る場合、URLの添付は必須です。お客様がイベントに確実に参加できるようにしましょう。

タイトル：ご予約確認メール【◯◯（イベント名）】 本文： ◯◯様 この度はご予約いただき、ありがとうございます。 〇〇(イベント名)開催日の◯日前になりましたため、ご連絡を差し上げています。 ◯◯様のご予約内容は下記のとおりです。 セミナー開催日時：◯月◯日　◯時◯分 セミナー名：◯◯ 料金：◯◯円（税込） ※お支払いは、クレジットカード決済、キャッシュレス決済（◯◯）からお選びいただけます。 予約氏名：◯◯ 予約番号：◯◯ 【当日の注意事項】 ・セミナー開催URL：◯◯ ・ご準備いただきたいもの：インターネット環境 【キャンセルされるの場合】 キャンセルはご予約日の◯日前（◯月◯日）までにご連絡ください。 無断キャンセルの場合は料金の◯％のキャンセル料を頂戴します。 予約に関するご連絡先：◯◯（受付時間：◯時～◯時） ◯◯（会社名） 担当：◯◯ 住所：◯◯ 連絡先：◯◯ 営業時間：◯◯

予約確認メールを書く際のポイント

ここからは予約確認メールを送信するにあたって、押さえるべき5つのポイントを解説します。

1. 自動送信の設定は早めにする
2. 件名はわかりやすくする
3. 本文は簡潔にする
4. 基本情報は明記する
5. キャンセルの案内も明記する

1. 自動送信の設定は早めにする

予約確認メールを自動送信するタイミングは、予約日の2～3日前など早めに設定しておきましょう。

お客様の中には予約していることを忘れて、当日に別の予定を入れてしまっている人もいる可能性があります。予約日の当日や前日に確認メールを送ると、予約キャンセルで互いに不都合が発生するかもしれませんし、予定の調整も難しいです。

予約確認メールが早めに送られれば、お客様はキャンセル料を支払うリスクが減ります。また、店側としてもお客様が来てくれる確率が上がるので、お互いのメリットになります。

2. 件名はわかりやすくする

予約確認メールの件名は「○○について」など、簡潔に予約内容の確認であることがわかるものにしましょう。

件名がわかりにくいと、お客様が予約確認メールだと気づかず、予約した日時に来ない可能性があります。そうなるとキャンセル料が発生してしまい、店側としても対応のための準備が無駄になってしまいます。

件名をわかりやすくすれば、予約確認メールだとお客様が認識してくれるので、メールを開いてくれる可能性が高くなります。そうすれば、予約していることを忘れるなどのアクシデントを減らせます。

3. 本文は簡潔にする

予約確認メールでは、予約内容だけでなく支払い方法や料金など様々な情報を載せたくなるかもしれませんが、本文はできるだけ短くしましょう。

予約確認メールの本文が長すぎると、お客様はきちんと読めずに重要な情報を見落としてしまう可能性があります。

たとえば冒頭の挨拶は短くして、重要な情報を箇条書きにすれば、全体の文字数を減らすことができます。本文はできるだけ簡潔にできるように工夫しましょう。

4. 基本情報は明記する

予約日時や場所など、予約確認メールに記載すべき基本情報は明記しましょう。具体的な方法として【日時】のように、括弧書きなどで強調すると情報が伝わりやすくなります。

また、他のポイントとして基本情報は冒頭のあいさつのすぐ後に明記しましょう。文章は後の方ほど読まれにくくなるため、重要な情報をできるだけ文章の前に持ってくる意識を持ちましょう。

5. キャンセルの案内も明記する

予約確認メールを送った際、お客様が予約をキャンセルする可能性があります。キャンセルの場合、サービスによってはキャンセル料が発生することもあるでしょう。

キャンセル料が発生するのであれば、キャンセルの案内を明記したうえで料金についても明記してください。

キャンセル料を明記しておかないと、後でお客様からのクレームにつながってしまう可能性があります。サービスの評判が落ちる原因になるので、キャンセル料はしっかりと明記しておきましょう。

メールでの予約確認のデメリット

メールで予約確認を行うと、メール自体が見落とされてしまう可能性があります。メールは人によっては1日に何通も届くため、重要なものだけに目を通し、それ以外は見ないケースも多いです。

メールが無視されてしまうと予約確認メールを送った意味がなく、そのお客様が予約を忘れてしまっていると強制キャンセルにつながってしまいます。

予約確認メールは自動送信できる便利な方法ですが、開封率が低いのがデメリットです。

予約確認はSMSの方がおすすめ！

SMSは「ショートメッセージサービス」のことで、短い文章を送れるサービスです。SMSでもメールと同じく、多くのお客様へ同時に予約確認できます。

SMSは短文なので情報を確認しやすく、メールと比較して届く件数も少ないため、開封率が高い傾向にあります。予約確認には適した方法と言えます。

予約確認をお客様に、確実にしてほしいのであればSMSで行うのがおすすめです。

詳しく知りたい方はこちら
関連リンク：予約確認でのSMS活用
https://sms.supership.jp/blog/sms_case_study/yoyakukakunin_sms/

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

KDDI Message Castは、電話番号を利用してSMSを自動配信できるサービスです。法人向けにも提供されており、自社システムとAPI連携できるので、自社サービスの質をより高められます。

メッセージの送り方もSMSだけでなく、お客様と双方向のコミュニケーションをとれる「+メッセージ」も利用可能です。初期費用、月額費用、最低保証金額がないので、コスト面の負担も安心です。

配信量が増えれば増えるほど、単価が下がる仕組みとなっているので、事業拡大にも対応できます。興味のある方は、ぜひ利用を検討してみてください。

まとめ

ここまで予約確認メールについてどんなものか、配信時のポイント、デメリットについて解説しました。

予約確認メールはお客様に予約内容を確認してもらうために、自動送信する便利な方法ですが、開封率が低いのがデメリットです。

開封率を改善する手段として「KDDI Message Cast」を利用し、SMSで予約確認をすると効果があります。ぜひ利用を検討してみてください。

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